仕事は順調？プロジェクト成功基準で確かめよう

プロジェクトの成功を徒競走にたとえるなら、最下位でゴールしたくはありません。プロジェクトをうまくゴールさせるには、プロジェクト成功基準を決め、これからの試練に備える必要があります。私と同じタイプなら、終わったばかりのプロジェクトが成功だったかどうかを、すぐに知りたくなるはずです。

プロジェクトのゴールラインを越える達成感を味わいたいものです。けれども、表彰台に立って優勝トロフィーを掲げるには、まず計画を立て、プロジェクト成功基準を決めておく必要があります。

残念ながら、プロジェクトの成功にも（レースに向けたトレーニングにも）、簡単な近道はありません。成功の定義はさまざまです。成功基準によって、トロフィーを手に表彰台に立つか、参加賞を受け取って帰るかが決まります。このブログ記事では、押さえておきたいプロジェクト成功基準と、それをプロジェクトの改善と勝利につなげる方法を紹介します。

プロジェクト成功基準を定める

プロジェクト管理では、プロジェクトの目標を決めるときにSMART目標のフレームワークを使うことがよくあります。SMARTとは、具体的（Specific）、測定可能（Measurable）、達成可能（Achievable）、関連性がある（Relevant）、期限がある（Time-bound）の頭文字です。こうした目標を、プロジェクトに加えていきます。SMARTでプロジェクト成功基準を定める例は、次のようになります。

たとえば、サイトへのウェブトラフィックを増やしたいとします。SMART目標は次のようになります。

「今後3か月で、米国からのウェブトラフィックを25%増やしたい」。このプロジェクト成功基準は、具体的（対象の地域がある）、測定可能（数値と期間が決まっている）、達成可能（25%増は意欲的だが可能）、関連性がある（事業の成長に役立つ）、期限がある（3か月というスケジュールがある）といえます。

もう一つ、人に重点を置いたプロジェクトのSMARTの例です。

「チームは顧客向けトレーニングプログラムを完了し、6か月以内に顧客満足度スコアを5ポイント向上させる」。このプロジェクト成功基準では、カスタマーサービスの指標を高めるために、チームの育成に力を入れます。この目標も、具体的、測定可能、達成可能（努力すれば！）、関連性がある（優れたカスタマーサービスは顧客の満足につながる）、期限があるを満たしています。プロジェクト成功基準は固定する必要はありません。プロジェクトの進行に合わせて、いつでも調整できます。ただし、土台となる基本だけは最初に決めておくことが大切です。プロジェクトの目標を定めないままでは、進捗を追跡したり、成功したかどうかを評価したりするのが難しくなります。

進捗を追跡し、必要に応じて見直す

プロジェクト成功基準を定めたら、進行中も進捗を追跡します。レースにたとえるなら、トレーニング開始から数週間たった今の調子を、初日と比べるときです。以前の状態と今を比べると、これからの目標を達成しやすくなります。

遅れが出ているなら、プロジェクト計画と成功基準はいつでも必要に応じて見直せます。必要なら、クリティカルパス法を取り入れて目標を達成しましょう。また、途中のプロジェクトのマイルストーンを祝うことも忘れないでください。小さな成功を祝えば、全員のやる気と最終目標への集中を保てます。ここでもレースにたとえるなら、レースに向けたトレーニングで自己ベストを更新する瞬間は格別です。小さなことを祝い、大きなことに備えましょう。

達成できる基準にする

プロジェクト成功基準をつくるときは、達成できるものにしてください。当たり前に思えるかもしれませんが、非現実的な目標を立てて自分から失敗に近づく人は意外に多いものです。たとえば私は以前、クライアントのウェブサイトの執筆、開発、納品を1か月でやり遂げると決めました。結果的にやり遂げましたが、ストレスが大きく、費用もかさみ、二度とやりたくありません。

プロジェクト成功基準は、達成可能で、現実的で、プロジェクトの目的に関連している必要があります。クライアントは3か月かかっても全く問題なかったのですから、1か月でウェブサイトをつくる目標を立てても意味はありませんでした。目標が非現実的だっただけでなく、チームのメンバーの間に落胆と不満も生まれました。

ステークホルダーの賛同を得る

プロジェクト成功基準を作成したら、プロジェクトのステークホルダーの賛同を得る必要があります。ステークホルダーとは、プロジェクトとその成否に利害を持つすべての人です。賛同が大切なのは、全員が同じ認識を持ち、同じ目標に向かって進めるからです。

ステークホルダーの賛同を得る3つの方法

1つ目は、最初からプロジェクトに関わってもらうことです。プロジェクトの計画に参加してもらい、定期的な連絡手段を設けて、途中でも意見をもらえるようにします。

2つ目は、プロジェクト成功基準を早い段階で共有し、フィードバックをもらうことです。そうすれば、ステークホルダーがプロジェクトに当事者意識を持てます。また、基準が現実的で、ステークホルダーのニーズに合っているかも確認できます。

3つ目は、プロジェクトの進捗とマイルストーンを随時伝えることです。常に最新の状況を伝えれば、プロジェクトの状況を把握してもらえ、必要なときに意見ももらえます。最新のマイルストーンとタスクを共有するには、Hiveのようなプロジェクト管理プラットフォームの導入をおすすめします。Hiveならではのプラットフォームで、プロジェクトの進捗を共有し、リアルタイムでフィードバックをもらえます。

プロジェクト成功基準の重要性

プロジェクト成功基準づくりというレースに一緒に挑むなら、トレーニングを始めましょう。ここまで見てきたとおり、プロジェクト成功基準は、プロジェクトを前に進めてゴールに向かわせるために欠かせません。基準をつくれば、現実的なプロジェクト目標を設定し、進捗を追跡し、プロジェクトレビューのプロセスを通じてステークホルダーの賛同を得られます。しっかりしたプロジェクト成功基準をつくれば、プロジェクトが成功する可能性が高まり、優勝トロフィーを掲げられるでしょう。

Hiveで目標を追跡し、プロジェクトの成功を確実にする

Hive Goalsは、Hiveのプロジェクト管理プラットフォームに含まれるツールです。目標を設定し、進捗を見える化し、全員の認識を一つのダッシュボードにそろえられます。プロジェクトの成功基準を定めたら、目標をどう測定するかを決めるだけです。次の項目に基づいて進捗を追跡できます。

• 完了したアクション

• サブ目標のステータス

• 数値

プロジェクトの進捗を追跡する方法は、成功基準に合うものを選んでください。たとえば、ウェブサイトで毎月公開する記事数を10%増やす目標なら、「完了したアクション」、つまり毎月実際に公開できた記事数に注目するとよいでしょう。一方、年の第2四半期末までに売上を15%増やす目標なら、ダッシュボードの数値に注目するとよいでしょう。 Hive Goalsでは、部門別、チーム別、さらには個人別に現実的な目標を設定できます。目標とサブ目標を関連づければ、社員全員が日々の努力が会社全体の目標にどうつながるかを確認できます。これは、どんな人にとっても大きなやる気の源になります。プロジェクトの成功度を俯瞰するために、複数のツールにまたがる目標追跡を自動化できます。事業で使うすべてのアプリのリアルタイムの情報で、常に最新の状態を確認できます。 Hive Goalsでできること

• チームに向けて、1つでも10でも20でも、必要な数の目標を作成し、全員が自分の貢献先を理解できます。

• 目標の追跡とレポートを一元化し、自動化できます。

• ほかのシステムのデータをHiveに取り込み、業務とレポートを効率化できます。

• 目標を共有し、関係するチームメンバーに割り当て、活動を追跡し、期限を設定できます。

• 個別の目標や複数の目標に対して、チームと組織がどのペースで進んでいるかを把握できます。

• 色分けの表示で、「順調」な項目がひと目でわかります。

• 進捗、成果、達成事項をレビューするときは、関連する情報を簡単にエクスポートできます。

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