定例会議を見直して生産性を最大限に高める方法

米国で毎日開かれる2,500万回の会議の多くは、定例会議です。多くの人にとって、定例会議は長年の結婚生活に似ています。最初は新鮮でも、今ではときめきが消えてしまっています。どんな関係でも愛情を保つには努力が必要で、定例会議も同じです。熱意をすっかり失ったとしても、まだ離婚弁護士に連絡する必要はありません。少し工夫すれば、すぐに活気を取り戻せます。

定例会議に当たるもの

毎週同じ時間に同じグループで集まる、オンラインや対面の定例会議は、誰もが経験しているでしょう。参加者が毎回完全に同じである必要はありません。同じ人やグループが主催し、希望する人が参加する形式もあります。

• チーム会議：通常は、自分のチームを構成する直属の同僚と行う、非常に一般的な会議です。ただし、プロジェクトで他部門やグループと働く場合は、チームをまたぐ会議もあります。

• スキップレベル会議：チームや個人が、直属の上司より上位の管理者と行う会議です。名前のとおり、階層を1つ飛ばして上位の人と会います。

• デイリースクラム、またはスタンドアップ会議：Scrumは、目標と期限を定める一定期間の「スプリント」を含むプロジェクト管理の枠組みです。この短い会議で、直近に取り組む仕事に備え、全員が計画どおり進めるようにします。

• 1対1の面談（1:1）：人事との状況確認、上司との面談、人事評価、同僚との会話など、2人だけで行う会議です。

• 全体会議：全員集合です。会社や部門の全員が参加し、四半期の振り返りや、外部講師の講演などを行う定例会議です。

• プロジェクト会議：新しいプロジェクトを話し合う開始会議や、進み具合を全員に共有する状況報告会議など、いくつかの種類があります。

定例会議を開く理由

定例会議には多くの利点があります。構造を必要とする従業員に、一貫性と明確さを提供し、チームや部門全体の意思疎通を改善します。新しい人の受け入れや、人間関係の維持にも役立ちます。定例会議や短い朝会がなければ、プロジェクトやタスクの状況を見失うかもしれません。

ただし、有用性の低い会議もあります。長く参加している会議の魅力が薄れると、知っている情報を聞くだけで時間を無駄にしていると感じる場合があります。会議への熱意を保つには、継続して行うべきことがいくつかあります。

定例会議を見直す

マンネリ化したり、気が重くなったりしたら、この定期的なつながりを見直し、新鮮にする方法があります。

開催理由を振り返る

定例会議は、説明責任を生み、仕事を完了する責任を明確にします。しかし、専門家によると、20人以上が参加し、1時間以上続く会議は、全員に不満を残します。毎回同じ目標を繰り返す、同じ日が続くような会議なら、そもそもの開催理由を見直す必要があるかもしれません。前進を重視するための場なら、繰り返しの多さと変更方法について話し合いましょう。

終了日を設ける

朝会や1対1の面談は永遠に続けられそうですが、具体的な目標もなく無期限に集まるのでは、目的を損ないます。定例会議に「終了日」を設けると、後回しにしそうな目標を達成するよう、自分を促せます。また、まだ作業がある場合は新しい日時や場所を選び、プロジェクトの次の段階に向けて心の準備ができます。

議題を作る

どんなに短い会議でも、扱う関連情報を示す議題を用意しましょう。定例会議は慣れたものに感じられますが、議題がないとまとまりを失います。すでに議題があっても機能していない場合は、誰かに議事録を取ってもらいましょう。次回見直せば、話し合いの抜けを確認できます。

参加者を柔軟に変える

定例会議の関連性は、その日の内容によって人ごとに異なります。大きな担当部分を終え、同僚に引き継いだとしましょう。その同僚が開発チームと、自分にはわからないプログラミング用語で話す会議に、必ず出なければならないというルールはありません。参加者を柔軟にすれば、義務感が薄れ、より実用的な場になります。

短く終える

研究によると、会議の25%は「関係のない話題」に費やされています。余計な部分を減らし、無駄のない会議にしませんか。5分だけでも、目的を果たせれば、それが大切です。スタンドアップは短い会議の好例で、15分で終わることがよくあります。重要な内容だけを扱えば、チームは少ない時間で多くを達成したと感じ、生産性を実感できます。

文字で会議を行う

負担を避ける別の方法は、文字で会議を行うことです。日時を決め、Slackで更新情報、障害、困り事について話します。文字で話しているからといって、全員が漫然とほかの作業をしているわけではありません。チームを少し信頼すれば、利用できる技術で、従来の会議の枠を越えられます。

非同期にする

定例会議は、Zoomでカメラをオンにし、退屈そうな顔を見せながら行うものだと、誰が決めたのでしょうか。会議をなくす最も簡単な方法は、議題について非同期でやり取りする場所を作り、チームの日程に最も合う形で話すことです。全員が忙しすぎて、落ち着いて会議を楽しめないなら、1週間だけ方法を変えることも恐れず、参加者の負担を軽くしましょう。