注目の非同期コミュニケーションを上手に実践する方法

非同期コミュニケーションが注目されています。パンデミックでリモート・ハイブリッド勤務の普及が加速したことや、リアルタイムの連絡の限界が理由でしょう。会議が延々と続いて、本来の仕事ができない経験はありませんか？非同期とは、同時には起きないという考え方です。メンバーが同時にオンラインで会話に参加しなくても、チームが連絡を取り合えます。プロジェクトについてメッセージアプリで話すのは非同期の連絡です。共有文書へのコメントも同じです。一方、対面やオンラインで同時にアイデアを出し合うのは、同期的な連絡です。

非同期コミュニケーションのメリット

「私たちのチームにとって最大のメリットは、集中しているときに邪魔されず、後ですべてのメッセージを簡単に探せることです。作業中の中断ほど困るものはありません。非同期なら、自分の予定に合うときに読んで返答できます」と、CyberPilotのデジタルマーケティングマネージャーAnders Bryde Thornildはいいます。サイバーセキュリティ企業のチームで実践しています。

競争の激しい市場で採用する場合も、選択肢が広がります。「複数のリモートチームがプロジェクトに取り組むため、非同期を好んでいます」と、ネットワークセキュリティエンジニアで、Networks Hardwareの創業者Andreas Grantはいいます。

「非同期に頼ることで、世界を活動の場にできます。さまざまな国から、優れたスキルと仕事への姿勢を持つ人を選べます」

その原則を取り入れ、チームで最大限に生かすヒントを紹介します。

非同期コミュニケーションのヒント

手順とツールを選ぶ

Thornildによると、最も重要なのは、メンバー全員に導入へ賛同してもらうことです。手順とツールを選びましょう。Hiveには、それを支えるメッセージ機能とタスク管理の連携があります。そして、全員に周知します。

「どこで、どう連絡するかをチーム全体が知る必要があります。情報が10もの経路に散らばらないようにします」とThornildはいいます。

習得に時間がかかる場合もあるので、研修が役立ちます。「使いやすいツールを選び、全員に使用を求める前に研修も行いましょう」とGrantは勧めます。

信頼を築き、過干渉を避ける

非同期を使いながら、即座の返信を期待するのは矛盾しています。成功には信頼が必要です。

「非同期を取り入れるにつれ、メンバーをより信頼するようになりました。期限が厳しくても、Asanaで進捗が見えれば、しつこく催促する気になりません」とGrantは付け加えます。「常に支援できる状態でいなければと思わず、安心して休憩できます」

「全員から、生産性と心の健康がよくなるという同じ意見を聞きました。職場からの問い合わせにすぐ答えなければという感覚を手放せると、皆が110%の力を発揮します」

ワークフローを文書の指針に分解する

新メンバーの受け入れや、手順の再確認には、参照できる文書が役立ちます。書面の指針で、非同期の運用を正式に定めましょう。

5つの時間帯にメンバーを持つマーケティング会社CrowdTamersの創業者兼CEO、Trevor Longinoは、社内手引きの一部を共有しました。そこには、意思決定の枠組みがあります。「速く進むには、仕事に最も近い人ができる限り多くを決めます」。上位者を巻き込む時点を判断する図と、Slackで知らせる便利なテンプレートもあります。

<@知らせる必要がある人>へ、<近い将来の日付>に<影響のある行動>を行う予定です。提案や異議があれば、それまでに教えてください。いずれの場合も、Slackの中で埋もれていないと確認できるよう、読んだ旨を返信してください。

どの方法でも、決めやすい手順にしましょう。連絡する場所、方法（タグ付けの規則、含める情報など）、タスク管理の方法、更新状況の見える状態を保つ方法を、具体的に分けて説明します。