リモートチームのコミュニケーションを改善する7つの方法

リモートチームのコミュニケーションを上手に進めるのは、簡単ではありません。同じ場所に同じ時間にいられない中で、メンバーは協力の方法を手探りで見つけようとします。2020 Buffer State of Remote Workレポートによると、リモートワーカーの20%が共同作業とコミュニケーションに苦労しています。  認識のずれ、日程調整の難しさ、成果の出ないオンライン会議などが、リモートチームのコミュニケーションを妨げます。こうした問題はチームの生産性を下げ、対立を生むこともあります。しかし、適切な方法を取れば、リモートチームは働き方もコミュニケーションも改善できます。  コミュニケーションはチームの生産性を支えます。不足すると共同作業が滞り、仕事が止まってしまいます。では、どうすれば防げるのでしょうか。著者のKristen Janene-NelsonとLisette Sutherlandは、著書Work From Anywhere: A Handbook on Working Remotely—Successfully—for Individuals, Teams, and Managersの中で、効果的に意思疎通するには、リモートチームが継続的かつ意識的に努力する必要があると述べています。

リモートチームのコミュニケーションのコツ

チームごとにコミュニケーションのスタイルは異なります。さまざまなツールやプロセスを試して、自分たちに最も合う方法を見つけることが大切です。そうすれば、リモートチームのやり取りが最もスムーズになります。ここでは、リモートチームのコミュニケーションを効果的にする7つの方法を紹介します。 

1. 最適なツールを活用する 

リモートチームのコミュニケーションを家にたとえるなら、ツールは土台です。テクノロジーがなければ、異なる場所や時間帯での共同作業はできません。ツールは、ファイル共有、プロジェクト管理、会話の場を提供します。チームの生産性を高め、状況を見える化し、共同作業を可能にします。選択肢は数多くありますが、リモートワークに欠かせないツールは次のカテゴリに分けられます。

• プロジェクト管理ツール： 最適なプロジェクト管理ツールを選ぶと、プロジェクトの把握、進捗の追跡、情報共有がしやすくなります。Hive はあらゆる規模のチームに適したプラットフォームで、リモートチームのコミュニケーションを効果的に支えます

• ビデオ会議ソフト： Zoomでビデオ通話を行い、リアルタイムで共同作業ができます。

• チームコミュニケーションアプリ： どのチームにも、会話や重要な情報共有の場となるSlackのようなチャットアプリが必要です。SlackをHiveと連携できればさらに便利です。また、特に自宅以外でリモートワークをする場合は、セキュリティのために無料または有料のVPNも検討してください。

• ファイル共有ツール： Google Drive、Dropbox、Studocuなどのクラウドストレージアプリで、ファイルを安全に同期・共有できます。

• 画面録画アプリ： Screenpal、Loom、Loomの代替アプリ、CloudAppなどを使えば、画面を録画しながら知識を共有し、問題を説明し、指示を伝えられます。 

2. コミュニケーションのガイドラインを決める

適切なツールがそろえば、あとは自然にうまくいくと考えるのは誤りです。リモートチームでの効果的なコミュニケーションは、自然には生まれません。  ツールの使い方や働き方全般を導くガイドラインやルールが必要です。ガイドラインがあれば、情報の囲い込み、1人向けの会話に全員を入れてしまうこと、返信の遅れといった、よくある失敗を避けられます。ガイドラインでは、どのように、いつ、どこでコミュニケーションを取るかを定めます。ルールを作るときは、時差やスケジュールの違いも考慮してください。最初に決めておきたい主な項目は次のとおりです。

• 返信やタスクの実行までの標準的な期間はどのくらいですか？

• 情報の種類ごとに、決まった連絡手段はありますか？顧客とのやり取りと社内のやり取りで、使うソフトを分けていますか？

• どのようなやり取りを、同期型または非同期型で行いますか？ 

• どのチャンネルやサービスに投資が必要ですか？現地の電話サービスやビデオ会議ツールのプランは必要ですか？

期待される行動についてみんなの認識がそろっていれば、協力しやすくなります。 

3. 同期型のコミュニケーションを減らす 

ビデオ通話は、対面の会議の代わりに使われることが多くあります。リモートチームの効果的なコミュニケーションに必要な、言葉と言葉以外の手がかりを最もよく伝えられるからです。  しかし、Zoom疲れを感じる人が増え、常時ビデオ通話を続ける形を見直す必要が出てきました。また、分散したチームでは、同期型のコミュニケーションには限界があります。時差やスケジュールの異なる相手と協力するのは難しいからです。これを解決するには、リアルタイムのやり取りを減らし、非同期のコミュニケーションを増やすことです。テキストから動画を作るツールも役立ちます。テキストを動画に変換すれば、リアルタイムのビデオ会議をしなくても、アイデアをより魅力的で分かりやすく伝えられます。  同期型のコミュニケーションもリモートワークでは役割があるため、完全にやめるべきではありません。ただ、2つの方法をバランスよく使えば、チームは大きな成果を上げられます。  

4. オンライン会議の質を上げる 

多くの人にとって、在宅勤務は快適です。会議が入るまでは。オンライン会議が負担になるのは、進め方に原因があります。対面の会議と違い、オンライン会議は短く、目的を絞り、成果を重視する必要があります。  LinkedInのコンテンツコンサルタントであるAmber Naslundは、効果的なリモート会議についてこう助言しています。「…バーチャルの世界でも会議は必要な仕組みです。うまく進めれば、価値があり、役に立ち、人とつながる良い機会になります。ただ、今はこれまで以上に、他の人の時間を求めるときに思慮深くなる必要があります。共感と理解を持ち、たとえオフィスや顧客先に移動しなくても、1人が1日の仕事に詰め込める量には限りがあると考えるべきです。」全員の時間を大切にし、不要な会議を減らしましょう。よく知られているのに忘れがちな問いがあります。「この会議はメールで済まないか？」と問うことです。済むなら会議をやめて、みんなの時間を節約しましょう。そのZoom会議がどうしても必要な場合は、参加が必要な人に事前にアジェンダを送ります。懸念や提案を事前に集めれば、すべての意見を聞くことができます。会議の前に解決できることは済ませておきましょう。Hive Notesのようなメモアプリを使えば、アジェンダを作成して共有し、会議メモをリアルタイムで共同編集できます。   会議メモを取ることも、リモートチームのコミュニケーションを改善する有効な方法です。オンラインのメモツール （Hive Notesなど）を使えば、全員の認識がそろい、次のステップが明確になった状態で会議を終えられます。  会議時間を短くして重要な課題に集中することが、リモートの従業員とやり取りする最良の方法です。1対1の会議では、伝える必要のある情報だけを扱います。他の人にも知らせるべき内容なら、メッセージで共有しましょう。 

5. 仕事を見える形にする

Kristen Janene-NelsonとLisette Sutherlandは、「仕事を見える形にする（Work out loud）」を、仕事を他の人が見られるようにして、リモートメンバーがお互いの進捗を把握できるようにすることだと説明しています。物理的なオフィスと違い、リモートでは、同僚が忙しく仕事を進めている姿は見えません。そのため、仕事が進んでいないと思い込みやすくなります。  自分の仕事について話し、進捗をこまめに共有すれば、見通しと信頼が高まります。プロジェクト管理ツールを使って、お互いの仕事の状況を確認しましょう。仕事を見える形にする一番の利点は、会議の必要性が減ることです。  「仕事を見える形にする」ための有効な方法の1つが、Hiveのようなプロジェクト管理ツールを使うことです。プロジェクトやキャンペーンを管理するのと同じツールで共同作業とコミュニケーションを行えば、変更や進捗がどこで起きているかがすぐに分かります。他のメンバーが何をしているのか気になるときは、プロジェクト管理ツールを導入して、チームを支え、状況を見えやすくすることを検討してください。

6. オープンに会話する

リモートチームでは、メールや個別メッセージなど、閉じた場でコミュニケーションが行われがちです。オフィスなら、  会話が自然に耳に入り、周りの人が役立つ提案を出してくれます。  その代わりになるのが、オープンな会話です。オンラインのオープンな会話は、HiveやSlackなど、チームのコミュニケーションツールにある専用チャンネルで行います。さらに意欲があって、完全にカスタマイズしたい場合は、チームメンバーとのコミュニケーションをより効果的に管理するアプリを作ることもできます。ノーコードのアプリビルダーを使えば、コーディングのスキルがなくても手軽に作れます。ただし、会話が脱線しないよう、使い方を整えることが大切です。そこで浮かぶのが、「どのようなやり取りをオープンな場で行うべきか」という疑問です。 Virtual not Distantのディレクターを務めるPilar Ortiは、次の2つの問いを勧めています。 「オープンな場で行えば、チームメンバーの役に立ったのではないか？　非公開で話したことで、失われたもの、または失われかねないものはなかったか？」やり取りを整えるために、彼女は「他の人にも関心のある答えが得られる質問をすること、決定の背景にある考えの一部を共有すること、組織内で起きていると耳にしたことを知らせること」を提案しています。1日の行動をすべて全員に知らせるという意味ではありません。リモートチーム内のコミュニケーションは、常に変化するプロセスです。意識的な行動と手間も必要です。それでも、手間をかける価値はあります。チームの協力が深まり、お互いへの信頼も高まります。さらに、会議に出る回数もおそらく減ります。 

7. 複雑な問題は話して解決する

ハイブリッドチームは、対面の会議とオンライン会議をいつ開くか選べます。複雑で難しい問題は、対面で1対1で話すのが最適なことが多くあります。ただ、それがいつもできるとは限りません。 複雑な話題は、メールやメッセージ、メモで済ませるより、直接話すほうが解決しやすくなります。オンラインであっても、会話は時間を節約し、理解を深め、意思決定を後押しします。これが、リモートチームのコミュニケーションで最も重要な戦略の1つである理由です。「よく聞く力は、教えるだけでなくコーチングも役立つスキルです。あなたの強みや弱み、そして何より習慣を知っている人から、継続的で専門的な指導を受けるのです」と、ハーバード・ビジネス・スクールの研究者Robin AbrahmsとBoris Groysbergは書いています。仕事が複雑になったときは、音声チャットが頼りになります！