2026年版：仕事で議事録を上手に取る7つのコツ

1時間の会議をやっと終えて、次のタスクに移ったのに、数時間後には次のステップやアクション項目を忘れてしまった。誰にでもそんな経験があるはずです。私たちは1日の多くを会議の連続で過ごしています。だからこそ、会議が本当に前進につながる時間であり、成長の妨げにならないことが重要です。そのために、詳しい議事録を残すことが欠かせません。

Hiveは、きちんと運営された会議ほど印象的なものはないと考えています。そこには、優れた議事録を取ることも含まれます。この記事では、議事録とは何か、チームにどんなメリットがあるのか、そしてできるだけ良い議事録を取る方法を説明します。さっそく見ていきましょう。

議事録とは？

議事録は、その名のとおり、会議で話し合ったアクション項目や決定事項を記録したメモです。理想は、担当者を1人決め、会議中の進捗を記録してもらうことです。記録の方法は、パソコンで、Hive、OneNote、Evernoteなどのツールを使っても、手書きでもかまいません。

デジタルで取るほうが確かに簡単です（私たちはノートパソコンでアクション項目を記録することに慣れています）。それでも、手書きを好む人もいます。手書きには、端末の通知に気を取られにくい、理解力が高まる、記憶が定着しやすいといった利点があります。手で書くには、言葉を紙に書く前に数秒かけて頭の中で整理する必要があるためです。 

ただし、手書きでは作業が一段増えます。手書きのメモを、メールでの共有やフォローアップのためにデジタルで書き起こす必要が出てくることも多く、手間が増えます。結局は好みの問題です。メリットが追加の手間を上回ると思うかどうかで決めましょう。

良い議事録を取るメリット

仕事の会議で良い議事録を取ることには、たくさんのメリットがあります。リモートで働く人が増え、さまざまな形の分散型の職場が広がっている今は、なおさらです。チームがオンライン会議に参加する場合も、対面で集まる場合も、その両方を組み合わせる場合も、議事録は全員に情報を共有するために欠かせません。ここでは、議事録がチームの働き方を良くする主な3つの方法を紹介します。

議事録は、情報の抜け漏れを防ぎます。

会議の参加者全員が、話し合った内容と自分の次のステップを正確に覚えておくことは不可能です。議事録は、一人ひとりが取るべき行動を理解する助けになるだけでなく、プロジェクトを前に進めるためにほかの人が何をしているのかを思い出す助けにもなります。記憶を呼び起こしたり、同僚に次のステップを確認したりする時間が省けるので、今後の時間の節約にもつながります。

議事録は、今後のニーズを見つけ、次のステップを決める助けになります。

過去の会議の議事録があれば、今回の会議のアクション項目や議題を考える材料になります。そのため、定例会議やキャンペーンごとにメモをまとめられるデジタルのメモツールを使うと便利です。1人または少人数でプロジェクトに取り組んでいると、プロジェクトやキャンペーンの大きな目標を見失うことがあります。議事録を見れば、目標が時間とともにどう変わってきたかを追え、過去、現在、そして今後のステップに関するあらゆる情報が行き渡ります。

議事録は、会議を欠席した人にも情報を届けます。

予定が重なり、関係者が全員出席できないことは珍しくありません。詳しい議事録があれば、会議の内容について長く話し込まなくても、欠席した人に議論の内容を伝えられます。ここでも、議事録がデジタルで広く利用でき、招待された人と共有できると、とくに効果的です。Hive Notesなら、ワンクリックで議事録を同僚と共有できます。詳しくはこちらをご覧ください。

議事録の取り方

役に立つ生産的な議事録を取る方法はたくさんあります。ここでは、優れた議事録を取るための代表的なコツを紹介します。

1. 会議の開始前に、成果の目標を決める

会議で解決したい課題など、会議の成果目標をしっかり決めておくことは、会議の成功と議事録の作成の両方に重要です。大きな目的があれば、メモに残す価値のあることを見極められます。短期的にも長期的にも、時間と労力の節約になります。

2. 会議のアジェンダを作成して共有する 

アジェンダは、全員が準備を整えて会議に臨むための方法の一つです。良いアジェンダには、会議中に取り上げる主な論点やトピックがまとまっています。アジェンダを作って事前に参加者に共有するには時間がかかりますが、その価値は十分にあります。Hive Notes For Meetingsでアジェンダを作成して共有すれば、会議中に全員が共同で編集し、アイデアを出し合う生きたドキュメントとしても使えます。

3. 書記を決める

会議が始まる前に、誰がメモを取るかを決めておきましょう。会議の説明に「書記：Bob」と書くだけでも十分です。現実には、詳しいメモを取る人は1人いれば足りますが、Hive Notesのような共同作業ツールを使えば、全員がリアルタイムでアイデアを書き込めます。

4. すべてを書き留めない

意外に聞こえるかもしれませんが、先ほどの成果目標のポイントと表裏一体です。会議での発言をすべて一言一句書き留めていては、時間の無駄です。理想の成果をあらかじめ整理しておけば、その目標に関わることだけをメモすればよくなります。時間がどうしても足りない場合や、会議そのものに全神経を集中したい場合は、音声テキスト変換ツールの利用も検討できます。会議全体を文字に起こしてくれるので、必死にメモを取り続ける必要がなくなります。 

5. 次のステップは当日中に割り当てる

会議のフォローアップを翌日に送るのは避けましょう。翌営業日に送ると、何かを忘れたり、メモに書いた内容を誤解したりする可能性がずっと高くなります。会議が午後9時に終わったとしても、あと15分だけ使って、その日のうちにフォローアップを書きましょう。未来の自分が感謝してくれます。

6. メモは整理された場所に保管する 

いくつものGoogleドライブに議事録を残しても問題はありませんが、情報が散らばり、古い議事録を探すのが難しくなります。代わりに、議事録を1か所にまとめて保管できるツールを使いましょう。Hive NotesやOneNoteのようなツールを使えば、情報を一元化でき、過去のメモを探したり集めたりする時間を減らせます。

7. メモ用のツールの利用を検討する

仕事を楽にするために、メモ用のツールを選びましょう。「デジタルでメモを取る」というと、Microsoft Wordの文書を開いて、できるだけ多くの内容を必死に入力することだった時代から、私たちは大きく進歩しました。さまざまな技術の進歩や共同作業ツールのおかげで、今では多彩なメモ用ソフトウェアがあります。情報を記録し、考えを整理しながら、会議にも集中でき、次のステップも明確にして終えられます。

議事録を取るときに避けたいよくある間違い

メモを取るのは、思ったほど直感的ではありません。会議に出ていない人を含め、誰にでも理解できる文書（とくに欠席者にとって役立つもの）を作る必要があります。生産的な会議の進め方を知りたい方のために、議事録を取るときに避けたいよくある間違いを紹介します。 

1. すべてを書き留める。

重要なポイントに絞って、チームの時間を節約しましょう。たとえば、決定事項、割り当てられたアクション項目、今後必要な次のステップです。

2. 整理されていない。

決まった形式の文書を作り、メモの取り方を標準化しましょう。日時、アジェンダ、参加者名、議事内容、アクション項目などを含めるとよいでしょう。プロのヒント：Hive Notesにはテンプレートがあり、これらの情報がすべてそろっているので、簡単に始められます。

3. メモを共有しない。

会議が終わり、議事録ができました。次はどうしますか。全員が同じ認識を持てるように、チームに共有することが重要です。プロのヒント：Hiveのカレンダーに入っている会議を主催する場合は、その会議のメモを作成すれば、招待したメンバー全員に共有できます。自分だけが見られるようにしたい内容がある場合に備えて、Hiveには非公開のメモという選択肢もあります。

Hive Notes For Meetings

Hive Notes for Meetingsは、Hiveのプロジェクト管理ソフトウェアの拡張機能で、Hiveを契約しているかどうかにかかわらず、誰でも利用できます。Hive Notes For Meetingsなら、上で紹介したステップをすべて実践しながら、生産性とコラボレーションを高められます。これまでにないメモアプリです。 

Hive Notes for Meetingsのとくに優れた点の一つは、Hiveのお客様だけのものではないことです。Hiveを使っていなくても、誰もがこれまででもっとも生産的な会議を体験できます。社外の会議参加者にメモを共有すると、シンプルなサインイン画面に移動し、数クリックでメモにフルアクセスできます。メモを開けば、会議の参加者全員が編集でき、リアルタイムで共同作業ができ、会議が終わった後もタスクを追跡できます。

Hive Notes For Meetingsでは何ができる？

• 会議が始まる前にアジェンダを作成して共有し、それをアウトラインとして使って、リアルタイムでメモを取り、共同作業ができます。 

• どの論点も次のステップに変えられ、チームメンバーへの割り当てや期限の設定もできます。 

• 議事録を、Hiveのワークスペースにある既存のプロジェクトに関連付けられます。  

• 会議開始の5分前に、メモを取るか会議に参加するよう促す通知がHiveに届きます。

• 1つのメモを定例会議に関連付けられるので、過去のメモを簡単に見返し、前回の会議からの進捗を追跡できます。

チームがHiveを使っているなら、プロジェクト管理ソフトウェアに会議ツールが組み込まれているメリットも活用できます。アプリで「Hive Mail」をオンにしておけば、どのメモもカレンダー上の会議に関連付けられるようになります。Hive内でこのツールを使う方法の詳細は、ヘルプ記事をご覧ください。

Hive Notes For Zoom

Zoom会議中にメモを取ろうとして、Zoomの映像とメモツールの間でタブを行き来する煩わしさを経験したことがあるかもしれません。会議に集中しようとしているときにGoogleドキュメントへ入力するのは大変です。全員が複数のウィンドウを切り替えていて、開催中の会議に注意が向いていなければ、「カメラオン」の効果も薄れてしまいます。

そこで、Hiveはオンライン会議のメモ体験を根本から変えます。Zoom向けHive Notesアプリを使えば、Zoomを使う人なら誰でも、Zoomのウィンドウの中でHive Notesの機能をフルに体験できます。ZoomマーケットプレイスのHive Notesアプリをダウンロードすれば、メモを作成し、会議の参加者と共有し、リアルタイムで共同入力できます。会議の参加者にアクション項目を割り当てたり、会議の終了後にメールでメモを共有したりすることもできるので、全員が明確な次のステップを持って会議を終えられます。

Hive Notesは、会議をまったく新しい形で体験する方法です。リモートワークとZoom会議の新しい時代には、とくに役立ちます。しかも、Hive Teamsのユーザーかどうかにかかわらず、ずっと完全に無料です。Hive Notesを使えば、もっとも生産的な会議にぐっと近づけます。 

まとめ

結局のところ、会議は（ときには歓迎されない）生活の一部です。整理を心がけ、しっかりフォローアップし、未来の自分の時間をできるだけ節約して、会議を最大限に生かしましょう。HiveやHive Notesについて詳しく知りたい方は、2週間の無料トライアルでHiveをお試しください。