バーチャルチームの対立を上手に管理する方法

職場での対立は避けられません。しかし、メンバーがオフィスにいないと、その管理は一気に難しくなります。パンデミック中に生産性を保つ負担が加われば、トラブルの火種になりかねません。Slackでの言い回しを一つ間違えただけで、チームミーティングがオンライン上の大げんかに変わることもあります。

顔を合わせて和解することができないなかで、バーチャルチームの対立をどう管理すればよいのでしょうか。この記事では、バーチャルチームで対立が起こる原因と、その予防方法を紹介します。それでも対立が起きたときに、効果的に対処する方法にも触れています。

バーチャルチームで対立が起こる原因

コミュニケーションのすれ違い

会話は言葉だけではありません。手の動きやアイコンタクトなどの非言語的な合図が、話の文脈や明確さを補ってくれます。メールやメッセージでは、これらが失われます。ビデオ通話のおかげでリモートチームのコミュニケーションは良くなりましたが、対面の会話とは同じではありません。

また、メッセージや情報の依頼にすぐ返信が来るとは限りません。メンバーは同僚の席まで歩いて行って、必要な情報を聞くこともできません。無視されたり見落とされたりしたメッセージは、ワークフローを遅らせ、敵意を生むことがあります。

対人関係の衝突

多様なチームは素晴らしい一方で、誤解や衝突も起こりやすくなります。自己主張の強い人が、おとなしい人の発言をさえぎり続けることもあります。こうした状況から生まれる恨み、嫉妬、怒りが水面下でくすぶり、チームの対立を招くことがあります。

仕事のスタイルの違い

4つの基本的な仕事のスタイルによって、チームの全員がどのように仕事を進めるかが決まります。仕事を素早く片づける人は、一つひとつのタスクをゆっくり進める人に足を引っ張られていると感じるでしょう。

パンデミック中の在宅勤務の事情も、仕事のスタイルに影響しています。  子どもの世話や別のプロジェクトの管理のために、仕事のスタイルが大きく変わった人もいれば、普段のスタイルを保てる人もいます。メンバーそれぞれに最も生産性が上がるやり方があるため、衝突が起きることもあります。

タスクをめぐる対立

Katie Shonkは、タスクをめぐる対立を次のように定義しています。「従業員の業務の割り当てに関わる具体的な問題で、リソースの分配をめぐる争い、手順や方針についての意見の相違、職場での期待値の管理、事実の判断や解釈の違いなどが含まれる。」

在宅勤務になり、手順やプロセスが変わりました。そのため、物事の進め方をめぐる対立が起こりやすくなります。

バーチャルチームの対立を防ぐ方法

オフィスにいないと、嵐の予兆に気づきにくくなります。バーチャルチームの対立を防ぐには、小さな変化により注意を払う必要があります。HubstaffのCEOのDave Nevogtは、バーチャルチームのメンバーに次のような変化が見られたら、問題が進行しているとほぼ確実に言えると述べています。

1. メッセージやメールの口調が変わる

2. グループスレッドへの参加が減る

ほかにも、ビデオ会議中にほとんど発言しない、まったく発言しないといった兆候があります。会議中の声の荒さや、視線をそらす様子にも注意してください。

では、バーチャルチームのあらゆる対立を防ぐには、どうすればよいのでしょうか。

1. 信頼を築いてチームの対立を防ぐ

信頼とチームの成功には、強い結びつきがあります。信頼があれば、相手は約束を果たしてくれると信じられます。期限に間に合わなかったときも、信頼している相手なら、善意で受け止められます。  疑いが減ると、協力が進み、生産性も速く上がります。

企業トレーナーのDana Brownleeは、次のように説明しています。「発言や質問、提案をしても、報復されたり、その発言が人間関係や評判を傷つけたりする心配がないと感じるには、高いレベルの信頼が必要です。」チームのメンバーが遠く離れていても、信頼関係を築くことで、不安や意見、意図を共有できるほど近く感じられるようになり、バーチャルチームの対立を防げます。

2. チームの合意事項を作る

チームの合意事項は、次の3つの問いに答える助けになります。

1. 担当するプロジェクトに、どんな情報が必要ですか。

2. 仕事を進めるために、どんな連絡手段を使いますか。

3. 全員が何をしているかを、どう把握しますか。

情報、コミュニケーション、コラボレーションについての思い込みを減らせば、対立の発生を防げます。リモートチームの働き方を決めたら、Hiveのようなツールで、会議中のメモ、タスクの割り当て、プロジェクトでのコラボレーションができます。

3. リモートワークでも企業文化を保つ

リモートワークの文化が、これまでの標準とは違うものになるのは間違いありません。それでも、バーチャルチームが会社の価値観や慣習を失う必要はありません。

メンバーの心のつながりを保つには、オフィスでの活動をバーチャルな職場で再現することを考えてみてください。Hiveのプロダクトマネージャー、Winshen Liuは、チームと毎日のバーチャルスタンドアップミーティングを行っています。オフィスにいたときと同じように、やったこと、その日の予定、直面している課題を共有します。また、バーチャルのチームビルディング活動を、終業後やハッピーアワーに開くのもおすすめです。従業員が会社の文化に関わり続けるのに最適な方法です。

4. バーチャルワークスペースを共有する

Keith Ferrazziは、従業員同士の対立への対応を誤らないために、バーチャルワークスペースの活用を提唱しています。プロジェクト管理ソフトウェアのHiveなどを使えば、ドキュメントの共有、ワークフローの管理、素早い連絡、仕事の進み具合の確認を、一つのツールで行えます。この共有スペースは、バーチャルチーム全体の対立を減らすのに役立ちます。

5. コミュニケーションを改善してチームの対立を防ぐ

バーチャルな職場では、コミュニケーションは多すぎるくらいがちょうど良いものです。メンバーは進捗をこまめに報告し、必要なときは確認を求めましょう。頻繁なコミュニケーションは、バーチャルチームの対立を減らします。

タスクについて効果的にやり取りするには、適切なリモートワークツールが必要です。Hiveのようなプロジェクト管理プラットフォームを使えば、共有ワークスペースで作業しながら、共同で進めているすべてのタスクとプロジェクトにチームメイトが簡単にアクセスできます。タスクの説明とサブタスクを活用して、自分が取り組んでいる内容や、助けが必要な点をチームに知らせましょう。Slackでやり取りする場合も、Hive Chatを使う場合も、結論を先に書き、受け手がすぐ理解できるよう背景を添えた簡潔なメッセージを送るよう、チームに促してください。言葉と視覚による合図を読み取れるよう、ビデオ通話もできる限り使いましょう。Zoomミーティングのたびに、全員が公平に発言し、考えを共有できるようにしてください。議事録を取ることも、バーチャルなコミュニケーションを改善する優れた方法です。メモアプリのHive Notesを使えば、全員が同じ認識を持ち、次のステップを明確にして会議を終えられます。

6. あらゆる問題にすぐ対応する

対立は、怒鳴り声や激しい言葉が飛び交ったときに始まるわけではありません。チーム内の小さな意見の違いから始まります。

問題に気づいたときや報告を受けたときは、見過ごさないでください。どこで意見がぶつかっているのか、どうすれば力になれるのかを、自分から進んで把握する必要があります。悪い状況は一気にエスカレートします。防げたはずの対立を解決することになるのは避けたいものです。

7. メンバー一人ひとりに声をかける

不安が高まっています。リモートチームの全員に、以前より少し多く気を配る必要があります。同僚への辛辣でそっけないメッセージは、その件とは関係なく、そのときのメンバーの気持ちが原因かもしれません。メンバーに個別にメッセージを送れば、気持ちが楽になります。

では、これらがすべてうまくいかなかったときは、どうすればよいのでしょうか。

バーチャルチームの対立を解決する方法

最悪の事態が起きました。衝突が起こり、全員があなたの仲裁を待っています。しかし、対立の解決を楽しみにする人はいません。ここでは、バーチャルな職場での効果的な対立管理の戦略を紹介します。

話し合う

あらゆる角度から状況を見ないまま、すぐに飛び込みたくなるものです。そうではなく、メンバーとミーティングを設定し、何が起きたかを話し合いましょう。ある研究によると、まず個別にミーティングを行い、そのあと進行役を立てて全員で話し合うと、最も良い結果が出ます。双方が納得できる解決策を見つけられるよう、導いてください。

ただし、一度のミーティングですべての対立が解決するとは思わないでください。解決に複数回のミーティングが必要な対立では、それぞれのミーティングの進行の指針として、議題、所要時間、話し合いのルールを決めましょう。こうしたミーティングは文章のメッセージではなく、ビデオ通話で行ってください。

一言一句に耳を傾け、中立を保つよう注意しましょう。また、今後の衝突を避ける方法や、自分たちで対処する方法について、フィードバックと指示を伝えてください。

メンバー同士の共感と理解を促す

誰もが全力で仕事をしようとしています。でも、以前と同じようにはいきません。

在宅勤務は、人によっては厳しい新しい現実です。今は誰もがさまざまな感情を抱えていて、共感と理解こそが唯一の対処法です。全員が今抱えているさまざまな感情を心に留めてコミュニケーションするよう、メンバーに呼びかけましょう。

役割と責任を明確にする

タスクに関する対立がチームで繰り返し起こるなら、バーチャルなチームワークに合うよう、階層と業務手順を再構築する必要があります。リモートワークの時代に、職場向けのプロセスだけを導入しようとすると、生産性は止まってしまいます。

また、新しいプロジェクトの開始時に、メンバーにタスクと期限を明確に割り当て、責任を持たせましょう。責任が明確になれば、未完了の仕事をめぐる衝突は減ります。

チームの対立に向けたチームビルディング活動

職場での対立管理は、一度の話し合いでは終わりません。今後に向けて、チームビルディング活動で取り組みを支える必要があります。Big Book of Conflict Resolution Gamesの著者、Mary Scannellは、次のように説明しています。「対立解決ゲームに参加することで、メンバーは信頼を築き、コミュニケーションを改善し、非効率なプロセスに疑問を投げかけます。その結果、より生産的で、より効果的なチームが生まれます。」ぜひ時間を取って、仕事に関係のない活動に参加してみてください。ヒントになるおすすめのバーチャルチームビルディング活動のリストもあります。チームで対立が起こるのは避けられませんが、大切なのは、起きたときにどうするかです。対立を、より強く生産的なチームを築く機会として受け止められるようになりましょう。

バーチャルチームの対立に、あなたならではの方法で対処した経験はありますか。ぜひ下のコメントで教えてください。