チームでの意思決定：職場の会議にロバート議事規則を取り入れる方法

もはや公式と言っていいでしょう。会議は、今や多くの人にとって仕事の中でいちばん苦手な時間です。それでも、職場では会議が欠かせないことがよくあります。対面でも、電話でも、ビデオ通話でも、会議はチームが共通の使命やキャンペーン、会社からの最新情報を共有し、つながる助けになります。いつ、どこで、どのように会議を開くかを決めるには、特別なスキルが必要に思えます。ここ数年は、会議が本当に必要かどうかという問題にも厳しい目が向けられてきました。会議の効果や重要性を見極めるときは、戦略を持つことが大切です。そこで登場するのが、ロバート議事規則です。RobertsRules.comによると、「ロバート議事規則は、議会運営の手続きに関する米国屈指の指針です。専門家団体、友愛団体、地方自治体で、どの権威よりも多く使われています」。1876年に初めて出版されたこの規則は、米国陸軍の軍事技術者だったヘンリー・マーティン・ロバート大佐にちなんで名付けられました。大佐は、教会の会議の進行を頼まれたことをきっかけに、最初の草案を作りました。その会議はうまくいかなかったと言えば十分でしょう。混乱と段取りの悪さから、この規則は生まれたのです（後から振り返れば何でも分かるものですから）。

きちんとした性格で、手順に詳しい経歴を持っていた大佐は、公の会議を進めるための理想を一覧にまとめました。この規則があれば、グループは意思決定の過程を一体となって進められます。ロバート議事規則は、全員の意見や声が聞かれるようにするための方法です。多数派が納得でき、ほとんどどんな議題でも物事を前へ進められる状況を作ります。多くの正式な組織がこの規則を採用しており、世界各地で取締役会が使っています。

では、この堅苦しく見える規則を、日々のスタッフミーティングにどう生かせるのでしょうか。私たちが今まさに直面しているハイブリッドワークの環境で、この規則を守れる場をどう作ればよいのでしょうか。

動議を出す

議題の大小にかかわらず、会議には理由があります。動議を出す理由（複数のこともあります）を考えましょう。動議とは、グループで話し合うために示される意見や議題のことです。議論の対象となる事柄を示すもので、最近の会議の多くで使われています。討論の場ほど形式ばっていなくてもです。たとえばマーケティングの分野なら、3件のクライアント向け提案のうち、どれを今後のキャンペーンの最初に進めるかを決める会議があるかもしれません。この場合、3つの提案はそれぞれが1つの動議になります。

チームの話を本題からそらさず、生産的に進めるには、会議中に出る議題のほとんどが、次のいずれかの動議の種類に当てはまるようにします。

主動議

主動議は、チームや聴衆に新しい議題を持ち出すものです。

補助動議

補助動議は、主動議の扱い方を変えたり、それに影響を与えたりするために出されます。補助動議（その会議ならではの状況に応じたルール）を出す場合は、主動議より先に採決します。分かりやすく言えば、メインディッシュの前の前菜のようなものです。

特権動議

特権動議は、審議中の案件とは関係のない重要な事柄です。持ち出してかまいませんが、配慮が必要です。多くの場合、会議の主な議題が片付いた後に扱います。

付随動議

その会議での意思決定の進め方に不安がある場合は、付随動議を出せます。意思決定の過程について出てきそうな疑問をグループで明らかにするもので、主な議題を話し合う前に検討します（質問は早めに、何度でも！）。

棚上げ動議

緊張が高まっているときや、会議の進行役が全員の参加は必要ないと判断したときは、棚上げ動議を出せます。これにより元の動議は取り下げられ、会議を日程調整し直す必要もありません。

延期動議

グループの合意が得られないとき、関係者の間で意見が対立しているとき、あるいは会議に割り当てた時間が過ぎたときは、参加者なら誰でも決定を棚上げする動議を出せます。これにより、実質的に会議が延期され、チームは手続きを見直すための時間を確保できます。

オフィスでは、延期動議を出した場合に決定にかかる時間を意識することが大切です。チームの全員がそろっているうちに、新しい日時を検討しましょう。会社やクライアントに対する期限を、チームが確実に守れるようにしたいからです。

チームに説明する

会議を招集した人は、関係する他のメンバーよりも議題に詳しいことがよくあります。会議の前に資料やサンプルが用意されていない場合は、進行役（決定を行う部署の責任者、キャンペーンを率いるチームメンバー、最高経営責任者（CEO）など）が、その動議や議題が会社にとって何を意味するのか、今後チームメンバーにどう影響するのかを説明するようにしましょう。議題の背景を伝えることはとても重要です。そうすれば、全員が必要な知識を持って意思決定に臨めます。

会議を進める

会議の開会を宣言した後、意思決定を進める方法は6つあります（Zoom通話では、「この会議は録画されています」という録音音声で始まることがよくあります）。手順はごく簡単で、くだけた場でも、より正式な場でも問題なく使えます。

動議

会議の参加者が手を挙げるか、議長（会議の進行役）に発言したいと伝えます。

賛成

2人目のメンバーが動議に賛成し、自分の考えをチームに伝えます。映画やテレビでは、「動議に賛成します」「賛成です」といった賛成の声を実際に耳にするでしょう。

動議の復唱

全員が議題をはっきり理解できるよう、会議の進行役が動議を復唱します。

討論

出席者が自分の考えや懸念を述べ、もとの議題について討論します。

採決

会議の進行役が改めて動議を復唱し、残っている疑問や意見を整理します。まず賛成票を求めて数え、次に反対票を求めます。

採決結果の発表

会議を招集した人が結果を正式に発表し、次のステップを割り当てます。決定後に個人やチームのミーティングで次のステップを伝えたり、チームメンバーへのタスクとしてメールやCRMシステムで送ったりすることも少なくありません。現代の職場では特にそうです。

確かに、ロバート議事規則はかなり古い決まりです。文字どおり19世紀に起草されたものです。それでも、さまざまな場面でとても役に立ちます。次に意思決定が必要になったら、特に仕事の場では、この仕組みの一部を取り入れ、どうなったかをメモしてみてください。士気を高め、職場でお互いを尊重する意識をより高めるうえで、きっと効果を発揮します。