すべての作業範囲記述書に入れるべき5つの項目

経験豊富なプロジェクトマネージャーは、やるべき仕事を進めるうえで「関係を定義する」ことが重要だと知っています。そのとおりです。期待をはっきり伝えると恋愛がうまくいくのと同じように、プロジェクトを始動するときも、職場では期待の明確化が欠かせません。そこで登場するのが作業範囲記述書（SOW）です。この文書があれば、後々の頭痛の種を減らせます。

「作業範囲記述書をつくると、長い目で見て、ストレスや手間を減らせることを、もっと多くのチームに知ってほしいです。プロジェクトに必要なことや、目標をどう達成するかを理解する時間をとると、チームは質問したりリスクを挙げたりする機会を得られます。そうしてプロジェクトの背景が明確になり、成功の定義への共通認識も強まります」と、組織コーチでコンサルタントのAllison Pollardは言います。「作業範囲記述書の作成にチームが関わると、問題や変更が起きたときに、あとから計画を調整する力も高まります」

作業範囲記述書とは何か、何を含めるのか

作業範囲記述書とは、プロジェクトの内訳と、プロジェクトを成功させるために必要な作業を、関係するすべてのステークホルダーの合意のもとでまとめたものです。プロジェクトの目標、スケジュールとマイルストーン、成果物、個々のタスク、期待される成果などの情報が含まれます。端的に言えば、何をやるのか、誰がやるのか、いつまでにやるのか、どんな成果を期待できるのかを示すものです。これによりプロジェクトが定義され、責任が割り当てられ、作業の進め方について全員の認識がそろいます。そのため、見通しを持って前に進めます。

作業範囲記述書で考慮すべき重要な要素

上の基本情報に加えて、Pollardによれば、あらゆる作業範囲記述書に次の2つの重要な要素を盛り込むことが、成功のためにとても大切です。

「成功を確実にするには、作業範囲記述書に、(1) プロジェクトの顧客と、その顧客にとっての製品の価値の説明、(2) プロジェクトの成果を示す定性的・定量的な指標を含めるべきです」と彼女は言います。

• プロジェクトの顧客と、顧客にとっての製品の価値の整理

「プロジェクトの顧客と、顧客にとっての製品の価値の説明では、その製品の何が違いを生み、顧客を引きつけるのかを強調するべきです。この説明には、製品に関する情報と、製品を顧客に届けるためにチームが取る行動も含まれます」と彼女は付け加えます。

彼女によると、この定義によって、チームとプロジェクトに関わるすべての人にとって、作業の境界線が明確になります。

• プロジェクトの成果を示す定性的・定量的な指標

プロジェクトを納品し、計画をやり遂げれば十分だと思うかもしれません。しかし、それだけでは成功とは言えません。だからこそ、作業範囲記述書には、成功を定義する指標を必ず含める必要があります。「組織のビジョンを実現するには、作業範囲記述書に、プロジェクトの成果が成功と言える指標を含めるべきです。これらの指標を、プロジェクト全体の『完了』についての定性的・定量的な意図として示すと、チームは今後の判断の基準を持てます。その基準が、チームを成功に向けて同じ方向にそろえてくれます」とPollardは語ります。

作業範囲記述書でよくある間違い

作業範囲記述書を作成する前に、プロジェクト管理の目標のつまずきの原因になりやすい、よくある間違いを知っておきましょう。

Pollardによると、1つ目は、プロダクトオーナーなど特定の1人だけが、提案する成果物とスケジュールの一覧として作業範囲記述書を作成し、レビューと賛同を得るためにあとからチームを巻き込むことです。

「これは、チームの生産性を最大化し、ソフトウェアのコーディングやテストから注意をそらす活動をなくすべきだという思い込みから生まれることが多いです。残念ながら、それではチームが指示待ちになってしまいます」と彼女は説明します。

「チームがプロジェクトに必要なことを理解せず、成果物ばかりが重視されると、企業はプロジェクトの遅れに悩まされます。範囲や優先順位の管理も難しくなります。チームが自分たちで適切な判断をしたり、提案したりすることが十分にできないためです」

もうひとつ避けたいのが、作業範囲の外にあるものを話し合わないという見落としがちな間違いです。プロジェクト管理、変更管理、戦略計画のコンサルタントであるMary Beth Imbarratoは、範囲外のことを話し合うと、何が「範囲内」で何が「範囲外」かを全員がはっきり理解できると言います。

彼女はまた、作業範囲記述書は、最初からできるだけ固めておくべきだと言います。「範囲が固められず、人々が追加し続けたために、うまくいかなかったプロジェクトは数え切れないほどあります。プロジェクトの定義のひとつは、終わりがあることです。範囲を追加し続けると、終わりのないプロジェクトになってしまいます」。そして、いつまでも終わらないなら、それはもう本当のプロジェクトではありません。作業範囲記述書が目的を果たしていないことの明らかなサインです。

作業範囲記述書のチェックリスト

Imbarratoは、文書を仕上げるときに役立つ、作業範囲記述書のチェックリストを共有してくれました。次の質問に自信を持って答えられれば、しっかりした作業範囲記述書ができています。

1. このプロジェクトで、どんな問題を解決しようとしているのか。

2. その問題を解決するために納品が必要なものを、範囲が反映しているか。

3. 効果的に計画し、納品できるように、範囲が具体的になっているか。

4. この範囲を納品できたとき、成功とはどんな状態か。

5. 定義したこの範囲を納品したら、プロジェクトは完了するか。

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