プロジェクト管理とは？

プロジェクト管理は古くから行われてきた手法です。数千年の歴史があり、技術の進歩とともに進化してきました。プロジェクト管理の専門的な定義は、「一定の基準と目標を理解して定め、限られたリソースでその目標を達成するために、プロセス、スキル、手法、成果物、ツール、技法を適用し管理すること」です。

簡単に言えば、プロジェクト管理とは、プロジェクトが正しい方向に進み、関係者全員が定められた予算と期間内にすべての成果物を仕上げるために十分な力を注げるようにすることです。

プロジェクト管理の歴史

プロジェクト管理という考え方は、いつから存在するのでしょうか。端的に答えるなら、「ずっと昔から」です。そのとおり、プロジェクト管理は人類の歴史と同じだけ長く存在してきました。

ギザの大ピラミッド、古代ローマの水道橋、万里の長城、あるいはパンテオンを思い浮かべてください。いずれも大規模で複雑なプロジェクトであり、多くの人が実行の各分野を分担して管理していました。「プロジェクト管理」という言葉が生まれたのは1950年代ごろと比較的新しいものの、これらの巨大なプロジェクトにもプロジェクト管理はありました。

プロジェクト管理の起源

現代とは違い、古代には、今日のようなプロジェクト管理のプロセスを共有し支える団体や組織はほとんどありませんでした。

ファラオたちがどのようにあれほど巨大な建造物を築いたのかについて、考古学者の間では今も議論が続いており、確かなことは分かっていません。ただ、さまざまな作業の背後に何らかの管理があったことは間違いありません。

古代の記録には、ピラミッドの建設でプロジェクト管理が使われていたことが示されています。四つの面にはそれぞれ、作業の完了に責任を持つ管理者がいました。紀元前208年に建設された万里の長城でも同じで、当時としてはプロジェクト管理が非常に進んでいました。もちろん、作業量を分配する仕組みや、プロジェクト管理やタスク管理に関する文献はなかったかもしれません。それでも、強いリーダーシップと管理が働いていたことは疑いようがありません。

現代のプロジェクト管理の年表

現代のプロジェクト管理は20世紀に始まり、急速に発展してきました。以下の箇条書きは、現代のプロジェクト管理の歴史を簡単にまとめた年表です。

• ヘンリー・ガント（1861-199）は、現代のプロジェクト管理の祖の一人として知られています。1920年に、スケジュール図であるガントチャートを考案しました。1931年のフーバーダムのプロジェクトは、このチャートに基づいて進められました。

• 1956年にAACE（米国コストエンジニア協会）が設立されました。プロジェクトコントロールの専門家、プロジェクトマネージャー、スケジューラー、コストエンジニア、積算担当者のための、主要な国際団体の一つです。主な目的は、プロジェクトに関する計画、スケジュール、コスト見積もりの評価です。

• 1957年にCPM（クリティカルパス法）が登場しました。デュポン社が考案した手法で、主な目的はプロジェクトの所要期間を予測することでした。

• 1958年にPERT（プログラム評価レビュー技法）が考案されました。プロジェクトを成功させるために必要なタスクを分析し、理解することが主な目的でした。

• 1962年にWBS（作業分解構造）が、米国国防総省（DOD）によって作られました。プロジェクトの完了に必要なすべての成果物を階層的なツリー構造で表したもので、今もプロジェクト管理で最もよく使われるツールの一つです。

• 1965年にIPMA（国際プロジェクトマネジメント協会）が設立されました。世界初の国際的なプロジェクト管理団体で、プロジェクト管理の専門分野を推進し、リードすることが主な目的です。

• 1960年にPMI（プロジェクトマネジメント協会）が非営利団体として発足しました。PMIは、CAPM（Certified Associate in Project Management）とPMP（Project Management Professional）の資格を提供しています。この団体の最も大きな成果は、ガイドのPMBOK（プロジェクトマネジメント知識体系）です。このガイドは、今日のプロジェクト管理で最も重要なツールの一つと考えられています。

• 1984年にエリヤフ・ゴールドラット博士が、小説「ザ・ゴール」の中でTOC（制約理論）を紹介しました。制約理論は経営の考え方の一つで、組織が直面する制約を見つけ出し、組織の再構築によって解消することを主な目的としています。

• 1986年に、ソフトウェア向けのアジャイル開発モデルであるスクラムが登場しました。これはプロジェクト管理の手法の一つです。野中氏と竹内氏がハーバードの経営誌に発表した論文「The New Product Development Game」で紹介され、今もソフトウェア開発プロジェクトで使われています。

• 1989年にEVM（アーンドバリューマネジメント）が登場しました。計画した作業と実施した作業との差異を見つけるための、新しいプロジェクト管理手法です。

• 1989年に、英国政府が管理された環境で進める手法PRINCEを開発しました。PRINCEは、英国政府の情報システム関連プロジェクトすべての標準となり、1996年に改訂・強化されてPRINCE2になりました。

• 1997年にCCPM（クリティカルチェーン・プロジェクトマネジメント）がエリヤフによって考案されました。彼の先の制約理論に基づいています。CCPMの主な特長は、リソースを維持しながら、複数のタスクの開始時期と終了時期を見極められることです。

その後も、2001年のアジャイル宣言、2006年のトータルコストマネジメントのフレームワーク、2008年のPMBOK第4版、2012年のPMBOK第5版などが登場し、プロジェクト管理にさらなる価値を加えてきました。

新たな節目となる出来事や、変わり続けるツールや研究は今も生まれており、プロジェクト管理の歴史は常に進化しています。

プロジェクト管理のライフサイクル

先ほど説明したとおり、プロジェクト管理は非常に幅広く複雑な概念で、いくつもの要素が同時に動いています。すべてのタスクを監督する責任者が必ずおり、その人をプロジェクトマネージャーと呼びます。多くのステークホルダーが関わることもあり、計画は彼らの期待に沿って立てられます。プロジェクトマネージャーは、定められた予算と期間の中で、各成果物が適切に期日どおり実行されるよう、チームを統率し、進捗を確認します。技術が進歩した今では、Hiveのようなプロジェクト管理ソフトウェアの活用は欠かせません。ここからは、プロジェクト管理のライフサイクル全体を見ていきましょう。

1. プロジェクトの立ち上げ

どのプロジェクトも、最初のステップはアイデアを立ち上げ、プロジェクトの目的に関する資料を一式まとめることです。時間とコストを節約するために、インターネットで入手できる既製のプロジェクト憲章テンプレートを使うとよいでしょう。ステークホルダー、チームメンバー、その他の関係者全員と詳細なミーティングを開き、目標、スケジュール、予算を決めておくことをおすすめします。その後、以下のステップに進みます。

2. プロジェクトの計画

プロジェクトの成否は、最初の計画の立て方で決まります。長い目で見てプロジェクトを円滑に進められるよう、プロジェクト計画のすべてのステップを明確に記載することに、時間と労力を惜しまず注ぎましょう。次のステップに沿えば、プロジェクト計画をより効果的かつ効率的にできます。

• プロジェクトの特定：はじめにでも説明したとおり、プロジェクトで実現したいことと、その中身をすべて洗い出します。たとえば、最終目標が「店舗をつくること」だとすると、これは非常に広く漠然としています。まず、どのような店舗にしたいのか、長期的に達成したい目標は何かを明らかにする必要があります。

• 目的と目標の設定：プロジェクトを絞り込んで特定したら、プロジェクトを通じて達成したい目的と目標を、現実的に設定します。目的の例としては、「セルフ解決型のカスタマーサポートチャットボットを導入する」ことが挙げられます。対象はSaaSツールです。その場合の目標は「カスタマーサポートチケットの平均応答時間を改善する」ことになります。

• 必要なタスクの洗い出し：目的と目標を踏まえて、プロジェクトの各目的を達成するために必要なタスクを整理していきます。タスクを洗い出す段階では、細かくしすぎないことが大切です。目安として、達成すべき目的ごとに、大きな粒度で5～6個のタスクにまとめます。プロジェクト計画にどこまで詳細さが必要かに応じて、それぞれのタスクをさらに細かい「サブ」タスクに分けることもできます。

• チームの編成：プロジェクトの各部分を完了するために必要なリソースを見極めるうえで、重要なステップです。あるタスクに必要なリソースが足りないと、プロジェクト全体や重要な目的の妨げになりかねません。広い範囲のチームだけでなく、プロジェクト管理のプロセスを推進するコアプロジェクトチームも、特定して編成する必要があります。

• スケジュールの作成：プロジェクトの規模、人員、予算に応じて、まず各タスクの完了に必要な工数を見積もり、プロジェクト全体にどれくらい時間がかかるかを決めます。そのためには、すべてのタスクを並べ、タスク間の依存関係を洗い出して、全体像を明確にしておく必要があります。

• フィードバックと調整：ここまでのステップで最初の計画ができたら、すべてのステークホルダーとプロジェクトの関係者に共有し、フィードバックをもらいましょう。受け取ったフィードバックに応じて、特に各タスクの工数見積もりについて、調整が必要になります。

3. プロジェクトの実行

プロジェクトを十分に計画できたら、いよいよ計画を開始し、実行に移します。この段階は、プロジェクトのライフサイクルで最も重要です。最終的に主要なステークホルダーへ引き渡す成果と成果物が、ここで生み出されるからです。そのため、通常はプロセスの中で最も長い段階でもあります。プロジェクトリーダーは、実行段階で次の点に注力します。

• 個人とチームのマネジメント。プロジェクトを成功させるには、プロジェクトリーダーが高い成果を出せるチームをつくり、全員がプロジェクトの各目標を理解している状態にする必要があります。会議、話し合い、チェックインを個人やメンバーのグループと頻繁に行うことで、ビジョンのすり合わせを進められます。

• プロジェクト計画に従うこと。意図したとおりにプロジェクトを実行するには、プロジェクト計画に従い、定めたKPIに注目し、品質管理の対策を実施することが欠かせません。実行段階では、どのプロジェクトにも予期せぬ問題が起こります。そのため、プロジェクトマネージャーは柔軟に対応し、課題を予測し、計画の見直しが必要なタイミングを見極めなければなりません。

• 関係者全員への情報共有。プロジェクトが期待どおりに、円滑に進んでいることを確かめるため、プロジェクトマネージャーは社内外とコミュニケーションを取る必要があります。社内のチームメンバーへのフィードバックから、ステークホルダーへの成果報告まで、その範囲は幅広いものです。

4. プロジェクトのパフォーマンスとコントロール

計画を終えて実行を始めたあとで、プロジェクトを計画どおりに進めるのは、とても大変です。計画を立てたからといって、プロジェクトが必ず期日どおりに終わるわけではなく、見直し、レビュー、進捗の確認が必要になります。進捗とパフォーマンスを把握するためのヒントを紹介します。

• プロジェクトのレビュー：レビューの間隔を決めて進捗を定期的に確認し、レビュー日を決して逃さないようにしましょう。そうすれば、チーム全員が役割を果たしていることを確かめられます。効果的な方法は、プロジェクトチームで毎週スタンドアップを開き、対処が必要な障害や制約を見つけることです。

• コミュニケーション：プロジェクトチームと絶えず一貫してコミュニケーションを取ることが、プロジェクトを正しい方向に導く鍵です。さらに、依存関係にあるリソースやステークホルダーとのコミュニケーションも必要です。

• 柔軟性：プロジェクトチームに対して柔軟に接し、メンバーの専門性を信頼しましょう。加えて、遅れが出た場合に備え、プロジェクト計画に十分な予備日を含めて柔軟性を持たせておくことも大切です。

• 指導と方向づけ：常にチームに方向性と指導を示し、プロジェクトを円滑に進めるために必要なリソースをすべて提供しましょう。

• 時間管理：チームがマイルストーンを確実に達成するには、効果的な時間管理が不可欠です。プロジェクト中に時間をうまく管理し、作業の優先順位をつけるためのヒントを紹介します。

  • タスクを任せる：すべてのタスクを自分一人でこなして時間を無駄にしてはいけません。手が回らないときは、スキルのある新しいチームメンバーにタスクを割り当てましょう。

  • すべてのタスクに賢く優先順位をつける：重要なタスクは常に優先リストの上位に置き、先延ばしにしないようにします。必要に応じて、考えやアイデアをチームと共有し、フィードバックをもらいながらタスクの優先順位を決めましょう。

  • 明日のタスクを見積もる：この習慣は、この先に直面しうる障害を予測するのに役立ちます。事前に必要な変更を加えれば、起こりうる障害を避けられます。Hiveのようなツールなら、どのToDoがどの日に予定されているかが分かるので、とても便利です。

5. プロジェクトの終結

実行と進捗確認の段階が終わったら、プロジェクトを締めくくる時期です。未処理の事項をすべて片づけ、プロジェクト全体の成果を評価するため、プロジェクト管理のプロセスで最も重要な段階といえるでしょう。

• プロジェクトの成果の評価。プロジェクトリーダーは、当初の計画の目標を振り返り、プロジェクトが期日どおりに終わったか、予算内に収まったか、狙った成果を出せたかを判断します。プロジェクトの結果から学ぶ機会でもあります。今後は避けられる失敗はなかったか。次のプロジェクトでも再現できる成功はなかったか。

• 契約の終了。すべての作業がプロジェクトの計画と範囲どおりに完了したことを確認したら、リーダーは契約を終了し、関係者全員に支払いを済ませます。これは、未払いや未終了の契約によって将来の責任が生じるのを避けるために重要です。

• プロジェクトの引き渡し。プロジェクトリーダーは通常、プロジェクトの終了時に引き渡し用の資料一式を作成します。これはクライアントに渡す最終的なプロジェクトの要約で、多くの場合、紙のバインダー、ファイルフォルダー、またはデジタル文書にまとめられます。クライアントに見せる資料なので、デザインの専門家に依頼して、見栄えを良くし、双方のブランドに合わせるとよいでしょう。

プロジェクト管理ツール

現代では、テクノロジーがプロジェクト管理のプロセス全体を支え、仕事をより楽に、より効率的にしてくれます。おすすめのプロジェクト管理ソフトウェアツール を紹介します。

• Hive：Hiveは、あらゆる規模のチームがより効率的に協力できる、オールインワンのプロジェクト管理ツールです。主な機能には、ネイティブのチャット、ネイティブのメール、人気アプリとの1,000以上の連携があります。また、ガント、かんばん、カレンダー、ポートフォリオ、テーブルなど、柔軟なプロジェクトビューで作業を確認できます。14日間の無料トライアルはこちらからお試しいただけます。

• Trello： Trelloは、シンプルなプロジェクト管理ツールを求める小規模なチームや個人に最適です。このツールはかんばんボードをベースにしています。かんばんは、プロジェクトごとにボードを使う管理手法です。Trelloの基本はカードで、ボード上でさまざまなフェーズに整理できます。

• Asana：Asanaは非常に使いやすく、あらゆる規模のプロジェクトの管理に使えます。タスクとサブタスクを個人やチームに割り当てられ、全員がプラットフォーム内でやり取りできるため、コミュニケーションをすっきり一か所にまとめられます。

• Basecamp：Basecampは、タスクをプロジェクトにまとめ、チームがやり取りしながら協力できる総合的なツールです。メッセージボード、ToDoリスト、スケジュール機能などにより、あらゆるツールを一か所に集めることを目指しています。

• Zoho Projects：このタスク管理ソフトウェアは、チームがプロジェクトを管理しやすい単位に分けるのに役立ちます。Zohoならではの特長は、ワークフロー全体を図に描き、可能な部分でタスクを自動化できるBlueprint機能です。チームの効率を高めるのに最適です。

• Podio：Podioは、仕事のあらゆる側面を一つのページにまとめます。それは「コンテンツ、コンテキスト、会話」というキャッチコピーにも表れています。アプリとも連携するため、チームはすべてを一か所で確認できます。共有やメンバー同士の称賛を促すデザインでもあり、すばらしいチーム文化を育むのに役立ちます。

プロジェクト管理の手法

ここまで、優れたプロジェクト管理ツールを見てきました。次は、プロジェクト管理のさまざまなスタイルを見ていきましょう。プロジェクト管理のスタイルを比べるときは、自分に合うスタイルの特徴を見極めておくと、最適なプロジェクト管理ツールを選ぶのに役立ちます。

1. スクラムによるプロジェクト管理

スクラムによるプロジェクト管理は、透明性、柔軟性、そして全メンバーによる定期的なコミュニケーションを重視する、適応力の高い進め方です。スクラムでは、プロジェクトを開始から完了まで導くために、メンバーがさまざまな役割を担います。スプリントもスクラムのワークフローの重要な要素です。メンバーが短期間に集中して作業し、特定の目標を達成するための進め方です。スクラムによるプロジェクト管理に適したツールには、Hive、Wrike、MeisterTaskがあります。

2. ウォーターフォールによるプロジェクト管理

ウォーターフォール型のプロジェクト管理は、プロジェクトのステップを最初から最後まで整理する方法が、より厳格で体系的です。時間を直線的にとらえ、プロジェクトを複数の部分に分けて、順番に完了させていきます。視覚的には、プロジェクトの始まりから終わりまでの段階が、水が滝のように上から下へ流れ落ちる様子にたとえられます。ガントチャートはウォーターフォールの重要な要素で、優れたガントチャートを作成できるツールには、Hive、Redbooth、ProjectManagerなどがあります。

3. リーンによるプロジェクト管理

リーンプロジェクト管理とは、あらゆるステップやタスクで発生するムダを最小限に抑える形でプロジェクトを管理する仕組みです。何かを成し遂げるのに必要な分だけの労力、リソース、作業を使う、ということです。チーム、プロジェクト、クライアント、その他の社内業務を、より「引き締まった」方法で管理できることから、「リーン」という言葉が生まれました。かんばんはリーンプロジェクト管理の重要な要素で、かんばんビューを備えたツールには、Trello、Hive、MeisterTaskなどがあります。

プロジェクトマネージャーになるには

Hiveのように、プロジェクト管理のプロセスの改善に重要な役割を果たしている組織は数多くあります。プロジェクトマネージャーを目指すなら、いくつか考えておきたいことがあります。まず、プロジェクト管理のコースや資格を検討しましょう。プロジェクト管理スキル全般を磨くのに役立ちます。もう一つ大切なのは、使うことになるツールを理解しておくことです。この分野に関心があるなら、ツールの2週間の無料トライアルを試し、それぞれの仕組みを知ることが欠かせません。プロジェクト管理のポジションに興味があるなら、以下のとおり、非常に高待遇なプロジェクト管理の職を用意している大手企業がいくつかあります。

• Cisco

• Microsoft

• Southern California Edison

• Jacobs

• SAIC

• Ericsson

• Accenture

この記事を通じて、プロジェクト管理について何か新しい発見があれば幸いです。ご意見やご質問は、下のコメント欄にお寄せください。