Prince2のプロジェクト管理とは

プロジェクトを提案したいものの、どの管理手法を使うべきか迷っていますか？それとも、製品の品質を高めたいと考えていますか？どちらかに関心があるなら、Prince2によるプロジェクト管理が答えになるかもしれません。

この手法は明確な枠組みを提供し、仕事を進めやすくします。さらに、リソースを効率よく使い、チームの自信を高める助けにもなります。手法を分かりやすく学びたい方に向けて、この記事で解説します。

Prince2のプロジェクト管理とは

まずは基本から始めましょう。Prince2とは、管理された環境で行うプロジェクトを指します。名称は、PRojects IN Controlled Environmentsの略です。現在はPrince2と呼ばれますが、1970年代にIT業界で広く使われた従来のPROMPT手法の影響を受けています。PROMPTはProject Resource Organization Management Planning Techniqueの略です。その後、Central Computer and Telecommunications Agency(CCTA)が、英国全体で使用するためにPrinceを開発しました。1996年にPrince2として正式に公表され、現在も世界中で広く使われています。この管理手法は、全面的にプロセスを基礎としています。つまり、計画と統制を重視します。開始前に、チーム体制とともにプロジェクトの各要素を決めるため、目標へ導く地図と考えられます。進行中のどの時点でも地図を参照し、何をいつ行うべきかを確認できます。この構造が、Prince2によるプロジェクト管理の重要な要素です。

Prince2の7つの主要原則

Prince2によるプロジェクト管理の特徴は、普及していることだけではありません。変更できない7つの原則に基づいています。これらは、プロジェクトを正しい方向に保つための考え方です。従って、原則に従っていなければ、Prince2で管理しているとは言えません。7つを順に見ていきましょう。

1) 継続的な事業上の正当性

明確な目標が必要なため、プロジェクトのリーダーは次を整理しなければなりません。

• 事業が満たす需要

• 提供できる利点

• 理想とする顧客層

• 見込まれる収益

2) 経験から学ぶ

企業はPrince2のプロジェクトを終えるたびに、うまくいった点といかなかった点を記録する必要があります。次のプロジェクトの開始前に参照すれば、同じ失敗の繰り返しを避けられます。過去の成果を振り返って考えることは、成長に欠かせません。

次のPrince2プロジェクトを始める前には、過去の似た取り組みを振り返る必要があります。

3) 役割と責任

各メンバーが担う具体的な役割と責任が定められています。Prince2によるプロジェクト管理には、複数の階層に役割があります。

• プロジェクト委員会：プロジェクトと成果に最終責任を持つ1人のエグゼクティブ、利用者のニーズを代表するシニアユーザー（複数も可）、供給者、つまり開発を担う人たちの利益を守る1人以上のシニアサプライヤーで構成されます。

• プロジェクト保証：関係者の利益が満たされていることを確認します。

• 変更権限者：委員会が取り扱う変更依頼を承認または却下します。

• プロジェクトマネージャー：内容に関する日常的な権限を持ち、プロジェクト委員会に報告します。

• プロジェクト支援：プロジェクトマネージャーを助けるすべての人です。

• チームマネージャー：品質管理を中心に担う1人以上の人です。

4) 段階ごとに管理する

大きなプロジェクトは、小さなマイルストーンに分けると完了しやすくなります。Prince2によるプロジェクト管理では、仕事を分割し、段階的に進めます。目先の目標を示すだけでなく、各段階の終了後に振り返り、修正する区切りも設けられます。

5) 例外によって管理する

プロジェクト委員会は、計画と基準を設定します。その後、タスクを完了するのはチームの役割です。例えば、委員会が期限を決め、マネージャーが期限の遵守を確保します。従って、日常の活動に委員会が関わるのは、大きな問題が起きた場合だけです。

6) 成果物を重視する

Prince2のプロジェクトは、成果物の提供、特に品質を重視します。そのため、チームは何を作るのか、何を期待されているのかを知る必要があります。その目標を中心に、仕事を組み立てられます。

7) プロジェクトに合わせて調整する

Prince2は、各プロジェクトの規模、リスク、重要性、環境などに合わせて調整する必要があります。これは「プロジェクトの開始」プロセスの最初の作業であり、新しい段階の前に毎回見直します。

Prince2の7つのテーマ

Prince2には、各プロジェクトをどう管理するかを示す7つのテーマがあります。プロセスに関わる全員が、これらを常に確認し、守られていることを確かめる必要があります。

1) ビジネスケース

ビジネスケースを考えることで、プロジェクトを実施する理由と、事業全体に利益をもたらす最終目標を確認できます。

2) 組織

成功のためには、各役割を明確に定義し、それぞれが当初の役割を守る必要があります。

3) 品質

先ほどの原則6に関連します。基本的には、開始前に全員が品質について一貫した定義を持つことを意味します。

4) 計画

各役割と、その役割で達成することについて、計画を用意しましょう。

5) リスク

リスク記録には、プロジェクト全体のすべてのリスク情報を保存します。リスクは「脅威」と「機会」に分かれます。

6) 変更

変更は自然に起こるため、考慮する必要があります。すべての変更を、実施前に上位のメンバーが検討するようにしましょう。

7) 進捗

プロジェクト全体を通じて、状況を追跡できるようにします。

Prince2によるプロジェクト管理の進め方

企業がPrince2を使うには、仕組みを知る必要があります。仕組みは簡単で、7つの手順があります。それぞれに、プロジェクトの管理、指揮、実施を助ける活動が含まれます。

1) 立ち上げ

まず、プロジェクトは事業上妥当でなければなりません。そうでなければ、会社の役に立ちません。そのため、重要性を説明し、正当性を示す概要を作成します。この段階には、チーム、プロジェクトマネージャー、エグゼクティブマネージャーの任命も含まれます。詳細な概要を作成するのは、承認された場合だけです。

2) プロジェクトの開始

次に、委員会は多くの問いを検討する必要があります。例えば、次のとおりです。

• どのような作業が必要ですか？

• 実施する利点と欠点は何ですか？

• どのような問題が起こりえますか？

• 問題を解決する方法はありますか？

• どのように監視しますか？

これらはすべて、ビジネスケースを磨くために不可欠です。それがなければ混乱を招きます。この手順が終わる時点で、明確で詳細な計画が必要です。

3) プロジェクトの指揮

委員会がどのように監督するかを定めます。通常、プロジェクトや段階をいつ開始・終了するかなどを委員会が管理します。また、どの程度の指示を出すかも決めます。

4) 統制

ここでは、プロジェクトマネージャーが各段階の統制方法を決めます。タスクを細分化し、各メンバーに作業を割り当てます。委員会に進捗を報告し、途中で起きる問題に対応します。

5) 成果物の提供

マネージャーは、期限を守り、成果物が高品質であることを確認します。この時点で、委員会は作業を承認するか、追加の成果物を求めます。ここで1つの段階が終わります。

6) 段階の境界の管理

各段階の終わりに、プロジェクトマネージャーが成果を委員会に報告します。委員会は、継続するか中止するかを決めます。

7) プロジェクトの終結

完了後、プロジェクトマネージャーは書類と報告書を作成します。成果物を引き渡し、正式な終了を委員会に勧告します。この手順の目的は、チームが期限内に目標を達成したことを確認することです。

管理成果物

Prince2のマニュアルには、チームが文書作成に使える26のテンプレートが掲載されています。これらは管理成果物と呼ばれ、記録、基準文書、報告書に分かれます。例えば、次のものがあります。便益管理アプローチ：シニアユーザーが便益をいつ、どのように測るかを定義します。日次記録：非公式な課題を記録します。プロジェクト終了報告書：当初の開始文書に照らして成果を評価します。教訓記録：今後のプロジェクトに役立つ教訓を記します。リスク登録簿：関連するリスクを記録します。

その他の技法

ただし、これら26の成果物は、上位レベルの管理にのみ使用します。タスクの管理者は、自分たちの枠組みを決める必要があります。候補には次のようなものがあります。

• 成果物に基づく計画

• ガントチャート

• 変更管理

• クリティカルパス分析

• 品質レビュー技法

• PERT図

Prince2の認定資格

Prince2によるプロジェクト管理には、4つの認定レベルがあります。それぞれ一般に受験できるオンライン試験と会場試験があります。ただし、受験には認定機関で研修を受ける必要があります。4つのレベルは次のとおりです。

• Prince2 2017 - Foundation

• Prince2 2017 - Practitioner

• Prince2 Agile - Foundation

• Prince2 Agile - Practitioner

費用は$550から$1000で、講座とレベルによって異なります。Prince2の認定資格の詳細はこちらをご覧ください。

まとめ

Prince2は、現在利用できる特に強力な管理ツールの1つですが、正しく使わなければ成果は出ません。7つの原則を意識し、すべての手順に従うことが重要です。成功を願っています！