Câmera ligada ou desligada? A etiqueta em reuniões, explicada

Junto com os impactos políticos, econômicos e sociais sem precedentes da pandemia, passamos a nos preocupar com várias coisas que, há alguns anos, seriam consideradas de nicho. Uma delas é o que se chama de "etiqueta do Zoom": um novo conjunto de regras e normas sociais para interagir em videochamadas. Antes da pandemia, poucos gestores pensavam muito nesse assunto. Quando as pessoas estavam focadas em formas de melhorar a comunicação da equipe remota, elas tendiam a se preocupar mais em ter as ferramentas de trabalho remoto certas do que em orientar a equipe sobre como se comportar em videochamadas. Agora, porém, os líderes não podem se dar ao luxo de ignorar a importância das reuniões por vídeo e a importância de como os membros da equipe se comportam nelas. Um dos temas mais importantes, polêmicos e delicados da etiqueta do Zoom é quando usar a câmera. Alguns gestores exigem que a equipe use a câmera o tempo todo nas videochamadas; outros adotam uma abordagem mais flexível e deixam a equipe decidir quando e onde usar o vídeo.  Nenhuma das abordagens está errada, mas as organizações precisam pensar com cuidado sobre onde e quando pedir que a equipe ligue o vídeo. Neste artigo, vamos ajudar você a decidir exatamente isso.

Criando conexão

Para criar uma estratégia eficaz sobre como as suas equipes remotas vão usar o vídeo, ajuda imaginar como seria um sistema de comunicação "perfeito".  Para a maioria das equipes, isso significaria trabalhar lado a lado – de preferência no mesmo prédio – e ter acesso imediato e fácil à comunicação presencial. Para a maioria das pessoas, isso soa muito familiar – era como trabalhávamos cem anos atrás, na época antes da COVID. Infelizmente, todos precisamos nos acostumar a um novo ambiente, mas é importante reconhecer que os velhos hábitos ainda trazem enormes benefícios. As reuniões no Zoom são, no nível mais fundamental, uma forma de simular o tipo de interação presencial em que os negócios se baseiam. Na verdade, a maioria dos softwares de trabalho remoto se inspira nos ambientes tradicionais de escritório, e muitas ferramentas de colaboração para equipes remotas reproduzem recursos essenciais do escritório moderno, como "salas" para socializar e a possibilidade de compartilhar a tela. Tudo isso é uma forma de dizer que, idealmente, toda a equipe teria o vídeo ligado o tempo todo nas chamadas do Zoom. Chegar a isso, segundo a psicóloga do trabalho Lou Banks, forma equipes mais fortes, porque "como seres humanos, estamos programados para nos conectar, e qualquer forma de desconexão nos causa dor social", disse ela. "Desligar a câmera é um sinal claro de desconexão e muitas vezes vem acompanhado do medo de não conseguir ver se as pessoas estão interessadas e engajadas com o que veem e ouvem."

Cansaço de vídeo

Dito isso, é importante que os gestores de equipes remotas reconheçam que há muitos motivos pelos quais os funcionários hesitam em ligar a webcam. O mais óbvio é a simples timidez – muita gente se sente desconfortável em reuniões presenciais em geral, e isso pode piorar com a sensação de que a sua imagem está sendo transmitida pelo mundo para todos os colegas verem. Além desse motivo, porém, há vários outros fatores que desestimulam a equipe a usar o recurso de vídeo disponível. Um deles é o medo de passar vergonha.  Os membros mais juniores da equipe, em especial, podem ter receio de mostrar aos gestores seniores como é o apartamento deles, principalmente se dividem a casa com outras pessoas. Quem tem família pode se sentir igualmente constrangido se os filhos entrarem no enquadramento ou se precisar cuidar de uma emergência com as crianças no meio da reunião. A questão é como fazer isso e, ao mesmo tempo, respeitar os medos e as preocupações dos membros da sua equipe.

Construindo confiança

Como gestor, os fatores acima indicam que você provavelmente vai tentar incentivar os funcionários remotos a ligar a câmera. Ouvimos falar de algumas empresas – que não vamos nomear aqui – que adotam uma abordagem legalista e exigem que os funcionários liguem a câmera. Nem é preciso dizer que essa abordagem é muito problemática. Forçar os membros da equipe a fazer algo contra a vontade tende a gerar ressentimento, e não uma comunicação respeitosa. Em vez disso, os gestores devem focar no valor das ferramentas de trabalho remoto para ajudar a sua equipe, mostrando aos funcionários o valor das reuniões com vídeo e trabalhando para reduzir o medo de constrangimento que eles possam ter. Há várias formas de fazer isso. 1. Deixe as expectativas claras. A primeira e mais óbvia é deixar claras as suas expectativas – os funcionários devem usar o vídeo sempre que possível – e, ao mesmo tempo, reconhecer como isso pode ser desconfortável. Você pode, por exemplo, pedir com gentileza que os membros da equipe liguem o vídeo se se sentirem à vontade, e deixar que os mais corajosos incentivem os colegas mais reservados a compartilhar a imagem também. 2. Reaja da maneira certa a momentos constrangedores.  Se ocorrer um momento constrangedor – como uma criança entrando no vídeo –, é importante reagir da maneira certa. Você constrói confiança quando impede que as pessoas peçam desculpas porque o cachorro ou o filho apareceu na imagem. 3. Explique por que você usa vídeo.  Reserve um tempo para explicar aos funcionários por que você acha que usar vídeo é importante. Alguns membros da equipe podem achar que você quer que usem vídeo para "vigiá-los", mas isso dificilmente é verdade – em ambientes remotos, os gestores valorizam as videochamadas porque elas facilitam a comunicação e criam uma conexão mais genuína entre os membros da equipe. Explicar isso ajuda bastante a desfazer mal-entendidos. Da mesma forma, muitos membros da equipe podem estar preocupados com as consequências mais sérias de ligar o vídeo. No último ano, houve muitas histórias sobre a quantidade de informações pessoais que podem ser coletadas a partir de uma imagem de vídeo, e os funcionários que, com razão, querem proteger a privacidade online podem evitar videochamadas o máximo possível. Todos esses medos e preocupações são, claro, justificados. No entanto, também é importante reconhecer que dar a eles prioridade demais na sua organização, deixando que ditem como você conduz reuniões virtuais, pode ser ir um pouco longe demais. Chamadas do Zoom sem vídeo permitem vários comportamentos que seriam totalmente inaceitáveis numa reunião presencial – como olhar o celular ou até dar uma escapada escondida ao banheiro – e, por isso, devem ser evitadas sempre que possível.

Quando pegar o telefone

Por último, mas não menos importante, você deve analisar como usa as reuniões por vídeo em si. Embora seja importante que a equipe se encontre cara a cara (ou o mais próximo disso possível) de vez em quando, você não precisa usar o Zoom para a maior parte da comunicação cotidiana da sua equipe. Na verdade, a onipresença dos softwares de vídeo teve um efeito curioso na comunicação empresarial: ela ofuscou o papel do que já foi o dispositivo mais útil que existe – o simples telefone celular.  Como vários grandes líderes empresariais apontaram recentemente para nós, muitas organizações hoje ignoram o valor de uma simples ligação. Usar um sistema telefônico tradicional pode ter várias vantagens importantes sobre as reuniões por vídeo – é mais rápido de configurar, menos formal e pode ser feito enquanto você está no jardim ou no metrô. E, ao usar o canal de comunicação certo para cada conversa, você ajuda a combater a "fadiga do Zoom" que afeta muitos membros da equipe neste momento.

Então, câmera ligada ou desligada?

No fim das contas, uma equipe que usa bem as reuniões por vídeo é uma equipe forte. O bate-papo por vídeo não só ajuda a criar laços entre os membros da equipe, como também torna a comunicação mais eficaz. É por isso que, na nossa pesquisa sobre trabalho remoto de 2020, tantos gestores destacaram a importância das videochamadas para o futuro dos negócios. E é também por isso que você não pode deixar os membros da equipe desligarem o vídeo nas reuniões mais importantes. Este texto foi escrito por Nahla Davies. Nahla é uma escritora do Brooklyn, em Nova York, que trabalha com clientes corporativos do mundo todo desenvolvendo protocolos e boas práticas de RegTech desde 2015. Ela compartilha suas ideias em nahlawrites.com. Siga a Nahla no LinkedIn.