Guia de gerenciamento estratégico de projetos: benefícios, software e boas práticas

Sem olhar para os objetivos do negócio e definir uma estratégia de longo prazo, os projetos podem sair do trilho e fugir completamente do escopo. O gerenciamento estratégico de projetos é um processo essencial para manter a empresa no caminho certo e ajudá-la a planejar, executar e controlar seus projetos.

O gerenciamento estratégico de projetos consiste em alinhar os projetos à estratégia geral da empresa para alcançar as metas organizacionais com eficácia. Para ter sucesso, é preciso uma abordagem sistemática, com boas práticas, metodologias e ferramentas que garantam o êxito dos projetos.

Este guia mostra os benefícios do gerenciamento estratégico de projetos, as boas práticas e as ferramentas de software que ajudam você a gerenciar seus projetos com eficiência.

Por que usar o gerenciamento estratégico de projetos na sua empresa?

Como dono de uma empresa, você faria de tudo para mantê-la bem-sucedida e lucrativa. Afinal, se ela não for nenhuma das duas coisas, qual é o sentido de ter um negócio?

No entanto, para crescer e continuar (ou passar a ser) lucrativo, você precisa gerenciar bem todos os seus projetos, além de escalar e mudar de rumo quando necessário. É aí que entra o gerenciamento estratégico de projetos.

O gerenciamento estratégico de projetos foca a visão geral de que falamos antes e as metas que precisam ser alcançadas. Esse tipo de estratégia foca metas de longo prazo e não as tarefas do dia a dia. Ela envolve criar um plano, definir objetivos e monitorar e controlar o progresso.

Benefícios do gerenciamento estratégico de projetos

Se você não usa o gerenciamento estratégico de projetos porque acha que o negócio vai bem e todas as métricas estão sendo batidas, pense de novo. Ele traz muitos benefícios que você pode estar perdendo por não aplicá-lo agora. Veja alguns deles:

Melhor alinhamento com as metas do negócio: o gerenciamento estratégico de projetos ajuda a alinhar as metas dos projetos aos objetivos gerais da empresa, garantindo que cada projeto contribua diretamente para o sucesso da organização.

Comunicação mais eficaz: esse tipo de acompanhamento operacional facilita a comunicação entre as partes interessadas do projeto e os membros da equipe, criando uma visão compartilhada e o compromisso de alcançar objetivos comuns.

Mais eficiência: com uma abordagem estruturada, todos ficam na mesma página e a equipe se alinha para alocar melhor os recursos e tomar decisões. O resultado é mais eficiência e produtividade.

Melhor gerenciamento de riscos: com uma abordagem estratégica, os gerentes de projeto podem identificar possíveis riscos logo no início e adotar medidas imediatas para reduzir o impacto no resultado do projeto.

Melhores resultados nos projetos: usado corretamente, o gerenciamento estratégico de projetos leva a resultados melhores. Esses resultados positivos vêm do acompanhamento das tarefas e da garantia de que os projetos sejam concluídos no prazo, dentro do orçamento e para a satisfação de todas as partes interessadas.

5 etapas essenciais do gerenciamento estratégico de projetos

Se você já viu um projeto se perder em detalhes e ter dificuldade para voltar ao rumo, é sinal de que nem todas as etapas do gerenciamento de projetos foram seguidas. Erros de percurso são comuns, mas, se você seguir um conjunto definido de etapas em cada projeto, terá mais sucesso no longo prazo.

Estas não são todas as etapas de um projeto de sucesso, mas estão entre as mais importantes e são boas práticas que você pode aplicar para obter os melhores resultados.

1. Defina objetivos claros: antes de iniciar qualquer projeto, defina objetivos claros e alinhe-os à estratégia geral da empresa.

2. Desenvolva um plano de projeto: um plano bem elaborado garante que todas as partes interessadas estejam na mesma página e que cada pessoa conheça seu papel e suas responsabilidades.

3. Estabeleça um plano de comunicação: a comunicação é a chave para o sucesso do gerenciamento de projetos. Crie um plano que mantenha todas as partes interessadas informadas sobre o progresso, as mudanças e os riscos do projeto.

4. Gerencie os riscos: identifique possíveis riscos logo no início e crie um plano de gerenciamento de riscos para minimizar o impacto no resultado do projeto.

5. Monitore e controle o progresso: acompanhe o progresso do projeto com regularidade e faça os ajustes necessários para mantê-lo no rumo.

Como os projetos se ligam ao plano estratégico?

Um dos erros mais comuns dos donos de empresas é esquecer de alinhar projetos específicos ao plano estratégico da companhia. Quando as pessoas sabem por que suas tarefas são importantes e qual é o papel delas na missão da empresa, ficam mais motivadas e animadas para cumprir a meta do projeto.

Esse erro costuma acontecer porque os líderes têm uma visão, mas encontram dificuldade para comunicá-la ao restante da equipe. Às vezes, o problema tem muito a ver com o estilo de liderança da pessoa; outras vezes, basta melhorar a comunicação remota. É fundamental ter um gerente de projeto que faça a ponte entre o plano estratégico e a execução.

O papel dos gerentes de projeto no alinhamento entre projetos e plano estratégico 

Os gerentes de projeto são responsáveis por transformar as metas estratégicas da empresa em objetivos de projeto alcançáveis, garantindo que as atividades e as entregas contribuam para a estratégia geral da organização.

Uma empresa que tem dificuldade para mostrar às partes interessadas como os projetos se ligam ao plano estratégico pode superar esse problema com um plano de comunicação claro e a ajuda de ferramentas inteligentes.

Veja o exemplo do Hive Goals, uma solução dentro do aplicativo que faz exatamente isso de forma eficaz, automatizada e precisa. Basta definir suas metas e escolher como quer medi-las, para que as equipes saibam o que se espera do desempenho delas.

Você pode acompanhar o progresso com base em:

• Ações concluídas

• Status das submetas

• Valores numéricos

Para saber o tempo total gasto em um projeto, use o controle de tempo da Hive. Esse recurso permite registrar quanto tempo uma tarefa leva para ser concluída. A Hive deixa você escolher entre registrar o tempo automaticamente ou manualmente por ação. Ative o cronômetro no cartão de ação para que ele registre o tempo para você, ou adicione o tempo no fim do dia, da semana ou do mês.

Com o Hive Goals, você também pode:

• Criar uma, dez, vinte ou mais metas para a sua equipe, para que todos entendam para o que estão contribuindo.

• Centralizar e automatizar o acompanhamento e os relatórios de metas.

• Trazer dados de outros sistemas para a Hive e simplificar as operações e os relatórios.

• Compartilhar suas metas, atribuí-las aos colegas certos, acompanhar a atividade e definir um prazo.

• Entender como a sua equipe e a organização estão avançando em direção a uma meta ou a um conjunto de metas.

• Indicações por cores facilitam ver o que está "no caminho certo".

• Na hora de revisar progresso, conquistas e resultados, exportar todas as informações relevantes é fácil.

Há muito mais que você pode fazer pelo sucesso do seu negócio quando alinha o plano estratégico aos projetos.

Melhor software para gerenciamento estratégico de projetos

Do acompanhamento da comunicação ao monitoramento do andamento do projeto, um plano estratégico bem-sucedido tem muitas peças em movimento. Para evitar que os projetos saiam do trilho e do escopo, e que você acabe pagando duas vezes pelo mesmo projeto, você precisa de um software de planejamento estratégico que mantenha tudo em dia e com responsáveis definidos. Algumas das melhores ferramentas para acompanhar seus projetos:

1. Hive

A Hive é um software de gerenciamento de projetos poderoso, feito por usuários, para usuários. Ela tem recursos e ferramentas avançados para ajudar os gerentes a acompanhar todas as tarefas e peças em movimento dos projetos estratégicos. Com a Hive, você colabora com a equipe, gerencia tarefas, controla o tempo e monitora o progresso dos projetos. Os recursos de colaboração da Hive também permitem que as empresas trabalhem com suas equipes sem atritos, compartilhem arquivos e se comuniquem com eficácia.

Com o Hive Goals, a ferramenta de definição de metas integrada ao aplicativo, você acompanha o progresso rumo às metas do negócio e integra a Hive a outras plataformas para garantir que está focando as iniciativas estratégicas e maximizando a eficiência de todas as equipes. Além de poderosa, a Hive é intuitiva e fácil de usar, o que a torna a plataforma de produtividade ideal para as necessidades estratégicas de empresas de todos os tamanhos. Comece hoje um teste gratuito de 14 dias da Hive. 

2. Asana

Asana é uma ferramenta popular de gerenciamento de projetos, com uma série de recursos para ajudar você a gerenciá-los com eficiência. Tem uma interface muito amigável e reúne tudo o que é preciso para acompanhar projetos e conversar com a equipe em tempo real. Na Asana, você cria e atribui tarefas, define prazos e acompanha o progresso. Ela também oferece relatórios personalizáveis, que você pode ajustar às suas necessidades.

3. ClickUp

Esta é outra plataforma excelente para o gerenciamento estratégico de projetos. O ClickUp também oferece modelos de projeto, que as empresas usam para criar novos projetos de forma rápida e fácil. Esses modelos ajudam as empresas a começar seus projetos logo, sem muito planejamento e preparação.

Além do gerenciamento de tarefas e dos modelos de projeto, o ClickUp oferece calendários e ferramentas de controle de tempo. Elas ajudam as empresas a organizar suas agendas e a acompanhar o tempo gasto nas tarefas, algo essencial para um gerenciamento de projetos eficaz.

4. Monday.com

Com sua interface amigável e intuitiva, o ambiente colaborativo do monday.com permite que os membros da equipe atribuam tarefas, estabeleçam planos de projeto, definam prazos e dependências, se comuniquem em tempo real, compartilhem arquivos e muito mais. O monday.com oferece recursos de produtividade para simplificar fluxos de trabalho, melhorar a colaboração entre equipes e otimizar a gestão de tempo e de recursos.

5. Wrike

A Wrike é uma empresa de gerenciamento de projetos com recursos completos para o acompanhamento estratégico de projetos. Ela tem controle de tempo integrado, relatórios avançados e recursos de gestão de recursos, o que a torna mais adequada para equipes maiores que trabalham com projetos complexos e de várias etapas. A Wrike também oferece diversas integrações com outras ferramentas, como sistemas de CRM, ERP e BI. Isso ajuda as equipes a simplificar o fluxo de trabalho e a automatizar tarefas, sem perder o foco nas metas e nos projetos estratégicos. A Wrike tem um plano gratuito com recursos limitados. O plano mais popular começa em US$ 24,80 por mês/usuário, mas você encontra ótimos recursos em um nível inferior, chamado "Team", por US$ 9,80 por mês/usuário.

6. Nifty

O Nifty é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que pode ajudar no planejamento estratégico, com recursos como ferramentas de colaboração, acompanhamento de marcos, automação de fluxos de trabalho, painéis personalizáveis e várias visualizações.

Em comparação com outras ferramentas de gerenciamento de projetos, como a Hive, o Nifty tem uma integração inicial complicada, o que pode criar uma curva de aprendizado longa para equipes sem muito conhecimento técnico ou novas em plataformas de gerenciamento de projetos. O Nifty também não tem muitos recursos, como tarefas recorrentes e opções de data de entrega. O plano gratuito do Nifty oferece usuários ilimitados e 100 MB de armazenamento, mas limitado a 2 projetos. Se você precisar de mais flexibilidade, o software tem cinco níveis pagos diferentes, com planos a partir de US$ 9 por usuário por mês.

6. Trello

Com a definição clara dos objetivos, você pode desenvolver um plano de projeto no Trello criando quadros que ajudam a comunicação interna. A plataforma tem modelos que ajudam a gerenciar riscos e a acompanhar o progresso dos projetos. Mais conhecido pela visualização em quadro, o Trello não é tão flexível quanto outros softwares para gerenciar projetos, como a Hive, mas oferece duas visualizações adicionais: lista e cartão.

Outra desvantagem do Trello é a capacidade limitada de relatórios e de gerenciar projetos complexos. Por exemplo, nessa plataforma você não consegue criar roadmaps, revisar iterações nem vincular tarefas específicas a subtarefas. O Trello tem um plano gratuito e um plano limitado para pequenas equipes por US$ 6 por usuário ao mês.

O gerenciamento estratégico de projetos é essencial para que as organizações alcancem seus objetivos de negócio com eficácia. Ao aplicar boas práticas e usar as ferramentas de software certas, os gerentes de projeto conseguem gerenciar projetos com sucesso e garantir que sejam concluídos no prazo, dentro do orçamento e para a satisfação de todas as partes interessadas.