Aufgaben priorisieren: der ultimative Leitfaden

Seien wir ehrlich: Wir alle haben mehr auf dem Tisch, als wir tatsächlich schaffen können. Unsere To-do-Listen werden selten vollständig abgehakt (um ehrlich zu sein: Auf meiner Hive To-do-Liste stehen jederzeit über 60 Aktionen). Und in den seltenen Momenten, in denen endlich alles erledigt ist, ist das ein echter Erfolg.

Wie arbeiten wir uns also erfolgreich durch all diese To-do-Listen, ohne etwas fallen zu lassen? Die Antwort heißt Priorisierung. Ob es um große Vorhaben geht oder um den ganz normalen Arbeitsalltag: Aufgaben zu priorisieren ist unverzichtbar. Wir alle haben 24 Stunden am Tag. Entscheidend ist, wie wir diese Zeit nutzen und wofür wir sie einsetzen.

Was ist Priorisierung?

Priorisierung bedeutet, die relative Wichtigkeit oder Dringlichkeit einer oder mehrerer Sachen zu bestimmen. Einfacher gesagt: Sie finden die wichtigsten Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste, heben sie hervor und bringen sie in eine Reihenfolge nach Wichtigkeit. Wenn Sie jede Aufgabe einordnen, sehen Sie, was zuerst erledigt werden muss, was dringender ist und was bei Bedarf warten kann.

Die meisten von uns verbringen zu viel Zeit mit dem, was dringend ist, und zu wenig mit dem, was wichtig ist.  - Stephen R Covey

Bei den Aufgaben, die Sie verwalten möchten, gibt es 4 verschiedene Kategorien. Die erste sind Einzelaufgaben, also Dinge, die einmal anfallen. Wiederkehrende Aufgaben bilden die zweite Gruppe. Sie fallen regelmäßig und wiederholt an. Die dritte Kategorie sind Projekte, also größere einmalige Vorhaben. Die vierte und letzte Kategorie sind Probleme: Sie tauchen plötzlich auf und müssen sofort gelöst werden. Problem-Aufgaben haben meist Vorrang vor allem anderen. Wie Sie die übrigen Aufgaben ordnen, bleibt Ihrem persönlichen Geschmack überlassen.

Wissenschaftliche Vorteile der Priorisierung

Der präfrontale Kortex ist ein Teil unseres Gehirns, der für viele Funktionen zuständig ist, vom Anpassen des Verhaltens über emotionale Reaktionen bis hin zur Priorisierung. Der präfrontale Kortex ist mit Aufgabenbereichen verbunden, die man „exekutive Funktionen“ nennt. Sie werden beschrieben als „Kontrolle über kurzsichtiges und reflexhaftes Verhalten“. Zu den Aufgaben des präfrontalen Kortex gehören Planen, Entscheiden und Problemlösen – allesamt zentrale Bestandteile der Priorisierung. Warum ist es wichtig, diesen Teil des Gehirns beim Priorisieren einzusetzen? Dafür gibt es einige Gründe. Erstens hilft Priorisierung, Stress abzubauen. Wenn Sie einen Schlachtplan für sich skizziert haben, sinkt das Stresslevel. Außerdem wird geschätzt, dass 25 % unseres Glücks davon abhängen, wie gut wir mit Stress umgehen. Je mehr wir also priorisieren und planen, desto glücklicher können wir sein. Priorisierung ist auch deshalb so wertvoll, weil sie Menschen motiviert, die Aktionen auf ihrer To-do-Liste abzuschließen, und langfristig Flexibilität schafft. Wenn Sie fünf bis zehn Aktionen haben, die Sie an einem Tag erledigen müssen, sind Sie viel motivierter, sie durchzuarbeiten und abzuhaken, statt sie in den nächsten Tag zu schieben. In Hive liebe ich es, Dinge von meiner Liste abzuhaken und in den Bereich „Erledigt“ meines Kanban-Boards zu verschieben – das ist ein tolles Gefühl. Und schließlich spart Priorisierung Zeit. Wenn alle Ihre Aufgaben ordentlich nach Wichtigkeit sortiert sind, wechseln Sie schnell von einer zur nächsten. Sie müssen sich nicht den Kopf darüber zerbrechen, womit Sie anfangen oder in welcher Reihenfolge Sie arbeiten sollen. Das spart wertvolle Zeit und mentale Energie.

So priorisieren Sie Aufgaben

Für viele Menschen beginnt die Priorisierung im Job schon beim Betreten des Büros. Starten Sie Ihren Tag also mit einem Blick auf die Aufgaben, die Ihnen persönlich zugewiesen sind. Lassen Sie sich nicht überwältigen und reden Sie sich nicht ein, dass Sie das an einem einzigen Tag nicht schaffen. Statt negative Gedanken zuzulassen, fangen Sie an zu planen. Es gibt mehrere Wege, mit dem Priorisieren zu beginnen. Der erste führt über Stift und Papier. Nehmen Sie ein Notizbuch oder ein Blatt Papier und schreiben Sie alle Aufgaben auf, die Sie bis zum Ende des Tages erledigen müssen. Atmen Sie danach tief durch und lesen Sie alles noch einmal durch. Eine Alternative, und oft die effizientere Methode, ist eine Plattform für das Aufgabenmanagement wie Hive. Wenn Sie ein Tool wie Hive nutzen, sind alle Ihre täglichen To-dos bereits in der Plattform hinterlegt. Sie warten auf Sie, sobald Sie ins Büro kommen, samt Details zum übergeordneten Projekt oder zur Kampagne. Der beste Weg, in Hive Aufgaben zu priorisieren: Geben Sie den Aufgaben, die Sie HEUTE erledigen MÜSSEN, das Fälligkeitsdatum „Heute“ und verschieben Sie alle anderen auf später in der Woche oder im Monat. In Hive können Sie sich außerdem „Zukünftige“ und „Erledigte“ Aufgaben ansehen. So behalten Sie den Gesamtfortschritt des Projekts im Blick und erkennen, wo künftig neu priorisiert werden muss.

Jetzt haben Sie die ultimative Liste aller Aufgaben, die erledigt werden müssen. Als Nächstes legen Sie für jede einzelne Aufgabe die Priorität fest. In Hive geht das ganz einfach auf der Aktionskarte. Mit Stift und Papier markieren Sie die Aufgabe farbig, versehen sie mit einem Stern oder schreiben sie an den Anfang Ihrer Liste. So wissen Sie sofort, welche Aufgabe zuerst erledigt werden muss.

Wenn Sie eine genauere Methode zum Priorisieren brauchen, nutzen Sie Priorisierungsmatrizen und andere Tools, um einen perfekten Plan für den Tag zu erstellen.

Techniken zur Priorisierung von Aufgaben 

Meister der Priorisierung haben einige Tricks und Techniken entwickelt, um diese Kunst zu beherrschen. Diese Methoden helfen Ihnen, Aufgaben in Ihrem Leben zu priorisieren. Im Folgenden stellen wir einige der besten Tricks und Techniken vor, mit denen Sie das volle Potenzial der Priorisierung ausschöpfen.

MoSCoW

[caption id="attachment_5068" align="aligncenter" width="754"] Bild: Pinterest.[/caption] Dai Clegg, ein Experte für Softwareentwicklung, entwickelte die MoSCoW-Technik während seiner Zeit bei Oracle. Sie gehört zu den beliebtesten Methoden der Priorisierung. Das Kürzel vereint vier Prioritätsstufen: Must-Do, Should-Do, Could-Do & Won't-Do.

1. Die erste Kategorie, Must-Do, umfasst die Aufgaben, die Sie nicht auslassen können und die am wichtigsten sind.

2. Als Nächstes folgt die Gruppe Should-Do. Sie enthält Punkte, die wichtig sind, aber nicht ganz so entscheidend wie die Must-Do-Aufgaben.

3. Could-Do-Aufgaben sind nett, spielen für größere Verbesserungen aber keine Rolle. Sie können sie ohne Sorge auslassen.

4. Zuletzt gibt es die Kategorie Won't-Do. Sie enthält nur Aufgaben, die Ihre Zeit nicht wert sind.

Schreiben Sie Ihre Aufgaben sorgfältig auf und ordnen Sie sie den Kategorien zu. Prüfen Sie danach jede Kategorie und achten Sie darauf, dass die enthaltenen Aufgaben zur Beschreibung passen.

Sortieren Sie die Liste nun nach Kategorie. Die Must-Do-Aufgaben stehen oben, danach folgen die Should-Do-Aufgaben und anschließend die Could-Do-Punkte. Arbeiten Sie die Aufgaben in dieser Reihenfolge ab. Behalten Sie zum Schluss die Won't-Do-Punkte im Auge und stellen Sie sicher, dass Sie damit keine Zeit verschwenden.

Profi-Tipp: Schließen Sie alle Aufgaben der ersten Kategorie ab, bevor Sie zur nächsten übergehen. Hetzen Sie nicht und bleiben Sie ruhig, wenn Sie die Aufgaben den einzelnen Gruppen zuordnen.

Kano-Modell

[caption id="attachment_5069" align="aligncenter" width="685"] Bild: Medium.[/caption] Das Kano-Modell (ausgesprochen „kah-no“) wurde von Noriaki Kano eingeführt. Es ist ein Ansatz, der auf den unterschiedlichen Stufen der Zufriedenheit von Nutzenden mit den Funktionen oder dem Verhalten eines Produkts beruht. Noriaki Kano veröffentlichte dieses Modell 1984.

Es gibt mehrere Wege, das Kano-Modell umzusetzen. Hier beschreiben wir die wirksamste Methode: Sie teilen die Punkte Ihres Backlogs in die Kategorien Must-Be, Attractive, One-Dimensional, Indifferent & Reverse ein.

Beachten Sie, dass diese Methode stark davon abhängt, vor dem Priorisieren Umfragen & Nutzerinterviews durchzuführen.

1. Als Erstes gibt es die Kategorie Must-Be. Sie ist ausschließlich für Aufgaben gedacht, die Sie erledigen müssen, um das übergeordnete Ziel zu erreichen. Ohne diese Pflichten kommen Sie nicht weiter.

2. Als Nächstes folgt die Gruppe One-Dimensional. Diese Kategorie enthält Punkte, die vielleicht nicht unverzichtbar sind, aber für Ihre Kundschaft attraktiv.

3. Attractive-Funktionen sind Dinge, die Ihrem Workflow zusätzliche Zufriedenheit bringen.

4. Alle Elemente, Ideen und Aufgaben mit der geringstmöglichen Wirkung gehören in die Kategorie Indifferent.

5. Alles, was lästig ist und das Gesamtergebnis negativ beeinflusst, legen Sie im Bereich Reverse ab.

Das Kano-Modell lässt sich auf den Alltag jedes Einzelnen anwenden. Es hilft beim Priorisieren von Aufgaben und beim Verständnis der Produktpriorisierung. Es richtet sich aber vor allem an Unternehmen und Firmen, die den Prozess rund um ein bestimmtes Produkt priorisieren möchten.

Bubble Sort

Bubble Sort ist eine Technik, bei der Sie die Wichtigkeit einer Aufgabe mit den anderen Punkten auf der Liste vergleichen. Dieser Zyklus läuft so lange, bis jede Aufgabe mit allen anderen Einträgen verglichen wurde. So können Sie die Liste nach der Wichtigkeit der einzelnen Aufgaben ordnen.

Legen Sie zunächst alle Aufgaben in zufälliger Reihenfolge nebeneinander auf einem Blatt Papier aus. Vergleichen Sie dann die ersten beiden Aufgaben und fragen Sie sich: „Welche Aufgabe ist wichtiger?“ Wählen Sie eine aus und schieben Sie sie nach links.

Vergleichen Sie danach die nächsten beiden Aufgaben und wählen Sie die mit der höheren Bedeutung. Diese Aufgabe rückt auf der Matrix nach links. Wiederholen Sie das, bis Sie das Ende der Liste erreichen.

Beginnen Sie dann wieder von vorn und stellen Sie die Wichtigkeit jeder Aufgabe erneut infrage. Prüfen Sie zum Schluss, ob alle kritischen Aufgaben links von den unwichtigsten Pflichten stehen.

Glückwunsch! Ihre Prioritäten sind jetzt von links nach rechts geordnet. Haken Sie die Aufgaben auf Ihrer Liste ab, sobald Sie sie erledigt haben.

Die besten Tools für die Priorisierung von Aufgaben

Sie kennen nun einige grundlegende Techniken. Eine weitere Möglichkeit, mit dem Priorisieren zu starten, ist eine Projektmanagement-Software oder eine Plattform für das Aufgabenmanagement. Hier sind einige gute Tools, mit denen Sie Priorisierung ernst nehmen können.

Hive

Hive ist ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool, mit dem Teams bei Google, Starbucks, Comcast und Toyota schnell vorankommen. Einer der größten Vorteile von Hive sind die flexiblen Projektansichten. Jedes Teammitglied arbeitet so, wie es am besten passt: im Kanban-Board, im Gantt-Diagramm, in der Portfolio-Ansicht, in der Kalenderansicht und mehr. Hive bietet außerdem über 1.000 Integrationen mit Tools wie Gmail, Salesforce, Zoom und Jira. Mit der Ansicht „Meine Aktionen“ in Hive sehen Sie auf einen Blick alle anstehenden Aufgaben, die in naher Zukunft fällig sind. Sie wechseln schnell zwischen Aufgaben, die heute, morgen, in den nächsten 7 Tagen, 2 Wochen oder 30 Tagen fällig sind. Diese integrierte Funktion von Hive zeigt Ihnen, was bald erledigt werden muss. So priorisieren Sie leichter und wählen die nächste Aufgabe aus. Testen Sie Hive 14 Tage kostenlos, und erfahren Sie, warum Tausende Teams mit Hive ihre Prioritäten im Griff behalten.

Trello

Trello ist ein weiteres beliebtes Tool für das Aufgabenmanagement. Funktionen und Oberfläche von Trello drehen sich um Kanban-Boards, einen Kernbestandteil der agilen Projektmanagement-Methode. Mit Kanban-Boards visualisieren Sie Ihren Workflow, indem Sie Aufgaben in verschiedene Kategorien oder Phasen einteilen. Ähnlich können Sie in Trello Karten und Tags passend zu Ihrer Strategie anlegen. Außerdem erhalten Sie intuitive Listen und farbige Labels. Wenn Sie Kanban-Boards nutzen möchten, aber leistungsstärkere Projektmanagement-Funktionen brauchen, schauen Sie sich Hive oder eine dieser anderen Trello-Alternativen an.

Asana

Mit Asana verwalten Sie Projekte, persönliche Aufgaben und Teams. Mit diesem Tool können Sie Aufgaben verwalten, Personen zuweisen und die Arbeit Ihres Teams nach Projekten priorisieren. Asana hat eine sehr benutzerfreundliche Oberfläche, die Ihnen und Ihrem Team zugutekommen kann, wenn Sie etwas für Einsteiger suchen. Weitere Projektmanagement-Tools mit ähnlichen Funktionen finden Sie in dieser Liste der besten Asana-Alternativen auf dem Markt.

Evernote

Sie wünschen sich etwas Einfaches, um Ihre Aufgaben zu ordnen und zu priorisieren? Als eines der beliebtesten Tools für Notizen auf dem Markt lässt Evernote Sie Aufgaben anlegen und direkt in Notizen verfolgen. Eine der besten Arten, Evernote zum Priorisieren zu nutzen, ist das Anlegen von „To-do“-Notizen: Sie listen wichtige Aufgaben auf und planen, womit Sie zuerst beginnen. Es gibt auch viele weitere Evernote-Alternativen (darunter Hive Notes!) mit derselben To-do-Listen-Funktion.

Priorisierung hilft Menschen auf der ganzen Welt, im Alltag Großes zu leisten. Sie schafft eine produktive Routine, die Leistung und Produktivität langfristig steigert. Mit den hier vorgestellten Tools und Techniken können Sie Ihr Leben insgesamt deutlich verbessern. Wer möchte das nicht?