Strategisches Projektmanagement: Vorteile, Software und Best Practices

Wenn Sie Ihre Unternehmensziele nicht im Blick haben und keine langfristige Strategie festlegen, können Projekte aus dem Ruder laufen und den Rahmen komplett sprengen. Strategisches Projektmanagement hilft Ihnen, Ihr Unternehmen auf Kurs zu halten und Projekte zu planen, umzusetzen und zu steuern.

Strategisches Projektmanagement richtet Projekte an der Gesamtstrategie des Unternehmens aus, um Unternehmensziele effektiv zu erreichen. Dafür braucht es einen systematischen Ansatz mit Best Practices, Methoden und Tools, die den Projekterfolg sichern.

Dieser Leitfaden zeigt die Vorteile des strategischen Projektmanagements, bewährte Vorgehensweisen und Software-Tools, mit denen Sie Ihre Projekte effektiv steuern.

Warum strategisches Projektmanagement für Ihr Unternehmen?

Als Unternehmerin oder Unternehmer tun Sie alles, damit Ihr Unternehmen erfolgreich und profitabel bleibt. Denn wenn es weder das eine noch das andere ist – wozu dann ein Unternehmen?

Um zu wachsen und profitabel zu bleiben (oder zu werden), müssen Sie jedoch alle Ihre Projekte erfolgreich steuern und unterwegs skalieren und umsteuern können. Hier kommt strategisches Projektmanagement ins Spiel.

Strategisches Projektmanagement konzentriert sich auf das große Ganze, das wir oben beschrieben haben, und auf die Ziele, die erreicht werden müssen. Diese Strategie richtet den Blick auf langfristige Ziele und nicht auf das Tagesgeschäft. Dazu gehören ein Plan, klare Zielvorgaben sowie die Überwachung und Steuerung des Fortschritts.

Vorteile des strategischen Projektmanagements

Vielleicht verzichten Sie darauf, weil Ihr Unternehmen gut läuft und Sie alle Kennzahlen erreichen. Denken Sie noch einmal nach: Strategisches Projektmanagement bringt viele Vorteile, die Sie verpassen, wenn Sie es nicht jetzt einführen. Zu den Vorteilen zählen:

Bessere Ausrichtung an den Unternehmenszielen: Strategisches Projektmanagement bringt Projektziele und übergeordnete Unternehmensziele in Einklang. So tragen Projekte direkt zum Erfolg des Unternehmens bei.

Bessere Kommunikation: Diese Art der operativen Nachverfolgung fördert die Kommunikation unter den Projektbeteiligten und Teammitgliedern. Das schafft ein gemeinsames Verständnis und die Verbindlichkeit, gemeinsame Ziele zu erreichen.

Mehr Effizienz: Ein strukturiertes Vorgehen sorgt dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind und das Team für eine bessere Ressourcenzuteilung und fundiertere Entscheidungen gut aufgestellt ist. Das steigert Effizienz und Produktivität.

Besseres Risikomanagement: Mit einem strategischen Ansatz kann die Projektleitung mögliche Risiken früh erkennen und sofort Maßnahmen ergreifen, um die Folgen für das Projektergebnis gering zu halten.

Bessere Projektergebnisse: Richtig eingesetzt, führt strategisches Projektmanagement zu besseren Ergebnissen. Diese entstehen, weil Aufgaben konsequent nachverfolgt werden und Projekte pünktlich, im Budget und zur Zufriedenheit aller Beteiligten abgeschlossen werden.

5 wichtige Schritte im strategischen Projektmanagement

Wer schon erlebt hat, wie ein Projekt sich in Details verliert und kaum wieder herausfindet, weiß: Es wurden nicht alle Schritte des Projektmanagements befolgt. Fehltritte gehören dazu. Wenn Sie aber bei jedem Projekt bestimmten Schritten folgen, sind Sie langfristig erfolgreicher.

Das sind nicht alle Schritte für ein erfolgreiches Projekt. Es gehört aber zu den wichtigsten Best Practices, mit denen Sie die besten Ergebnisse erzielen.

1. Klare Ziele definieren: Legen Sie vor jedem Projekt klare Ziele fest und richten Sie sie an der Gesamtstrategie des Unternehmens aus.

2. Projektplan erstellen: Ein gut ausgearbeiteter Projektplan sorgt dafür, dass alle Projektbeteiligten auf dem gleichen Stand sind und jede und jeder die eigene Rolle und Verantwortung kennt.

3. Kommunikationsplan aufstellen: Kommunikation ist entscheidend für erfolgreiches Projektmanagement. Mit einem Kommunikationsplan halten Sie alle Beteiligten über Fortschritt, Änderungen und Risiken auf dem Laufenden.

4. Risiken managen: Erkennen Sie mögliche Risiken früh und entwickeln Sie einen Risikomanagementplan, um ihre Folgen für das Projektergebnis gering zu halten.

5. Fortschritt überwachen und steuern: Prüfen Sie den Projektfortschritt regelmäßig und passen Sie bei Bedarf nach, damit das Projekt auf Kurs bleibt.

Wie sind Projekte mit dem strategischen Plan verknüpft?

Einer der häufigsten Fehler: Einzelne Projekte werden nicht am strategischen Plan des Unternehmens ausgerichtet. Wenn Mitarbeitende wissen, warum ihre Aufgaben wichtig sind und welche Rolle sie für die Mission des Unternehmens spielen, sind sie motivierter und engagierter, das Projektziel zu erreichen.

Dieser Fehler passiert oft, weil Führungskräfte zwar eine Vision haben, sie aber nur schwer an das restliche Team vermitteln. Manchmal liegt das stark am Führungsstil der Person, manchmal geht es nur darum, die Kommunikation im Remote-Team zu verbessern. Wichtig ist eine Projektleitung, die als Brücke zwischen strategischem Plan und Projektumsetzung dient.

Die Rolle der Projektleitung bei der Verbindung von Projekten und strategischem Plan 

Projektleiterinnen und Projektleiter übersetzen die strategischen Ziele des Unternehmens in erreichbare Projektziele. Sie stellen sicher, dass Projektaktivitäten und Ergebnisse zur Gesamtstrategie des Unternehmens beitragen.

Wenn ein Unternehmen den Beteiligten nur schwer zeigen kann, wie Projekte mit dem strategischen Plan zusammenhängen, helfen ein klarer Kommunikationsplan und smarte Tools.

Nehmen Sie zum Beispiel Hive Goals, eine Lösung direkt in der App, die genau das effektiv, automatisiert und präzise leistet. Sie legen Ihre Ziele fest und bestimmen, wie sie gemessen werden sollen. So wissen Ihre Teams, was von ihrer Leistung erwartet wird.

Ihren Fortschritt verfolgen Sie anhand von:

• Abgeschlossenen Aktionen

• Status von Unterzielen

• Zahlenwerten

Wenn Sie wissen möchten, wie viel Zeit insgesamt in ein Projekt fließt, nutzen Sie die Zeiterfassung von Hive. Damit erfassen Sie, wie lange eine Aufgabe dauert. In Hive wählen Sie, ob die Zeit pro Aktion automatisch oder manuell erfasst wird. Aktivieren Sie den Timer in Ihrer Aktionskarte, damit er die Zeit für Sie misst, oder tragen Sie sie am Ende des Tages, der Woche oder des Monats nach.

Mit Hive Goals können Sie außerdem:

• Ein, zehn, zwanzig oder mehr Ziele für Ihr Team anlegen, damit alle verstehen, wozu sie beitragen.

• Zielverfolgung und Reporting zentralisieren und automatisieren.

• Daten aus anderen Systemen in Hive übernehmen, um Abläufe zu optimieren und das Reporting zu vereinfachen.

• Ihre Ziele teilen, sie passenden Teammitgliedern zuweisen, Aktivitäten verfolgen und sich selbst eine Deadline setzen.

• Nachvollziehen, wie Ihr Team und Ihr Unternehmen bei einem einzelnen Ziel oder einer Reihe von Zielen vorankommen.

• Farbmarkierungen zeigen auf einen Blick, was „im Plan“ ist.

• Wenn es Zeit ist, Fortschritte und Erfolge zu besprechen, exportieren Sie alle relevanten Informationen ganz einfach.

Wenn Sie Ihren strategischen Plan mit Ihren Projekten verknüpfen, können Sie für Ihren Unternehmenserfolg noch viel mehr erreichen.

Die beste Software für strategisches Projektmanagement

Von der Kommunikation bis zur Fortschrittskontrolle: Ein erfolgreicher strategischer Plan besteht aus vielen beweglichen Teilen. Damit Projekte nicht entgleisen und den Rahmen sprengen – Sie zahlen schließlich nicht für zwei Projekte –, brauchen Sie eine Software für strategische Planung, die Sie auf Kurs und in der Verantwortung hält. Zu den besten Software-Tools für strategisches Projektmanagement gehören:

1. Hive

Hive ist eine leistungsstarke Projektmanagement-Software, die von Nutzern für Nutzer entwickelt wurde. Sie bietet starke Funktionen und Tools, mit denen Führungskräfte alle Aufgaben und beweglichen Teile ihrer strategischen Projekte im Blick behalten. Mit Hive arbeiten Sie im Team zusammen, verwalten Aufgaben, erfassen Zeit und überwachen den Projektfortschritt. Die Kollaborationsfunktionen von Hive ermöglichen es Unternehmen außerdem, nahtlos im Team zusammenzuarbeiten, Dateien zu teilen und effektiv zu kommunizieren.

Mit Hive Goals, dem integrierten Tool zur Zielsetzung, verfolgen Sie den Fortschritt bei Ihren Unternehmenszielen. Außerdem binden Sie Hive an andere Plattformen an, damit Sie strategische Initiativen gezielt verfolgen und die Effizienz in allen Teams maximieren. Hive ist leistungsstark, zugleich intuitiv und einfach zu bedienen. Damit ist es die ideale Produktivitätsplattform für die strategischen Anforderungen von Unternehmen jeder Größe. Starten Sie noch heute Ihre kostenlose 14-Tage-Testphase mit Hive. 

2. Asana

Asana ist ein beliebtes Projektmanagement-Tool mit vielen Funktionen für die effektive Projektsteuerung. Die Oberfläche ist sehr benutzerfreundlich, und Asana bietet alles, um Projekte zu verfolgen und sich in Echtzeit mit Teammitgliedern abzustimmen. Mit Asana erstellen und weisen Sie Aufgaben zu, setzen Deadlines und verfolgen den Fortschritt. Außerdem bietet Asana anpassbare Berichte, die Sie auf Ihre Anforderungen zuschneiden können.

3. ClickUp

Auch das ist eine hervorragende Plattform für strategisches Projektmanagement. ClickUp bietet außerdem Projektvorlagen, mit denen Unternehmen schnell und einfach neue Projekte anlegen. Diese Vorlagen helfen Unternehmen, ohne aufwendige Planung und Vorbereitung in ihre Projekte zu starten.

Neben Aufgabenverwaltung und Projektvorlagen bietet ClickUp Kalender und Tools zur Zeiterfassung. Damit planen Unternehmen ihre Termine und erfassen die Zeit für Aufgaben, was für effektives Projektmanagement entscheidend ist.

4. Monday.com

Dank der benutzerfreundlichen, intuitiven Oberfläche entsteht bei Monday.com eine kollaborative Umgebung. Teammitglieder weisen Aufgaben zu, erstellen Projektpläne, setzen Fälligkeitstermine und Abhängigkeiten, kommunizieren in Echtzeit, teilen Dateien und mehr. Monday.com bietet Produktivitätsfunktionen, die Workflows optimieren, die teamübergreifende Zusammenarbeit verbessern und das Zeit- und Ressourcenmanagement unterstützen.

5. Wrike

Wrike ist ein Anbieter von Projektmanagement-Software mit umfassenden Funktionen für die strategische Projektüberwachung. Wrike hat integrierte Zeiterfassung, erweitertes Reporting und Funktionen für das Ressourcenmanagement. Damit eignet es sich besser für größere Teams mit komplexen, mehrstufigen Projekten. Wrike bietet zudem Integrationen mit anderen Tools, etwa CRM-, ERP- und BI-Systemen. So können Teams ihren Workflow optimieren und Aufgaben automatisieren und dabei ihre strategischen Ziele und Projekte im Blick behalten. Wrike hat einen kostenlosen Plan mit eingeschränktem Funktionsumfang. Der beliebteste Plan beginnt bei 24,80 $ pro Monat und Nutzer. Gute Funktionen gibt es aber auch in der günstigeren Stufe „Team“ für 9,80 $ pro Monat und Nutzer.

6. Nifty

Nifty ist ein Projektmanagement-Tool, das bei der strategischen Planung helfen kann. Es bietet Kollaborationstools, Meilenstein-Tracker, Workflow-Automatisierung sowie  anpassbare Dashboards und eine Vielzahl von Ansichten.

Im Vergleich zu anderen PM-Tools wie Hive ist das Onboarding bei Nifty umständlich. Das kann Teams, die nicht technikaffin oder neu bei Projektmanagement-Plattformen sind, eine lange Lernkurve bescheren. Bei Nifty fehlen außerdem viele Funktionen, zum Beispiel wiederkehrende Aufgaben und Optionen für Fälligkeitstermine. Der kostenlose Plan von Nifty bietet unbegrenzt viele Nutzer und 100 MB Speicher, ist aber auf 2 Projekte begrenzt. Wer mehr Flexibilität braucht, wählt unter fünf kostenpflichtigen Stufen. Die Preise beginnen bei 9 $ pro Nutzer und Monat.

6. Trello

Wenn Sie Ihre Ziele klar definiert haben, erstellen Sie in Trello einen Projektplan mit Boards, die Ihre interne Kommunikation unterstützen. Die Plattform bietet Vorlagen, mit denen Sie Risiken managen und den Fortschritt Ihrer Projekte verfolgen. Trello ist vor allem für die Board-Ansicht bekannt und für die Projektsteuerung weniger flexibel als andere Software wie Hive. Es bietet aber zwei weitere Ansichten: Listen- und Kartenansicht.

Ein weiterer Nachteil von Trello sind die begrenzten Reporting-Möglichkeiten und die eingeschränkte Eignung für komplexe Projekte. So können Sie auf dieser Plattform zum Beispiel keine Roadmaps erstellen, keine Iterationen prüfen und keine bestimmten Aufgaben Unteraufgaben zuordnen. Trello hat einen kostenlosen Plan und einen eingeschränkten Plan für kleine Teams für 6 $ pro Nutzer und Monat.

Strategisches Projektmanagement ist für Unternehmen unverzichtbar, um ihre Geschäftsziele effektiv zu erreichen. Mit Best Practices und der richtigen Software schließen Projektverantwortliche Projekte erfolgreich ab: pünktlich, im Budget und zur Zufriedenheit aller Projektbeteiligten.