6 formas de crear un lugar de trabajo híbrido desde cero

Seas director ejecutivo, profesional de recursos humanos o simplemente el líder de un equipo al que le encargaron coordinar el cambio a un modelo híbrido, es probable que muchas pequeñas empresas no sepan cómo crear su propio lugar de trabajo híbrido desde cero. Aquí encontrarás seis puntos clave para empezar a planificar una reapertura gradual.

1. Encuentra una oficina, pero hazlo con inteligencia

Para crear un lugar de trabajo híbrido, se supondría que, además de los distintos lugares remotos desde los que trabajará tu gente, también necesitas una oficina física para las interacciones en persona. Pero no te conformes con un pequeño espacio de WeWork ni con volver a la oficina abandonada que tenías antes de 2020. El mundo laboral del futuro no es uno en el que ocho horas de trabajo deban realizarse cinco días a la semana en un cubículo sofocante. Para encontrar tu oficina perfecta, primero debes definirla.

Empieza preguntándote por qué necesitas una oficina. Si es para dar presentaciones o hacer reuniones grupales, quizá lo mejor sea alquilar una sala de conferencias un par de días a la semana. Si es por la cultura de la empresa o para fortalecer los lazos del equipo, quizá te sirva un espacio de coworking económico con servicios divertidos. O tal vez, si todos prefieren trabajar desde casa y su productividad no ha bajado, no necesites una oficina permanente. Todo depende de las necesidades específicas de tu empresa, así que averigua cuáles son antes de firmar cualquier contrato de alquiler.

2. No descuides la programación de horarios

¡Trabajadores remotos, trabajadores de oficina y trabajadores híbridos, madre mía! Es un circo de tres pistas con tu personal, y tú eres el maestro de ceremonias agobiado en el centro, que se asegura de que todos los leones, equilibristas y payasos estén en el lugar correcto en el momento correcto. Una vez que hayas encontrado el mejor espacio de oficina para las necesidades de tu empresa, el siguiente paso es asegurarte de que todos sepan cuándo y por qué irán. No te preocupes, no es tan abrumador como parece si todos se mantienen organizados.

Una vez más, el primer paso es estar en sintonía con tu gente. Asegúrate de saber quién quiere ir a la oficina, con qué frecuencia quiere ir y cuánta gente habrá en tu espacio en cada momento, para poder aplicar protocolos seguros contra el COVID. Es probable que incluso necesites contratar a alguien como un “coordinador de oficina” que se asegure de que los horarios de todos estén en orden, ya que malabarear Google Calendars y cambios de último minuto puede abrumar a alguien que ya tiene otro rol. Hagas lo que hagas, mantén el proceso siempre organizado y ágil, porque la moral de tu equipo puede decaer si todo se vuelve demasiado caótico.

3. Escucha más de lo que hablas

Como en casi cualquier cambio que afecte a toda la empresa, debes asegurarte de que tu gente tenga la primera y la última palabra. Si tomas decisiones drásticas sin consultar a tus empleados, terminarás con un equipo descontento que se siente poco valorado y poco escuchado. No sabrás qué significa una integración híbrida ideal hasta que sepas qué consideran ideal tus empleados, así que si haces el proceso democrático, te ahorrarás mucha tensión en el futuro.

Empieza con una reunión general o un town hall, y comparte con todos un cronograma tentativo para el cambio al modelo híbrido. Puede que recibas quejas muy centradas en la persona que las plantea, y esas pueden pasar al coordinador de oficina para tenerlas en cuenta más adelante. Pero si tomas notas y revisas todos los comentarios después, quizá descubras que hay un patrón en el tipo de opiniones que recibes, y eso podría guiar tus decisiones sobre la reapertura.

4. Perfecciona tus estaciones de colaboración

Las oficinas abiertas están de moda, y parecen la opción perfecta para un equipo con distanciamiento social. Pero antes de lanzarte a un diseño de oficina abierta, recuerda que, en su mayoría, son una pesadilla para los empleados. En una encuesta reciente de Gensler sobre el lugar de trabajo, se descubrió que el 47 % de las personas quiere algún tipo de espacio de trabajo privado, pero el 69 % (antes del COVID) trabajaba en oficinas abiertas. La gente quiere escritorios asignados, no quiere compartir y, al mismo tiempo, quiere la oportunidad de socializar cuando sea necesario. Suena bastante simple, ¿verdad?

Este paso, mayormente lógico, es fácil de entender pero más difícil de implementar. Si tienes muchas reuniones, necesitas muchas salas de reuniones; si tus empleados manejan información sensible, necesitas privacidad y aislamiento acústico. Quizá no tengas opción, y una oficina abierta o escritorios sin asignar sean las únicas alternativas disponibles. Averigua qué no le gusta a tu equipo de ellos y mira si hay soluciones alternativas posibles.

5. Digitaliza tu espacio

Crear un espacio cómodo tanto para quienes trabajan de forma remota como para quienes van en persona puede ser una de las características más difíciles del cambio al modelo híbrido. Antes, solo conocíamos rostros en un proyector al fondo de una sala de conferencias. Y ahora que nos hemos vuelto tan avanzados tecnológicamente en casa, casi no sabemos cómo trasladar ese conocimiento a un espacio de trabajo digitalizado, eficiente y funcional. No relegues a tus compañeros a una computadora en un rincón, porque cuando termines la reunión, habrá conversaciones paralelas y preguntas de seguimiento que luego los harán sentir excluidos. Puedes encontrar formas creativas y económicas de incluir a tus colaboradores remotos en algo más que reuniones de una hora. Si el presupuesto de tu oficina no alcanza para la tecnología más avanzada, como un robot de teleconferencia con ruedas, siempre puedes optar por algo sencillo, como un iPad con un soporte rodante. Y si el video constante no es parte de la cultura de tu empresa, al menos asegúrate de que todos estén al tanto con actas, notas y sistemas de mensajería coordinados.

6. Invierte en los servicios necesarios

La última parte de una gran oficina no tiene que ver solo con la oficina en sí. Tiene que ver con todo lo que la acompaña, desde la máquina de café hasta la cerveza de barril. Se trata menos del tipo de trabajo que haces y más de los elementos divertidos de la vida en la oficina que quieras recuperar o replantear. Por primera vez desde la creación de tu empresa, puedes reinventar lo que significa trabajar en persona y, por lo tanto, lo que significa crear lazos como compañeros. Para lograrlo, necesitas saber exactamente qué haría que tus empleados sientan que pueden trabajar al máximo de sus capacidades.

Piensa en qué tipo de cultura de oficina quieres crear. Si tu oficina está formada sobre todo por millennials jóvenes, sanos y vacunados a quienes les encantan la cerveza de barril y las clases de spinning, busca una oficina con gimnasio en el edificio o uno al lado. Si tienes a muchos baby boomers en tu empresa, la encuesta de Gensler muestra que valoran el estacionamiento gratuito por encima de todo. Todas estas opciones y más te esperan en el nuevo mundo híbrido; solo tienes que ser lo bastante atento para considerar todas las posibilidades.

¡Tú puedes!

Aunque parezca repetitivo, cada punto lleva a lo mismo: si planeas tu reapertura pensando en tus empleados, asegurarás su salud, su felicidad y su lealtad. Sea cual sea tu próximo paso en el cambio al modelo híbrido, asegúrate de que tu equipo tenga voz. Cuanto más empoderados se sientan, y cuanto más sientan que tienen una participación en el futuro de la empresa, menos probable será que se agoten o acumulen resentimientos.

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