Cómo elegir la mejor frecuencia de reuniones para tu equipo

Ningún equipo de marketing digital se reunirá jamás para decir: “Muy bien, ya podemos dejar de optimizar. Estos buenos resultados durarán para siempre”. Eso se debe a que cumplir las metas trimestrales, dar un gran servicio al cliente y mejorar los procesos internos no son acciones que un equipo pueda marcar en una lista una sola vez y olvidarse para siempre.

Si fuera así, no harían falta las auditorías periódicas de redes sociales y de todo el sitio, el reentrenamiento del chatbot ni las nuevas encuestas a clientes. Los datos viejos y las reseñas positivas de hace cinco años serían todo lo que necesitarías para mantener el crecimiento del negocio. Pero, como todos sabemos, esa simplemente no es la realidad de las empresas B2B y B2C.

Para que una empresa prospere a largo plazo, sus equipos deben trabajar día tras día para mejorar los procesos, productos y servicios actuales. Si no avanzas constantemente hacia nuevas metas, el crecimiento se estanca y después cae por completo. No pasará mucho tiempo antes de que pierdas las ventajas competitivas que tienes sobre tus competidores.

Para encaminar a tu empresa hacia el éxito continuo, primero debes mejorar las operaciones internas. Y eso empieza con la frecuencia de reuniones de tu equipo. En esta guía te ayudaremos a determinar qué tan eficaz es tu frecuencia actual y compartiremos algunas buenas prácticas para sacar el mayor valor de las reuniones de equipo.

¿Es eficaz la frecuencia actual de reuniones de tu equipo?

Es totalmente posible que la mejor frecuencia de reuniones para tu equipo no sea la que tienes hoy. Te explicamos por qué.

A medida que tu equipo se expande y la empresa crece, las prioridades cambian de forma natural. Una reunión que hace tres años considerabas relevante y de alta prioridad quizá ya no sea tan importante. Tal vez tu equipo se haya triplicado y ya no alcance el tiempo para que cada persona informe su avance. Tal vez la reunión haya perdido con el tiempo su estructura y su propósito, y tu equipo se sienta desconectado.

Si prestas atención a un par de factores, puedes evaluar con regularidad si las reuniones de tu equipo son tan beneficiosas y necesarias como esperabas al principio.

Qué revelan estos factores sobre tus procesos actuales

Tiempo asignado vs. tiempo real

¿Sabías que los líderes suelen pasar entre el 35 % y el 50 % de su tiempo en reuniones y consideran que más de la mitad (67 %) de ellas son improductivas? Es innegable que las reuniones son necesarias para las empresas, pero no todas son necesarias ni beneficiosas para los equipos.

Una de las primeras señales de que la frecuencia de reuniones de tu equipo necesita un cambio es cuando algunas reuniones se pasan o no llegan al tiempo previsto. Pasarse del tiempo puede significar que las reuniones necesitan una mejor estructura, que se deben extender o que deben ocurrir con más frecuencia (por ejemplo, de mensual a semanal).

No llegar al tiempo previsto puede significar que las reuniones ocurren con demasiada frecuencia (por ejemplo, a diario en lugar de cada semana) o que simplemente no hay suficiente material para discutir. Si es lo segundo, quizá sea hora de eliminar esa reunión por completo.

Ánimo individual y del equipo

Determinar cuánto tiempo pasa tu equipo en reuniones cada semana es una excelente forma de empezar a descubrir qué funciona y qué no con tu frecuencia actual. Pero para estar seguro, debes ir directamente a la fuente: tu equipo.

¿Alguno de tus reportes directos o compañeros de equipo se siente desconectado del equipo o de la empresa en general? ¿Están las personas correctas en las reuniones? ¿El material que se trata en las reuniones es relevante y completo? Esta es tu oportunidad de hablar con cada miembro del equipo en privado y saber exactamente qué opina de las reuniones en cuestión.

Al hacerlo, también puedes descubrir qué cambios concretos puede hacer tu equipo de ahora en adelante para que todos los involucrados encuentren las reuniones interesantes, productivas y beneficiosas.

Cómo elegir la mejor frecuencia de reuniones para tu equipo

Mantenla mínima y esencial.

Ya sea que tu equipo haga las reuniones de forma virtual, en persona o de ambas formas, recomendamos un enfoque de “menos es más” al armar el calendario de reuniones. Te explicamos a qué nos referimos. La gran mayoría de los empleados usa el tiempo de las reuniones para soñar despierta (90 %) o ponerse al día con otro trabajo (73 %). Puede haber muchas razones, pero en el fondo todo se reduce a una perspectiva de lo esencial frente a lo no esencial.

Un enfoque de “menos es más” simplemente significa que identificas qué tipos de reuniones son más esenciales para tu equipo y con qué frecuencia deberían repetirse de manera realista. Quizá eso signifique reservar tiempo para reuniones individuales semanales, reuniones generales quincenales con tu departamento y reuniones trimestrales de revisión del negocio. Una vez que identifiques las reuniones de mayor prioridad, puedes reservar más tiempo para reuniones complementarias si hace falta.

Lo que más importa es que tu equipo esté bien informado y participe, pero sin saturarse de reuniones. Sobre todo con horarios de trabajo remoto y horarios de trabajo híbrido, puede aparecer el cansancio por Zoom y causar estragos en el ánimo del equipo.

Mantener tu lista de reuniones mínima y esencial es una excelente forma de asegurar que tu equipo aproveche al máximo el tiempo de las reuniones.

Define expectativas claras con tu equipo.

Cada reunión de la frecuencia de tu equipo debe tener un propósito y una agenda claramente definidos. Una de las mejores formas de lograrlo es con una herramienta para reuniones como Hive Notes. Hive Notes es una extensión gratuita de Hive que te permite crear agendas, compartirlas con los participantes y colaborar en ellas en tiempo real durante la reunión. Es una forma totalmente nueva de tomar notas de reuniones y asegurar que todos salgan con próximos pasos claros.

Hive Notes ahora también está disponible como aplicación en Zoom Marketplace. Esto significa que puedes acceder a todo el poder de Hive Notes dentro de tu ventana de Zoom. Es la forma más fácil de tomar notas en las reuniones de Zoom sin tener que alternar entre pantallas.

Tu equipo no solo debe ver el valor de cada reunión, sino también saber si se espera que contribuya y cómo. (Lo último que quiere cualquier miembro del equipo es tener que preparar una presentación con un aviso muy corto).

¿Algunas reuniones se harán exclusivamente por Zoom? ¿O los miembros del equipo tienen la opción de asistir en persona? Ten en cuenta que, según la ubicación y la configuración de cada miembro del equipo, quizá debas ajustar tus expectativas. La comunicación eficaz en equipos remotos implica entender las barreras y los obstáculos que tu equipo puede enfrentar y gestionar tus expectativas. Si el evento sigue un modelo de reunión híbrida, ¿cómo moderarán los líderes del equipo la reunión para asegurar que no se hable por encima de quienes trabajan de forma remota ni se los excluya de la conversación?

Estas son el tipo de preguntas que deberías poder responder mucho antes de que la reunión empiece. Si comunicas tus expectativas a los miembros del equipo, puedes asegurar que todos estén en la misma página.

Pide, escucha y aplica los comentarios de tu equipo.

La última, y quizá la más importante, forma de encontrar la mejor frecuencia de reuniones para tu equipo es hacer revisiones periódicas con ellos.

¿Las conversaciones durante las reuniones se desvían con demasiada frecuencia? ¿Algunas personas dominan la discusión? ¿Cada miembro del equipo siente que se valoran sus aportes?

Tus reuniones de equipo pueden tener una agenda clara (hablamos de hasta el minuto) y cubrir toda la información esencial que tu equipo necesita a diario, cada semana, cada mes o cada trimestre, pero siempre hay margen de mejora.

Es probable que tengas tus propios sesgos y puntos ciegos al dirigir una reunión. Al hablar con tu equipo en privado, saldrás de esa burbuja creada por ti y le darás a tu equipo la oportunidad de compartir comentarios que harán tus reuniones más efectivas y atractivas a largo plazo.

Esta es una publicación de una autora invitada, Mackenzie Scott. Mackenzie es redactora publicitaria en Soundstripe, una empresa de música de stock que ofrece a cineastas, creadores y anunciantes distintos géneros musicales para video, como música country y música de suspenso.

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