Por qué un "día sin reuniones" es esencial para la productividad

Si alguna vez te has preguntado cómo sería trabajar un día completo sin reuniones, el concepto de los "días sin reuniones" podría ser la respuesta a tus plegarias. Sin embargo, estos días no se tratan solo de eliminar reuniones: se tratan de cambiar la forma en que piensas sobre ellas. Los expertos Peter Docker, piloto, consultor y autor de Leading from the Jumpseat, y Tanvir Bhangoo, estratega de negocios, CEO y autor de The P.R.O. Business Mindset, opinan sobre cómo aprovechar esta tendencia y por qué es tan importante replantear las reuniones.

¿Qué es un día sin reuniones?

Un día sin reuniones es justo lo que suena: un día a la semana que bloqueas en tu calendario para concentrarte solo en tu propio trabajo, sin que las reuniones te interrumpan. Sin embargo, estos días no se tratan solo de tener tiempo libre. Son herramientas valiosas para conocer la cultura de la empresa y la filosofía de la organización en torno a las reuniones.

"Queríamos aumentar la productividad en general y resolver el hecho de que todos se sentían agotados por tantas reuniones", dice. "Al principio vimos que implementar un día sin reuniones solo hacía que la gente apretara todas sus reuniones en el resto de la semana, y eso los volvía aún menos productivos. Así que decidimos atender primero la causa de fondo: cambiar el comportamiento de las personas, de tener reuniones por costumbre a buscar resultados."

Este cambio de comportamiento incluyó herramientas de chat, reglas para programar reuniones y definir sus agendas, y mejores formas para que los equipos intercambien información, todo gracias a un día sin reuniones.

¿Por qué lo necesitas?

Quizá sientas que logras hacer suficiente durante el día, incluso cuando tienes algunas reuniones de vez en cuando. Pero las reuniones son un tema cargado en el futuro del trabajo, y puede que tengas, sin darte cuenta, una relación complicada con el efecto que tienen en tu productividad.

1. Estás saturado de reuniones

Una de las razones por las que quizá necesitemos días sin reuniones es que, en este punto de la pandemia, las reuniones dominan nuestros calendarios. Docker dice que el trabajo remoto ha traído más reuniones que nunca: un estudio de 2020 con 3.1 millones de personas en 16 ciudades del mundo encontró que la gente asistía a un 13 % más de reuniones, aunque cada una duraba, en promedio, 12 minutos menos.

Sobre por qué ocurre esto, Bhangoo agrega que, como ya no hay charlas rápidas ni conversaciones de pasillo al pasar por el escritorio de alguien, las conversaciones que antes eran espontáneas ahora son reuniones bloqueadas en el calendario.

Demasiadas reuniones pueden volverse monótonas y agotadoras, y se pueden perder intercambios importantes de información cuando una reunión sin sentido se siente igual que una importante.

2. Tu concentración se rompe

Otra forma en que las reuniones frenan la productividad es rompiendo tu ritmo e interrumpiendo tu manera de trabajar.

"Un factor clave de esta tendencia es la falta de flujo de información en los entornos virtuales", dice Bhangoo. "En una oficina, la información fluye con mucha más libertad y de forma natural. Por ejemplo, intercambiar ideas, consultar algo con tu jefe o dar una actualización rápida no requiere programar una reunión formal cuando estás en la oficina. Pero cuando todos trabajan de forma remota, casi siempre termina siendo una llamada en tu calendario."

"Por desgracia, las reuniones suelen verse como una interrupción, excepto por quienes las convocan", dice Docker.

Algunos investigadores dicen que la sensación de intentar recuperar el ritmo después de una reunión aburrida se llama 'síndrome de recuperación tras reuniones', y que las reuniones seguidas alargan el tiempo de recuperación. "Concentrarse requiere esfuerzo y energía, sobre todo con la cantidad de distracciones que nos rodean", agrega Bhangoo. "Además, las investigaciones muestran que tomar decisiones agota nuestra fuerza de voluntad. Más reuniones suelen significar más decisiones, así que llegamos fatigados al momento de enfocarnos en nuestro trabajo.

3. Tu mentalidad necesita un cambio

Los días sin reuniones también pueden ayudar a cambiar la relación conflictiva que muchas personas tienen con las reuniones y convertirlas en experiencias positivas y con sentido, en lugar de necesidades molestas.

"El tiempo es un recurso finito", agrega Docker. "Cuando decimos "sí" a una reunión, estamos diciendo "no" a muchas otras cosas que nuestra gente podría estar haciendo. Cada situación es distinta… el problema no es la reunión, sino la percepción de que no valoramos el tiempo de las personas."

Docker también dice que las reuniones son menos efectivas si asistes solo por miedo a quedarte fuera. Si tienes hacia las reuniones la misma actitud que los niños tienen hacia la asistencia a clases, no estás entrando a la reunión por las razones correctas y, como resultado, tu forma de pensar sobre ellas puede distorsionarse.

"Lo que tenemos que hacer es cambiar nuestra relación con las reuniones y redefinirlas, para verlas como una forma de impulsarnos hacia adelante y no de frenarnos."

Cómo crear días sin reuniones perfectos

"La clave es que, antes de implementar días sin reuniones, identifiques el problema central que quieres resolver y trabajes con tu equipo para fomentar primero los comportamientos correctos en cuanto a productividad en general."

Esto implica crear reglas, dice Bhangoo, que se ajusten mejor al flujo de trabajo de la empresa. Define excepciones razonables para los días sin reuniones, por ejemplo, si ese es el único día en que puede reunirse un cliente o el liderazgo, o si hay un lanzamiento de producto.

"El equipo de liderazgo debe cumplir y promover estas reglas", dice Bhangoo. "Si el equipo de liderazgo no las respeta, será difícil que el resto del equipo se comprometa. "

Docker también señala que se debe permitir a los empleados salir de una reunión si pueden contribuir a la misión general de forma más productiva de otra manera.

Otra cosa importante es ajustar tu propia productividad a la de tus compañeros, y no limitarte a los días sin reuniones. Si tu momento más productivo es la mañana, puedes tener un par de mañanas sin reuniones por semana.

"Cada persona, equipo, organización e industria es distinta. Lo que recomiendo es escuchar a tu gente. Pídele sus comentarios y actúa en consecuencia."

¿No puedes tener "días sin reuniones"? No hay problema

Si no estás en posición de programar días sin reuniones, hay otras formas de reducir las reuniones innecesarias para que te quede energía para las que sí requieren tu concentración.

"Si dos correos no resuelven un problema, llama a la otra persona", recomienda Bhangoo. "Hemos visto que esto resuelve el 80 % de los asuntos que terminan convertidos en reuniones. Además, le ahorra tiempo a todos, porque escribir correos también toma trabajo."

Ya sea que dirijas la reunión o solo asistas, Docker aconseja aprovechar cada oportunidad para aprender.

"Aborda las reuniones desde la mejora continua", dice. "Al final de cada reunión, pregunta a los asistentes si algún elemento les pareció una pérdida de tiempo o irrelevante. Actúa según sus comentarios."

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