Cómo organizar tu oficina en casa

Tu "oficina" ha cambiado de forma drástica en los últimos seis meses. Probablemente pasó de ser un edificio comercial lleno de colegas a un apartamento o una habitación de tu casa. Ahora que hicimos esta transición y llevamos casi seis meses en nuestras nuevas configuraciones de trabajo remoto, es importante que pensemos en la organización de la oficina.

La forma en que está distribuido nuestro espacio de oficina y de escritorio afecta enormemente a nuestra productividad y a nuestra capacidad de hacer las cosas. ¿Sabías que el ejecutivo promedio pasa una hora al día buscando información en su escritorio o en su computadora? Y una persona promedio puede perder hasta cuatro horas a la semana buscando notas y papeles extraviados en su escritorio o en su espacio de oficina. Además, se ha comprobado que un espacio desordenado tiene un impacto negativo en nuestros niveles de estrés, concentración y ansiedad.

Por desgracia, muchas personas no se dan cuenta del impacto que puede tener en su desempeño un espacio de oficina desorganizado, tanto físico como digital. En esta publicación vemos por qué es importante organizar tu oficina. También repasamos los beneficios de tener procedimientos de oficina ordenados y algunas formas eficaces de mejorar la organización digital y la física (en la vida real).

¿Por qué necesito organizar mi oficina?

La organización de la oficina puede significar cosas distintas, pero en realidad hay que abordarla de dos formas principales. Por eso queremos destacar la importancia de dos estrategias de organización que funcionan juntas: la organización digital y la organización física de tu oficina.

• Organización digital: Se refiere a reducir el desorden en tu computadora y en tu teléfono inteligente que usas para el trabajo. También incluye el uso de un sistema de gestión que facilite el seguimiento de proyectos, tiempo, clientes, facturas y miembros del equipo.

• Organización física: Se refiere a la organización dentro del espacio físico de tu oficina. Hay que tener en cuenta documentos, papelería, muebles y varios otros artículos.

Cuando el espacio físico de la oficina está organizado, te ayuda a mantener la calma y a sentirte más relajado. No hay que preocuparse por encontrar un documento específico. Cuando todo está en orden, encontrar un documento, un bolígrafo o cualquier otra cosa que necesites es mucho más fácil.

Pero incluso cuando tu espacio físico está organizado, descuidar la organización digital puede arruinar tu productividad. Acceder a los archivos y las aplicaciones de tu computadora sin demoras es fundamental.

Métodos de organización digital de la oficina

Empezaremos con los métodos que sirven para organizar tu oficina de forma digital. Esto no tiene nada que ver con los objetos físicos de tu oficina. Aquí vemos cómo se organizan los archivos, los correos y otros documentos en tu computadora de escritorio o portátil.

La idea de la organización digital es que acceder a archivos, aplicaciones y datos importantes sea más fácil y más rápido.

Esto empieza con la limpieza de tu computadora. Revisa con atención todos los archivos que tienes guardados: lo más probable es que haya muchos que no uses para nada. Empieza por eliminarlos. Si hay aplicaciones en tu computadora que no usas, desinstálalas.

Cuando todo esté en orden, revisa tus correos. Crea carpetas apropiadas: es una excelente forma de organizar el correo. Podrás definir categorías que te permitan concentrarte en tareas específicas de una en una.

Por último, considera usar un software de gestión de proyectos para mejorar aún más la organización digital de tu oficina. Hay algunas opciones disponibles. Hive es una gran plataforma para esto: es una plataforma de trabajo remoto y gestión de proyectos en la nube que te permite trabajar desde cualquier lugar y funciona como un centro todo en uno para la comunicación, el almacenamiento de archivos y la planificación de proyectos. Hive también ha ayudado a miles de personas en todo el mundo a pasar al trabajo remoto durante este periodo estresante, ya que todo se guarda en la nube y no en tu escritorio ni en tu oficina. Cuando elijas una herramienta de gestión de proyectos, hay varias cosas que conviene revisar. Esto es lo que debes tener en cuenta:

• No quieres iniciar sesión en una gran cantidad de sistemas distintos para manejar proyectos, equipos, clientes, facturas y otros elementos de tu negocio. Cuantos más sistemas tengas que abrir, más esfuerzo y tiempo te toma. Por eso, busca un sistema que ofrezca todas estas funciones en una sola plataforma. Esta es una de las razones por las que Hive es tan buena: reúne funciones de distintos sistemas en un solo producto. Puedes planificar proyectos, revisar correos, chatear y colaborar con tus colegas con unos pocos clics en una sola ventana.

• Considera las integraciones disponibles en cada sistema. Es otra forma de potenciar de manera notable la solución "todo en uno" que ofrece la plataforma. Algunos sistemas, como Hive, se integran fácilmente con Google, Dropbox e incluso con plataformas como GitHub y Slack. Estas integraciones te dan un centro único para gestionarlo todo, desde los correos y las facturas hasta la comunicación entre los miembros del equipo y los clientes.

• Revisa también las opciones de informes que ofrece la plataforma. Es probable que en algún momento necesites alguna función de informes. Asegúrate de que el sistema pueda darte un informe que puedas usar: sirve para dar seguimiento a clientes, al rendimiento del marketing, a la productividad del equipo, a las ganancias del negocio y más.

• Cada equipo se comunica a su manera, pero es muy probable que uses alguna herramienta de mensajería. Es mejor para tu equipo, y le ahorra tiempo a todos, que la plataforma de mensajería esté dentro de tu plataforma de gestión de proyectos. Así se reducen los cambios de contexto y el tiempo que se pierde saltando de una herramienta a otra.

• Agiliza la toma de notas. Una de las cosas que más desorden digital (y físico) causa en tu escritorio o en tu oficina es probablemente la toma de notas. Todos tenemos reuniones regulares y probablemente necesitamos tomar notas en ellas. Con una herramienta como Hive, puedes tomar notas en la propia plataforma, lo que hace la experiencia más fluida. Incluso puedes asignar próximos pasos a tus compañeros desde una nota en Hive con unos pocos clics, algo ideal para agilizar la organización de la oficina en muchos niveles.

¿No te interesa descargar una herramienta de gestión de proyectos para manejar tu trabajo de forma digital? Estas son algunas herramientas puntuales que funcionan bien para organizarte:

1. Sticky Notes - Sticky Notes es una excelente extensión de Google Chrome que muestra pequeñas notas adhesivas mientras navegas con Chrome. Básicamente convierte tu navegación por internet en una oportunidad para tomar notas, así que puedes anotar mientras trabajas en un solo lugar.

2. Google Drive - Probablemente todos conocen ya Google Drive, ya que más de 1000 millones de personas usan Gmail en todo el mundo, pero si no lo conoces, es hora de que empieces a usarlo. Google Drive es una forma de guardar en la nube archivos, hojas de cálculo, imágenes y más, a los que tu equipo puede acceder fácilmente. Google Drive también tiene muchísimas integraciones útiles, de las que puedes saber más aquí.

3. Slack - Esta aplicación es otra herramienta muy usada en todo el mundo y ha ayudado a cientos de miles de personas a comunicarse con más eficiencia. Si buscas una aplicación de chat sencilla para tu negocio, esta es la herramienta para ti. También hay muchísimas integraciones de Slack que puedes conectar con distintas herramientas, como Hive, para que tu experiencia sea más completa.

Organización de la oficina en casa

[caption id="attachment_5197" align="aligncenter" width="703"] Imagen vía HGTV.[/caption]

Organizar tu espacio digital es solo un paso del proceso de organización de la oficina. Cuando eso esté resuelto, debes mirar con más detalle la configuración de tu oficina en casa. ¿Qué tan organizado está tu espacio? Si no hay un sistema de organización específico, estás perdiendo productividad.

El primer paso es despejar el desorden de tu oficina. A menudo sorprende ver cuánto desorden se acumula. El desorden dificulta encontrar documentos cuando más se necesitan y, como dijimos al principio del artículo, reduce de forma drástica la productividad y la concentración.

Estas son algunas estrategias para organizar tu oficina en casa:

• Crea un método de archivo o almacenamiento para notas y papeles. Si tomas notas con bolígrafo y papel, puede ser tan sencillo como anotar todo en un mismo bloc y añadir una carpeta. La carpeta puede ser el lugar central de todo el material impreso, y el bloc será el lugar central de todas las notas anteriores.

• Mantén los bolígrafos, los útiles de escritura y otros materiales para tomar notas en un solo lugar. No hay nada peor que un escritorio cubierto de bolígrafos, lápices y resaltadores. Guarda todas tus herramientas para tomar notas en un solo sitio, de preferencia en un recipiente sobre tu escritorio o al alcance en el primer cajón. Si tienes muchas cosas que organizar, también puedes poner un pequeño armario de almacenamiento cerca de tu escritorio.

• Aplica el método OHIO: maneja cada cosa una sola vez. Si recibes correo o documentos de tus colegas (no en tiempos de COVID, sino en el futuro), intenta "manejarlos una sola vez". Esto significa que, cuando recibas el papel, le das un vistazo, decides si lo necesitas para un proyecto o una tarea y lo archivas en tu carpeta o tu archivador.

• Crea un sistema de archivo histórico. Los documentos antiguos que aún tienen valor o importancia deben añadirse al sistema de archivo. Esto libera espacio en la zona inmediata de tu oficina en casa. Para un sistema de archivo, conviene tener varias carpetas distintas o un archivador con secciones que te ayuden a clasificar las cosas como corresponde. Prueba con un archivero o con un cajón específico de tu escritorio para los materiales archivados.

• Concéntrate en organizar tu escritorio y tus cajones. Evita guardar en los cajones cosas que no necesitas. Deja espacio solo para los documentos, el papel y las notas esenciales. Siempre puedes añadir algún elemento decorativo a tu escritorio, pero asegúrate de que no genere más desorden.

¿Te preguntas qué artículos de organización física podrías necesitar para tu espacio? Aquí tienes algunas ideas:

1. Organizador de carpetas para escritorio - Esto encaja muy bien con nuestro primer punto: ten siempre un sistema de archivo o almacenamiento. En este tipo de organizador podrías tener varias carpetas para el correo, las notas u otros documentos impresos, además de una sección de documentos "sin leer" que requieren atención.

2. Bandeja para papeles y portalápices - Es una gran opción todo en uno para guardar papel, archivos y bolígrafos. Coloca las hojas en blanco en la parte central, los archivos a la derecha y los bolígrafos y lápices a la izquierda.

3. Archivero - ¿Necesitas algo con más espacio y más durabilidad? Prueba este sistema de archivero para guardar notas, cuadernos y papeles archivados. También se puede cerrar con llave desde fuera, por lo que es ideal para guardar información sensible.

Conclusión

La organización del espacio de oficina en casa es más importante de lo que podrías pensar. Cuando tu oficina no está organizada, es posible que afecte negativamente a tu productividad. Hay varios métodos que pueden ayudarte a mejorar tus estrategias de organización de la oficina: empieza por ordenar tu espacio digital y luego pasa también a un sistema de organización física. La combinación te facilita el trabajo y te da más control.