4 trucos sencillos con lápiz y papel para hacer más en menos tiempo

Las tarjetas están reemplazando al efectivo. Las tabletas están reemplazando a los cuadernos. “Y, sin embargo, a pesar de todos estos inventos increíbles, el lápiz y el papel siguen siendo los reyes de la productividad y la creatividad”, dice el autor de bestsellers y consultor de productividad Adrian Shepherd.

Según él, aunque es cierto que escribir a mano es más lento y tedioso que teclear, nos obliga a procesar la información y a resumirla de una forma que tenga sentido para nosotros. No hay corrector ortográfico, lo que ayuda a mejorar la ortografía y la comprensión lectora. Y escribir mejora la retención a corto plazo.

Así que un teléfono o una aplicación quizá te den la sensación de que ahorras tiempo en el momento, pero apostar por lo analógico puede ayudarte, sorprendentemente, a hacer más en menos tiempo si miras el panorama completo.

“Hay algo mágico en lo analógico. Hace que nuestro cerebro se involucre mucho más en el proceso. En esencia, cuando escribimos, nos vemos obligados a pensar. Además, no hay distracciones, a diferencia de lo que pasa con una laptop o un iPad”, añade Shepherd.

Estos son cuatro trucos sencillos con lápiz y papel para aumentar tu productividad sin una sola pantalla.

1. El sistema de índice japonés

Shepherd lleva 25 años viviendo en Japón. Al comienzo de su carrera fue maestro y aprendió de sus estudiantes muchos trucos que funcionan igual de bien en un entorno empresarial. Uno de sus consejos de productividad favoritos, inspirado en el aula, consiste en usar la última página de un cuaderno como índice para organizar tus notas. Funciona así:

“Surge un proyecto nuevo. Tomas un cuaderno, empiezas a trabajar y llenas las primeras tres páginas. Luego das vuelta al cuaderno hasta la última página y, en la primera línea, escribes un título para ese proyecto; digamos que es ‘Nuevo sistema de contabilidad’”, explica.

“Después, vuelve a las páginas donde escribiste tus notas y, en la misma línea exacta en la que escribiste el título en tu índice, usa un bolígrafo o un marcador para marcar esas páginas en el borde derecho.”

Esto te permite hojear tus notas más rápido y mantenerlas organizadas para que de verdad las uses y te ahorres conversaciones de seguimiento. Porque seamos sinceros: seguramente has tomado notas que nunca consultas porque no recuerdas dónde están ni de qué tratan.

“Este método te permite usar un solo cuaderno para varios proyectos sin preocuparte por reservar suficientes páginas para cada uno, y puedes pasar rápidamente de una sección a otra.”

2. Trucos con notas adhesivas

Con las notas adhesivas puedes hacer muchísimo: desde armar tableros de gestión de proyectos codificados por colores hasta señalar páginas importantes de un documento y dejar mensajes a tus compañeros. Pero un uso sencillo que puede cambiarte la vida es usarlas en lugar de los recordatorios del celular. Si eres distraído, los papeles de colores neón son difíciles de ignorar y de volver a olvidar.

“Lo más útil de las notas adhesivas es que puedes ponerlas en cualquier parte de tu casa. Las notas en los espejos son excelentes recordatorios. Ahí están mientras nos lavamos la cara y los dientes al despertar o antes de acostarnos. Los refrigeradores también son un buen lugar para poner recordatorios”, dice Shepherd, quien también usa las notas adhesivas para escribir afirmaciones positivas y citas.

“En mi espejo tengo una con mi cita favorita de Jim Rohn: ‘No desees que sea más fácil, desea ser mejor’. Lleva pegada en mi espejo los últimos 12 años, y no me sorprende que haya vivido cambios increíbles durante ese tiempo.”

3. Listas de tareas pendientes de otro nivel

A principios del siglo XX, un consultor llamado Ivy Lee entró en la oficina de Charles M. Schwab, la mano derecha de Andrew Carnegie, quien solo le había concedido 20 minutos de su tiempo, y le pidió que enumerara las cosas más importantes que debía hacer cada día para lograr su visión. Luego le pidió que completara las tareas por orden de importancia y que las tachara a medida que lo hacía, todos los días. Schwab más tarde le dio las gracias y le pagó 25 000 dólares por ese consejo (¡que hoy valdrían unos 800 000 dólares, según esta calculadora de inflación!).

Este método millonario sigue siendo igual de vigente y eficaz hoy. “Las listas de tareas pendientes son bastante sencillas, pero todavía me sorprende cuánta gente decide no usarlas”, dice Shepherd, a quien le gusta añadir algunos extras a sus propias listas.

“Primero, mi tarea número 1 debe ocupar el doble de espacio que cualquier otro elemento. El objetivo de una lista de tareas no es terminar todo lo que contiene, sino cumplir lo más importante. Hacer mi meta más importante más grande que todo lo demás en mi lista me recuerda, a nivel psicológico, lo importante que es.”

También escribe en rojo, junto a cada tarea, los nombres de las personas a las que necesita involucrar en esas acciones, para asegurarse de involucrar con rapidez a las partes interesadas pertinentes.

4. Guion para presentaciones

Si tienes una presentación próxima, intenta escribirla completa a mano. Sí, leíste bien. “Hoy la mayoría de la gente usa la computadora para esto. Editar es muy fácil. Puedes cortar y pegar, mover cosas de lugar y buscar expresiones o frases para asegurarte de no repetirlas demasiado. Es cómodo”, dice Shepherd.

“Sin embargo, para dominar una presentación, escribir a mano es tu mejor aliado. Recordarás mejor y rendirás más si la has escrito a mano en lugar de solo teclearla.” Esto te llevará tiempo al principio, pero te asegurará no tener que practicar una y otra vez. Y también logrará una exposición más atractiva y con más impacto, que puede ayudarte a obtener respaldo y a avanzar más rápido hacia los resultados que quieres.

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