20 consejos de productividad para aprender de los principales líderes empresariales

Algunas personas se responsabilizan registrando su trabajo en aplicaciones de productividad, mientras que otras recurren a blogs y libros de citas inspiradoras sobre productividad. Independientemente de cómo te motives para sacar las cosas adelante en el trabajo, de vez en cuando todos nos encontramos buscando consejos de productividad para seguir avanzando. Y si no crees que esto se aplica a ti, considera esto: las investigaciones sugieren que, en una jornada laboral de ocho horas, el trabajador promedio es productivo solo durante dos horas y 53 minutos. Eso deja mucho margen de mejora.

Existe un largo debate sobre si el éxito se debe a la suerte o al trabajo duro, pero independientemente de tu opinión, las personas más exitosas han logrado optimizar su talento, su tiempo y su productividad general. Quienes son capaces de encontrar formas de superar sus desafíos de productividad y optimizar su carga de trabajo son quienes finalmente llegan a convertirse en líderes de su sector. Estos profesionales han hecho precisamente eso, superando las dificultades a las que muchas personas se enfrentan día a día en sus carreras.

Así que, para aprender de los mejores, aquí tienes algunos excelentes consejos de productividad para hacer las cosas más rápido.

1. Establece objetivos a diario

“Ten claro en qué objetivos importantes quieres trabajar cada día. Yo anoto un pequeño número de tareas u objetivos de alto valor para el día.” – Rachel Haurwitz, CEO de Caribou Biosciences

Haurwitz dice que cada mañana se sienta con una hoja en blanco y se pregunta: “¿Cómo voy a construir mi empresa hoy?”. Hacer lo mismo te ayudará a identificar las tareas más importantes que puedes completar a lo largo del día, y guardar tu lista te permitirá hacer seguimiento de tu progreso a medida que vas tachando cosas.

¿Cuántos días han terminado y te has puesto a mirar atrás pensando: “Vaya, ni siquiera estoy seguro de lo que he conseguido hoy”? Obviamente, toda persona tiene que dedicar tiempo a cierto grado de trabajo rutinario o repetitivo, pero cada día que pasas trabajando debería contribuir de algún modo a tu éxito futuro.

A veces, usar una lista como esta te ayudará a mantenerte en el camino y motivado, ya que podrás afrontar el día una cosa cada vez, en lugar de sentirte abrumado por un montón de ideas desordenadas o ir de una cosa a otra intentando averiguar cómo emplear tu tiempo. Y si eres de los que les gusta mantenerse organizados, también puedes usar una aplicación de seguimiento de objetivos para crear listas y registrar logros desde donde estés.

2. Haz primero lo más difícil

“Un consejo de productividad que siempre me ha encantado es ‘cómete la rana’, que significa abordar primero la tarea más desafiante, o la que menos te gusta, al empezar el día.” – John Furneaux, CEO de Hive

Ya has creado tu lista de tareas para el día, pero la pregunta más difícil es: ¿por dónde empiezas? El CEO de Hive, John Furneaux, dice que cuando llegues por la mañana deberías abordar primero la tarea más desagradable.

A primera hora del día, por lo general tienes más energía y menos distracciones, lo que facilita concentrarte en tareas difíciles. Además, completar primero la tarea más dura marca un tono positivo para el resto del día. Una forma de mantener esta rutina es apagar todas las distracciones. Esto significa evitar revisar tu correo, el teléfono o las redes sociales hasta que la tarea más difícil del día esté terminada.

3. Revisa tu semana cada viernes

“Revisa tu agenda al final de cada semana. Literalmente, imprímela y revísala. Transformará cómo empleas tu tiempo.” – Scott Farquhar, Co-CEO de Atlassian

Algunas personas se van a dormir por la noche con un torbellino de pensamientos pasando por su mente. Apenas tienen tiempo de procesar lo que acaban de hacer, simplemente porque están muy estresadas por lo que tienen justo por delante.

Desarrollando su cita sobre productividad, Farquhar dice que reserva un bloque de tiempo cada semana para sentarse y repasar la semana anterior, de manera que pueda responder tres preguntas cruciales:

1. ¿Conseguí lo que quería conseguir?
2. ¿Realmente era necesario que yo estuviera presente en todo a lo que asistí?
3. ¿Podría haber conseguido lo mismo en menos tiempo?

Esta es una táctica muy poderosa para determinar si realmente estás gestionando y empleando tu tiempo con inteligencia.

4. Identifica tu momento más productivo del día

“Entiende cómo funciona tu cerebro y cuándo eres más productivo. En mi caso, he eliminado las reuniones durante la comida para mantener mi tiempo productivo todo lo que pueda.” – Ryan Smith, CEO y cofundador de Qualtrics

Todo el mundo tiene un momento concreto del día en el que suele tener un extra de concentración y creatividad. Para algunas personas, ese momento llega por la mañana. Para otras, puede ser después de comer o incluso por la tarde-noche.

Smith dice que su momento más productivo es por la mañana y dura hasta primera hora de la tarde. Eso significa que ha adquirido el hábito de programar cualquier reunión o videollamada más tarde en el día, para que no interrumpan su franja de mayor productividad.

A menudo trabaja durante la comida, sin reuniones a esa hora, y eso le permite sacar el máximo trabajo adelante. También prioriza y planifica para que las tareas que requieren más atención y creatividad se coloquen al inicio del día, cuando tiene mayor capacidad para trabajarlas y terminarlas.

5. Empieza con solo 5 minutos

“Si no quieres hacer algo, haz un trato contigo mismo para hacerlo al menos cinco minutos. Después de cinco minutos, acabarás haciendo todo.” – Kevin Systrom, cofundador de Instagram

La procrastinación es enemiga de la productividad, pero todos hemos caído en ella en algún momento.

Systrom dice que vence la procrastinación comprometiéndose a dedicar cinco minutos a aquello que está posponiendo. Al terminar esos cinco minutos, acaba sentado haciéndolo y terminándolo por completo.

Este es un ejemplo perfecto de que empezar es la parte más difícil, y pasar a la acción es lo más importante. A veces después es mejor, pero la mayoría de las veces descubrirás que avanzar y quitarte pequeñas cosas de encima en realidad aumentará tu productividad porque no dejas que los platos se acumulen en el fregadero. Te los quitas de encima al instante.

6. Entiende tus prioridades

“Decir ‘no tengo tiempo’ realmente significa ‘no es una prioridad’. Si alguien te ofreciera una gran cantidad de dinero por hacer aquello para lo que dices que no tienes tiempo… ¡probablemente encontrarías el tiempo! Así que no va de tiempo. Va de que no ha subido lo suficiente en tu lista de prioridades… y eso está BIEN. Muchas cosas pueden sonar bien en teoría pero no encajar ahora mismo en la práctica. Acepta esa realidad y podrás recuperar el control de tu tiempo.” – Laura Vanderkam, autora y profesional de la productividad

Cuando hablamos con Laura Vanderkam sobre cómo maximizaba su productividad, compartió la mayor conclusión de su libro, 168 Hours: You Have More Time Than You Think. Dice que no se trata de cuánto tiempo tienes realmente, sino de cómo eliges emplear ese tiempo. Este simple cambio de mentalidad es poderoso porque te permite a ti tomar el control de tu día. En lugar de sentirte abrumado y sin tiempo para hacer todo lo de tu lista, identifica tus prioridades principales y céntrate en ellas. Lo demás puede esperar.

7. Establece límites

“Para hacer el mejor trabajo posible, me gusta terminar una tarea cada vez para dedicarle toda mi atención. Si no estableces tu horario, límites y expectativas desde el principio, la gente se va a aprovechar de ti. Por eso es importante tener claros tus límites y cómo comunicarlos a los demás.” – Karen Edgar, gestora de programas de HBO en WarnerMedia 

Todos conocemos esa sensación: haces tu lista de tareas, te sientas para afrontar el día y luego te encuentras respondiendo preguntas y mensajes aleatorios de Slack durante horas. De repente es la hora de comer y has empezado y dejado tantas tareas distintas que no sabes dónde enfocarte después. Aún más frustrante: todavía ni siquiera has tocado tu propia lista de tareas.

Para reducir estas interrupciones y distracciones innecesarias, Karen Edgar se asegura de establecer límites con sus compañeros desde el principio. ¿Hay ciertas horas que quieres bloquear para tus propias tareas? ¿Hay una franja horaria en la que la gente debería acudir a ti con preguntas? Establecer estos límites —y comunicarlos eficazmente— ayudará a gestionar expectativas, recuperar tu agenda y mejorar la productividad general.

8. Aíslate de las distracciones

“Apaga todo —correo, teléfono, cotizaciones bursátiles, noticias, etc.— tan a menudo como sea posible y concéntrate en una sola tarea sin interrupciones.” – Dianne McKeever, cofundadora y directora de inversiones de Ides Capital

¿Alguna vez has estado totalmente concentrado en un proyecto y, de repente, bzz bzz, te empiezan a escribir amigos por Facebook o los correos empiezan a sincronizarse en tu móvil? Estas distracciones normalmente no requieren tu atención de inmediato, pero cuando ocurren en un momento de máxima concentración, pueden interrumpirla seriamente.

McKeever dijo que silencia todo siempre que necesita pasar unos minutos (o unas horas) trabajando en un proyecto. No tiene ninguna posibilidad de distraerse con correos o redes sociales cuando no está recibiendo notificaciones sobre ello.

Esta es una táctica que probablemente podrías implementar con un éxito enorme, especialmente teniendo en cuenta la cantidad de distracciones a las que nos enfrentamos a diario. Es probable que tu correo no requiera atención inmediata, ni tampoco nada que no estuviera previsto para las próximas 1-2 horas.

9. No pierdas tiempo con los correos

“Prefiero dar una respuesta breve, rápida e incompleta que esperar y hacerlo mejor.” – Sheryl Sandberg

El correo electrónico es una herramienta eficaz de comunicación en el trabajo, pero el método de correo de Sandberg sugiere que las respuestas largas y detalladas suelen ser una pérdida de tiempo. Sandberg responde a todos y cada uno de los mensajes que recibe, pero ahorra tiempo manteniéndolos concisos y directos al grano. Eliminar el relleno en los correos no solo ahorra tiempo, sino que también garantiza que el destinatario lea el correo completo e identifique las conclusiones principales. Una herramienta de verificación de correos también puede ayudar en este proceso separando las direcciones reales de las falsas.

Responder rápidamente a los correos también puede evitar el estrés de una bandeja de entrada llena, que resulta abrumadora, desorganizada y difícil de revisar. Además de respuestas rápidas, puedes mejorar aún más tu productividad y ahorrar tiempo con estas integraciones de correo. Este es uno de nuestros mejores consejos de productividad.

10. Optimiza tus herramientas de comunicación

“Lo verdaderamente imprescindible es sacar más de este trabajo de tu bandeja de entrada y llevarlo a otros sistemas que respalden mejor una ejecución eficiente. En otras palabras, no puedes evitar este trabajo, pero sí puedes encontrar alternativas mejores que simplemente pasarte mensajes de un lado a otro de forma improvisada durante el día.” – Cal Newport, escritor, autor y profesor 

Así que, ya que estamos hablando de correos, hablemos del principal enfoque de Cal Newport: que el correo electrónico no es el método de comunicación óptimo en el lugar de trabajo moderno. Autor que escribe sobre la intersección entre tecnología y cultura, Cal Newport está exponiendo sus ideas sobre el correo en su nuevo libro, “A World Without Email.”

En este libro y en su blog, Cal enfatiza que nuestra dependencia actual del correo no es eficiente y no es sostenible. Dice que, en lugar de intentar gestionar una cantidad abrumadora de correos y una bandeja de entrada saturada, la solución es considerar un nuevo conjunto de herramientas de comunicación. Estamos de acuerdo con Cal, por eso Hive Mail te permite crear, asignar y delegar tareas directamente desde tu correo. Se acabó el ir y venir entre todas esas ventanas.

11. Duerme un poco

“Cuando nos tomamos tiempo para dormir y recargar, somos más eficaces como emprendedores y como líderes”, dice Huffington. “Nuestro rendimiento cognitivo mejora. Tomamos mejores decisiones. Somos menos reactivos. Nos alteramos menos cuando ocurren cosas malas.” –Ariana Huffington, CEO y fundadora de Thrive Global, ex cofundadora de The Huffington Post

Ariana Huffington cree que el sueño es un componente crucial del éxito, y este es uno de nuestros mejores consejos de productividad para la salud física. En una entrevista con CNBC, Huffington dice que “un buen día empieza la noche anterior”. Esta visión es contraria a muchos de los estereotipos tradicionales asociados con líderes empresariales de alto rendimiento, que están dispuestos a trabajar largas horas y sacrificar sueño para sacar las cosas adelante.    Sin embargo, Ariana sugiere que trabajar en exceso puede en realidad perjudicar el rendimiento y conducir al agotamiento.

La próxima vez que tengas la tentación de quedarte despierto hasta tarde trabajando con la mente saturada, duerme un poco y retoma la tarea por la mañana. Tomarte tiempo para dormir puede ayudar a tu cerebro a recargarse, mejorar el rendimiento cognitivo y, en última instancia, mejorar tu eficacia en el trabajo.

12. Planifica para mañana

“Lo primero que hago antes de irme a dormir es mirar el día siguiente o quizá los dos o tres siguientes en mi calendario. Reviso mi agenda y evalúo el paisaje duro… es decir, los compromisos externos que tengo” – David Allen, fundador del método GTD

En una entrevista que hicimos con el experto en productividad David Allen, nos contó que siempre se toma tiempo por la noche para planificar el día siguiente. Separa sus obligaciones en dos bloques, que llama su paisaje duro y su “paisaje blando”. El paisaje duro se refiere a compromisos externos que no puede mover. Serían cosas como reuniones o entrevistas con personas fuera de su equipo. Usa estas obligaciones para crear un marco para su día.

A partir de ahí, anota otras cosas que tiene que hacer ese día, pero esas tareas del “paisaje blando” pueden moverse y encajar donde sea necesario. Planificar la noche anterior puede ayudarte a empezar el día con tus prioridades y expectativas en orden.

13. Crea una rutina

“El lunes me centro en gestión —tenemos nuestra reunión de dirección en Square y nuestra reunión opcom [comité de operaciones] en Twitter. Ese día hago mis reuniones individuales de gestión. El martes se centra en producto. El miércoles es marketing, comunicación y crecimiento. El jueves se centra en desarrolladores y alianzas, y el viernes en empresa, cultura y contratación. El sábado descanso. Hago senderismo. El domingo es reflexión, feedback y estrategia.” – Jack Dorsey, CEO de Twitter y Square

Cuando le preguntan a Jack Dorsey cómo aplica sus mejores consejos de productividad para mantenerse enfocado como CEO tanto de Square como de Twitter —que ahora tiene más de 353,1 millones de usuarios y 206 millones de usuarios activos diarios en todo el mundo—, señala que tiene una rutina muy específica que le mantiene en el camino. Cada día de la semana tiene un tema diferente, y asigna las tareas correspondientes a una franja horaria dentro de esos días. Esto realmente le permite profundizar en el tema y los conceptos en cuestión sin distraerse con todo lo demás que no está directamente relacionado.

Y Jack no es el único empresario que habló de esto. El CEO de la empresa de consultoría Emirabiz, Andrew O. también compartió con nosotros las ventajas de centrarse cada día en distintas partes de tu negocio. De ese modo tiene tiempo suficiente para todos sus proyectos y no pierde tiempo en temas que no son importantes. Para él es extremadamente importante mantenerse bien organizado, ya que trabaja con personas de distintas zonas horarias.

14. Automatiza tareas manuales

“Uno de nuestros valores fundamentales en Zapier es ‘No seas un robot, construye el robot’. Da igual tu puesto, te encontrarás haciendo trabajo repetitivo y de bajo valor. Automatizar tus tareas manuales es una de las mejores formas de aumentar tu productividad, ampliar tu impacto y mantenerte centrado en trabajo de alto valor.” – Wade Foster, CEO de Zapier

Cuando hablamos con Wade Foster sobre cómo se mantiene productivo durante un día típico, no nos sorprendió escuchar que la automatización desempeña un papel importante en sus hábitos de trabajo. Al fin y al cabo, ese es el objetivo principal de Zapier, una herramienta que ayuda a conectar plataformas y automatizar tareas en todo tu flujo de trabajo.

Pero Wade señala algo muy acertado. Si te encuentras repitiendo la misma tarea manual una y otra vez, las herramientas de automatización son una forma segura de ahorrar tiempo y quitarte trabajo de encima, para que puedas dedicar tiempo a otras tareas más valiosas. Por ejemplo, si pasas horas cada día gestionando tu calendario de redes sociales, puedes revisar Hootsuite o una alternativa a Hootsuite para ver si es la opción adecuada para automatizar tu calendario de publicaciones en redes sociales.

Un paso importante para hacer eficaz este proceso es identificar tareas que pueden automatizarse. Si usas Hive, hay varias formas de automatizar tareas y acciones dentro de la propia app. Para empezar a usar Hive Automate, simplemente visita la sección Apps en tu panel de navegación izquierdo y selecciona “Hive Automate”.

15. Bloquea tiempo en tu calendario

“El time-blocking te ayuda a estructurar tu día para concentrar el trabajo en un marco y una ventana de tiempo concretos, en lugar de quedarte mirando una larga lista de tareas. Al aportar estructura, es una forma crucial de aumentar tu productividad, limitar reuniones inútiles y generar mayor impacto en tu organización.” – Justin Grossbard, CEO de Compare Forex Brokers.

El time-blocking consiste en añadir bloques de tiempo específicos a tu calendario para ayudarte a centrarte en tareas, proyectos o en la visión de tu negocio. Este truco de calendario es una de las mejores formas de aumentar tu productividad y, al mismo tiempo, aportar estructura a tu jornada laboral.

El CEO de Digital Marketing Company PageTraffic, Navneet Kaushal, también compartió un ejemplo de cómo utiliza el time-blocking para los correos. Kaushal sugiere bloquear 30 minutos cada día a las 10:00 (o a cualquier hora constante de la mañana que te funcione) y mantener ese horario lo mejor posible. Esto crea un patrón y te ayudará a empezar el día con buen pie sin correos pendientes rondándote la cabeza. Considera usar software de gestión del tiempo para ayudarte a gestionar tu calendario diario.

16. Tómate tus descansos

“Hay una razón por la que los levantadores de potencia descansan entre cinco y seis minutos entre series: el sistema energético tarda ese tiempo en reponerse correctamente.” – Tim Ferriss, emprendedor, inversor, autor y podcaster estadounidense.

Ferriss, en su libro 4-hour Body, habla de un error de concepto sobre productividad: “solo porque no estés moviendo el cuerpo no significa que no estés trabajando”. El autor explica que el trabajo mental es, de hecho, trabajo físico; al fin y al cabo tu cerebro está quemando neurotransmisores físicamente mientras tomas miles de pequeñas decisiones cada día. Si el cerebro se cansa, pueden tomarse malas decisiones.

Puede que intentes exprimir una tarea más aquí y allá antes de permitirte descansar, pero la verdad es que esto no te hará más productivo. Los estudios descubrieron que las pausas regulares con movimiento, como un paseo corto, tienen un impacto importante en los niveles de energía física y comodidad de los trabajadores, sin reducir la productividad. Puedes programar tus descansos usando tareas recurrentes de Hive (o acciones). Sé creativo con cómo pasarías tu descanso: llama a un amigo, canta en voz alta, prepara un zumo natural, escucha tu plataforma de pódcast favorita. 

17. Evita la multitarea 

“La gente piensa que enfocarse significa decir sí a aquello en lo que tienes que concentrarte.  Pero no significa eso en absoluto.  Significa decir no a las otras cien buenas ideas que existen.” – Steve Jobs, inventor, diseñador y empresario estadounidense que fue cofundador, director ejecutivo y presidente de Apple.

Abordar varias tareas al mismo tiempo puede resultar tentador o sonar productivo, pero seamos sinceros: es mejor hacer una cosa cada vez para garantizar la calidad de lo que hacemos. Según el neurocientífico del MIT Earl Miller, cuando creemos que estamos “multitarea”, es decir, haciendo varias cosas a la vez, en realidad estamos cambiando de una tarea a otra muy rápidamente y con un coste cognitivo. En otras palabras: ¡la multitarea está matando tu cerebro! Hive tiene varias funciones que pueden ayudarte a concentrarte, desde listas de tareas, hasta definir niveles de prioridad para tus tareas e incluso ajustar tus preferencias de notificaciones. Prueba lo que mejor te funcione y recuerda: “Un viaje de mil millas comienza con un solo paso”.

18. Bebe agua

“Empieza y termina el día con un vaso grande de agua (también bebo mucha agua a lo largo del día). Una hidratación adecuada es clave para la productividad, la energía y la claridad mental. También ayuda a frenar antojos de comida basura innecesaria. Muchas veces, cuando te sientes lento, en realidad estás deshidratado. Tomar un café o una bebida energética no ayudará, pero el agua sí. ¡Y es gratis!” – Rachna Govani, fundadora de Foodstand.

¡El agua es vida! Todos lo sabemos, pero puede que te sorprenda saber que incluso un 2% de deshidratación en el cuerpo puede provocar un deterioro significativo de las funciones mentales. Un estudio reveló que la deshidratación podría causar variaciones en el rendimiento cognitivo, afectando a la memoria a corto plazo y a la capacidad aritmética de las personas. Así que la próxima vez que tengas sed, asegúrate de darle a tu cuerpo todo el combustible que necesita para ser productivo. 

19. Practica la atención plena

“La mente de principiante es la práctica de mirar el mundo con ojos frescos y sin cargas, evitando un pensamiento de dentro hacia fuera u homogéneo que puede conducir a puntos ciegos y oportunidades perdidas.” — Marc Benioff, co-CEO de Salesforce, emprendedor y filántropo.

Como verdadero defensor de la atención plena, Marc Benioff anima a sus empleados a practicar la meditación durante la jornada laboral. Incluso llegó a establecer “zonas de mindfulness” en el lugar de trabajo, espacios dedicados para que el personal conecte con su zen interior. 

A veces, todo lo que necesitas es algo de separación de tu smartphone, y te sorprenderá cómo mejoran tus capacidades cognitivas.

Probablemente todos hemos llegado a un punto de agotamiento. Por eso necesitamos pulsar nuestro botón de reinicio con regularidad. El objetivo de la atención plena es permitirte permanecer presente, entendiendo lo que realmente es el momento: solo una pequeña fracción de tiempo.

20. Practica la compasión

“Practicar la autocompasión puede conducir a una mayor resiliencia, motivación y bienestar general. Trátate con la misma amabilidad y comprensión que ofrecerías a un amigo, y recuerda que estás haciendo lo mejor que puedes.” – Emily Barret, gestora de proyectos en AssignmentBro.

Aunque es importante esforzarnos por alcanzar nuestras metas, también debemos ser amables y comprensivos con nosotros mismos cuando las cosas no salen según lo previsto. La autocompasión implica tratarnos con la misma empatía y amabilidad que ofreceríamos a un amigo que lo necesita. Esto significa ser pacientes con nosotros mismos cuando cometemos errores, reconocer nuestras fortalezas y limitaciones, y aceptarnos como seres humanos imperfectos.

Las investigaciones han demostrado que practicar la autocompasión puede conducir a una mayor resiliencia, motivación y bienestar general. Cuando somos amables con nosotros mismos, es más probable que nos recuperemos de los contratiempos y sigamos persiguiendo nuestras metas con energía y entusiasmo renovados.

Esperamos que hayas encontrado valor en estos consejos de productividad ⁠— ¡nosotros desde luego creemos que son útiles! Con estos consejos de productividad, sabemos que podrás lograr mucho más en la misma cantidad de tiempo, para que te sientas menos estresado y consigas más que nunca.