20 consejos de productividad de los mejores líderes empresariales

Algunas personas se mantienen responsables registrando su trabajo en aplicaciones de productividad, mientras que otras recurren a blogs y libros con frases inspiradoras sobre productividad. Sin importar cómo te motives para sacar adelante el trabajo, de vez en cuando todos buscamos consejos de productividad para seguir avanzando. Y si piensas que esto no va contigo, considera lo siguiente: según una investigación, en una jornada de ocho horas, el trabajador promedio solo es productivo durante dos horas y 53 minutos. Eso deja mucho margen de mejora.

Hace mucho que se debate si el éxito se debe a la suerte o al trabajo duro, pero sea cual sea tu opinión, las personas más exitosas han logrado optimizar su talento, su tiempo y su productividad en general. Quienes encuentran la manera de superar sus retos de productividad y optimizar su carga de trabajo son los que terminan convirtiéndose en líderes de su industria. Estos profesionales hicieron justamente eso: superaron las dificultades que muchas personas enfrentan a diario en su carrera.

Para aprender de los mejores, aquí tienes algunos grandes consejos de productividad para hacer las cosas más rápido.

1. Fíjate metas todos los días

“Ten claro qué metas importantes quieres alcanzar cada día. Hago una lista corta de tareas o metas de alto valor para el día.” – Rachel Haurwitz, CEO de Caribou Biosciences

Haurwitz cuenta que cada mañana se sienta con una hoja en blanco y se pregunta: “¿Cómo voy a hacer crecer mi empresa hoy?”. Hacer lo mismo te ayudará a identificar las tareas más importantes que puedes completar durante el día, y guardar tu lista te permite seguir tu avance a medida que tachas pendientes.

¿Cuántos días han terminado contigo mirando atrás y diciendo: “Vaya, ni siquiera sé qué logré hoy”? Es obvio que todos tenemos que dedicar algo de tiempo a trabajo rutinario o repetitivo, pero cada día de trabajo debería contribuir de alguna manera a tu éxito futuro.

A veces, usar una lista como esta te ayuda a mantener el rumbo y la motivación, porque puedes abordar el día una cosa a la vez, en lugar de sentirte abrumado por un montón de ideas sin ordenar o correr de una cosa a otra sin saber cómo usar tu tiempo. Y si eres de las personas a las que les gusta estar organizadas, también puedes usar una aplicación de seguimiento de metas para crear listas y registrar logros desde donde estés.

2. Haz primero lo más difícil

“Un consejo de productividad que siempre me ha gustado es ‘cómete el sapo’: abordar la tarea más desafiante, o la que menos te gusta, a primera hora del día.” – John Furneaux, CEO de Hive

Ya creaste tu lista de tareas del día, pero la pregunta más difícil es por dónde empezar. John Furneaux, CEO de Hive, dice que al llegar por la mañana debes encargarte primero de tu tarea menos agradable.

Al principio del día, por lo general tienes más energía y menos distracciones, lo que facilita concentrarte en las tareas difíciles. Además, haber resuelto primero lo más difícil marca un tono positivo para el resto del día. Una forma de mantener esta rutina es apagar todas las distracciones. Esto significa evitar revisar el correo, el teléfono o las redes sociales hasta terminar la tarea más difícil del día.

3. Repasa tu semana todos los viernes

“Repasa tu agenda al final de cada semana. Literalmente, imprímela y revísala. Transformará la manera en que usas tu tiempo.” – Scott Farquhar, Co-CEO de Atlassian

Algunas personas se van a dormir con un torbellino de pensamientos en la cabeza. Casi no tienen tiempo de procesar lo que acaban de hacer, simplemente porque están muy estresadas por lo que viene.

Al explicar su frase sobre productividad, Farquhar cuenta que reserva un bloque de tiempo cada semana para sentarse y revisar la semana anterior, y así responder tres preguntas clave:

1. ¿Logré lo que quería lograr?
2. ¿Necesitaba estar yo personalmente en todo lo que asistí?
3. ¿Podría haber logrado lo mismo en menos tiempo?

Es una táctica poderosa para saber si de verdad estás gestionando y usando tu tiempo con inteligencia.

4. Identifica tu momento más productivo del día

“Entiende cómo funciona tu cerebro y cuándo eres más productivo. En mi caso, eliminé las reuniones durante el almuerzo para mantener mi tiempo productivo el mayor tiempo posible.” – Ryan Smith, CEO y cofundador de Qualtrics

Todos tenemos un momento del día en que sentimos un impulso extra de concentración y creatividad. Para algunas personas, es por la mañana. Para otras, puede ser después del almuerzo o incluso por la noche.

Smith cuenta que su momento más productivo es la mañana y se extiende hasta el inicio de la tarde. Por eso adquirió el hábito de programar las reuniones o videollamadas más tarde, para que no interrumpan su mejor momento.

Con frecuencia trabaja durante el almuerzo, sin reuniones a esa hora, y eso le permite lograr más. También prioriza y organiza su agenda para que las tareas que exigen más atención y creatividad queden al comienzo del día, cuando tiene mayor capacidad para trabajarlas y completarlas.

5. Empieza con solo 5 minutos

“Si no quieres hacer algo, haz un trato contigo mismo: dedícale al menos cinco minutos. Después de cinco minutos, acabarás haciéndolo todo.” – Kevin Systrom, cofundador de Instagram

La procrastinación es enemiga de la productividad, pero todos hemos caído en ella en algún momento.

Systrom dice que vence la procrastinación comprometiéndose a dedicar cinco minutos a eso que está posponiendo. Al terminar los cinco minutos, acaba sentado haciéndolo y terminándolo por completo.

Es un ejemplo perfecto de que empezar es lo más difícil y que actuar es lo más importante. A veces es mejor dejarlo para después, pero casi siempre verás que adelantarte y sacar de en medio las cosas pequeñas aumentará tu productividad, porque no dejas que los platos se acumulen en el fregadero. Te los quitas de encima al instante.

6. Entiende tus prioridades

“Decir ‘no tengo tiempo’ en realidad significa ‘no es una prioridad’. Si alguien te ofreciera una montaña de dinero por hacer eso para lo que dices no tener tiempo… ¡probablemente encontrarías el tiempo! Así que no es cuestión de tiempo. Es que no ha subido lo suficiente en tu lista de prioridades… y eso está BIEN. Muchas cosas suenan bien en teoría, pero no son para este momento en la práctica. Acepta esa realidad y podrás recuperar el control de tu tiempo.” – Laura Vanderkam, autora y profesional de la productividad

Cuando hablamos con Laura Vanderkam sobre cómo maximizaba su productividad, compartió la mayor lección de su libro, 168 Hours: You Have More Time Than You Think. Ella dice que no se trata de cuánto tiempo tienes en realidad, sino de cómo eliges usarlo. Este sencillo cambio de mentalidad te da poder porque te permite a ti tomar el control de tu día. En lugar de sentirte abrumado y sin tiempo para hacer todo lo de tu lista, identifica tus prioridades principales y concéntrate en ellas. Lo demás puede esperar.

7. Establece límites

“Para hacer el mejor trabajo posible, me gusta terminar una tarea a la vez para darle toda mi atención. Si no defines desde el principio tu horario, tus límites y tus expectativas, la gente se va a aprovechar de ti. Por eso es importante tener claros tus límites y saber cómo comunicárselos a los demás.” – Karen Edgar, gerente de programas de HBO en WarnerMedia 

Todos conocemos la sensación: haces tu lista de tareas, te sientas a enfrentar el día y terminas respondiendo preguntas y mensajes aleatorios de Slack durante horas. De pronto es la hora del almuerzo y has empezado y dejado tantas tareas distintas que no sabes en qué concentrarte después. Y lo más frustrante: ni siquiera has tocado tu propia lista de tareas.

Para reducir estas interrupciones y distracciones innecesarias, Karen Edgar establece límites con sus compañeros desde el principio. ¿Hay ciertas horas que quieres reservar para tus propias tareas? ¿Hay una franja de tiempo en la que la gente deba acudir a ti con preguntas? Poner estos límites, y comunicarlos bien, ayuda a gestionar expectativas, recuperar tu agenda y mejorar la productividad en general.

8. Aíslate de las distracciones

“Apaga todo (correo, teléfono, cotizaciones de bolsa, noticias, etc.) tan a menudo como puedas y concéntrate en una sola tarea sin interrupciones.” – Dianne McKeever, cofundadora y directora de inversiones de Ides Capital

¿Alguna vez has estado totalmente concentrado en un proyecto y, de pronto, ¡bzzz!, tus amigos de Facebook empiezan a escribirte o los correos se sincronizan en tu teléfono? Estas distracciones normalmente no requieren tu atención inmediata, pero cuando aparecen en un momento de concentración intensa, pueden romperla por completo.

McKeever cuenta que silencia todo cuando necesita dedicar unos minutos (o unas horas) a un proyecto. No hay manera de que los correos o las redes sociales la distraigan si no recibe notificaciones de ellos.

Es una táctica que probablemente puedas aplicar con mucho éxito, sobre todo por la cantidad de distracciones que enfrentamos a diario. Lo más probable es que tu correo no requiera tu atención inmediata, y tampoco nada que no estuviera planeado para la próxima hora o dos.

9. No pierdas tiempo con los correos

“Prefiero dar una respuesta corta, rápida e incompleta que esperar para hacerlo mejor.” – Sheryl Sandberg

El correo electrónico es una herramienta eficaz de comunicación en el trabajo, pero el método de Sandberg para el correo sugiere que las respuestas largas y detalladas suelen ser una pérdida de tiempo. Sandberg responde cada mensaje que recibe, pero ahorra tiempo siendo concisa y yendo al grano. Eliminar el relleno no solo ahorra tiempo, sino que también asegura que el destinatario lea el correo completo y capte las ideas principales. Una herramienta de verificación de correos también puede ayudar en este proceso, separando las direcciones auténticas de las falsas.

Responder rápido a los correos también evita el estrés de una bandeja de entrada llena, que resulta abrumadora, desordenada y difícil de revisar. Además de responder con rapidez, puedes mejorar aún más tu productividad y ahorrar tiempo con estas integraciones de correo. Este es uno de nuestros mejores consejos de productividad.

10. Optimiza tus herramientas de comunicación

“Lo imperativo, en cambio, es sacar más de este trabajo de tu bandeja de entrada y llevarlo a otros sistemas que respalden mejor una ejecución eficiente. En otras palabras, no puedes evitar este trabajo, pero sí puedes encontrar mejores alternativas que simplemente pasarse mensajes de un lado a otro de forma improvisada durante todo el día.” – Cal Newport, escritor, autor y profesor 

Ya que estamos hablando de correos, hablemos del tema central de Cal Newport: el correo no es el método de comunicación óptimo en el lugar de trabajo moderno. Autor que escribe sobre la intersección entre tecnología y cultura, Cal Newport expone sus ideas sobre el correo en su nuevo libro, “A World Without Email”.

En este libro y en su blog, Cal subraya que nuestra dependencia actual del correo no es eficiente ni sostenible. Dice que, en lugar de intentar manejar un número abrumador de correos y una bandeja saturada, la solución es considerar un nuevo conjunto de herramientas de comunicación. Estamos de acuerdo con Cal, y por eso Hive Mail te permite crear, asignar y delegar tareas directamente desde tu correo. Se acabó ir y venir entre tantas ventanas.

11. Duerme lo suficiente

“Cuando nos damos tiempo para dormir y recargar energía, somos más eficaces como emprendedores y como líderes”, dice Huffington. “Nuestro rendimiento cognitivo mejora. Tomamos mejores decisiones. Reaccionamos menos. Nos alteramos menos cuando pasan cosas malas.” –Ariana Huffington, CEO y fundadora de Thrive Global, excofundadora de The Huffington Post

Ariana Huffington cree que dormir es un componente esencial del éxito, y este es uno de nuestros mejores consejos de productividad para la salud física. En una entrevista con CNBC, Huffington dice que “un buen día empieza la noche anterior”. Esta visión es contraria a muchos de los estereotipos tradicionales sobre los líderes empresariales de alto rendimiento, que están dispuestos a trabajar largas jornadas y sacrificar el sueño para sacar las cosas adelante.    Sin embargo, Ariana sugiere que trabajar en exceso puede perjudicar el rendimiento y llevar al agotamiento.

La próxima vez que tengas la tentación de quedarte despierto trabajando con la mente agotada, duerme y retoma la tarea por la mañana. Dedicar tiempo a dormir puede ayudar a tu cerebro a recargarse, mejorar el rendimiento cognitivo y, en última instancia, aumentar tu eficacia en el trabajo.

12. Planifica el día siguiente

“Lo primero que hago antes de irme a la cama es mirar el día siguiente, o quizá los dos o tres siguientes, en mi calendario. Reviso mi agenda y evalúo el terreno duro… es decir, los compromisos externos que tengo.” – David Allen, fundador del método GTD

En una entrevista que hicimos al experto en productividad David Allen, nos contó que siempre dedica tiempo por la noche a planificar el día siguiente. Divide sus obligaciones en dos grupos, que llama su “terreno duro” y su “terreno blando”. El terreno duro se refiere a los compromisos externos que no puede mover. Son cosas como reuniones o entrevistas con personas ajenas a su equipo. Usa estas obligaciones para crear la estructura de su día.

A partir de ahí, anota las demás cosas que tiene que hacer ese día, pero esos pendientes del “terreno blando” se pueden mover y encajar donde haga falta. Planificar la noche anterior puede ayudarte a empezar el día con tus prioridades y expectativas bajo control.

13. Crea una rutina

“Los lunes me concentro en la gestión: tenemos nuestra reunión de dirección en Square y la reunión opcom [comité de operaciones] en Twitter. Ese día hago mis reuniones individuales de gestión. El martes me dedico al producto. El miércoles, a marketing, comunicación y crecimiento. El jueves, a desarrolladores y alianzas, y el viernes, a la empresa, la cultura y el reclutamiento. El sábado descanso. Salgo a caminar por el monte. El domingo es para reflexión, retroalimentación y estrategia.” – Jack Dorsey, CEO de Twitter y Square

Cuando le preguntan a Jack Dorsey cuáles son sus mejores consejos de productividad para mantenerse enfocado como CEO de Square y de Twitter (que ahora tiene más de 353,1 millones de usuarios y 206 millones de usuarios activos diarios en todo el mundo), cuenta que tiene una rutina muy específica que lo mantiene en el camino. Cada día de la semana tiene un tema distinto, y asigna las tareas correspondientes a una franja de tiempo dentro de esos días. Eso le permite profundizar en el tema y los conceptos del día sin distraerse con todo lo que no está directamente relacionado.

Y Jack no es el único empresario que habló de esto. Andrew O., CEO de la consultora Emirabiz, también nos compartió las ventajas de concentrarse cada día en distintas partes de tu negocio. Así tiene tiempo suficiente para todos sus proyectos y no pierde tiempo en temas que no son importantes. Para él, es muy importante mantenerse bien organizado, ya que trabaja con personas de diferentes zonas horarias.

14. Automatiza las tareas manuales

“Uno de nuestros valores centrales en Zapier es ‘No seas un robot, construye el robot’. Sin importar tu puesto, te encontrarás haciendo trabajo repetitivo y de poco valor. Automatizar tus tareas manuales es una de las mejores maneras de aumentar tu productividad, ampliar tu impacto y mantenerte enfocado en el trabajo de alto valor.” – Wade Foster, CEO de Zapier

Cuando hablamos con Wade Foster sobre cómo se mantiene productivo en un día típico, no nos sorprendió oír que la automatización tiene un papel importante en sus hábitos de trabajo. Al fin y al cabo, ese es el objetivo principal de Zapier, una herramienta que ayuda a conectar plataformas y a automatizar tareas en todo tu flujo de trabajo.

Pero Wade tiene toda la razón. Si te encuentras repitiendo la misma tarea manual una y otra vez, las herramientas de automatización son una forma segura de ahorrar tiempo y quitarte trabajo de encima, para que puedas dedicarte a otras tareas de más valor. Por ejemplo, si pasas horas cada día gestionando tu calendario de redes sociales, puedes revisar Hootsuite o una alternativa a Hootsuite para ver si es la herramienta adecuada para automatizar tu calendario de publicaciones en redes sociales.

Un paso importante para que este proceso sea eficaz es identificar las tareas que se pueden automatizar. Si usas Hive, hay varias maneras de automatizar tareas y acciones dentro de la propia aplicación. Para empezar a usar Hive Automate, solo ve a la sección Apps del panel de navegación de la izquierda y selecciona “Hive Automate”.

15. Organiza tu calendario por bloques de tiempo

“La técnica de bloques de tiempo te ayuda a estructurar tu día para concentrar el trabajo en un plazo y una ventana específicos, en lugar de mirar una larga lista de tareas pendientes. Al aportar estructura, es una forma esencial de aumentar tu productividad, limitar las reuniones inútiles y generar más impacto en tu organización.” – Justin Grossbard, CEO de Compare Forex Brokers.

La técnica de bloques de tiempo consiste en añadir a tu calendario espacios de tiempo específicos para concentrarte en tareas, proyectos o en la visión de tu negocio. Este truco de calendario es una de las mejores maneras de aumentar tu productividad y, al mismo tiempo, dar estructura a tu jornada.

Navneet Kaushal, CEO de la empresa de marketing digital PageTraffic, también compartió un ejemplo de cómo aplica los bloques de tiempo a los correos. Kaushal sugiere reservar 30 minutos todos los días a las 10:00 a. m. (o a la hora de la mañana que te funcione de forma constante) y respetar ese horario lo mejor que puedas. Esto crea un patrón y te ayudará a empezar el día con buen pie, sin correos pendientes rondando tu mente. Considera usar un software de gestión del tiempo para organizar tu calendario diario.

16. Haz tus pausas

“Hay una razón por la que los levantadores de pesas descansan de cinco a seis minutos entre series: el sistema energético tarda todo ese tiempo en reponerse bien.” – Tim Ferriss, empresario, inversionista, autor y presentador de pódcast estadounidense.

En su libro 4-hour Body, Ferriss habla de una idea equivocada sobre la productividad: “que no estés moviendo el cuerpo no significa que no estés trabajando”. El autor explica que el trabajo mental es, de hecho, trabajo físico: tu cerebro quema neurotransmisores de forma literal mientras tomas miles de pequeñas decisiones cada día. Si el cerebro se cansa, se pueden tomar malas decisiones.

Quizá intentes exprimir una tarea más aquí y allá antes de permitirte una pausa, pero la verdad es que eso no te hará más productivo. Los estudios descubrieron que las pausas regulares de movimiento, como una caminata corta, tienen un efecto importante en los niveles de energía física y la comodidad de los trabajadores, sin reducir la productividad. Puedes programar tus pausas con las tareas (o acciones) recurrentes de Hive. Sé creativo con la forma de pasar tu pausa: llama a un amigo, canta en voz alta, prepara un jugo fresco, escucha tu plataforma de pódcast favorita. 

17. Evita la multitarea 

“La gente piensa que concentrarse significa decir sí a aquello en lo que tienes que concentrarte.  Pero eso no es lo que significa en absoluto.  Significa decir no a las cien otras buenas ideas que existen.” – Steve Jobs, inventor, diseñador y empresario estadounidense, cofundador, director ejecutivo y presidente de Apple.

Atacar varias tareas al mismo tiempo puede ser tentador o sonar productivo, pero seamos sinceros: es mejor hacer una cosa a la vez para garantizar la calidad de lo que hacemos. Según el neurocientífico del MIT Earl Miller, cuando creemos que hacemos “multitarea”, es decir, varias cosas a la vez, en realidad estamos cambiando de una tarea a otra muy rápidamente, con un costo cognitivo. En otras palabras: ¡la multitarea está matando tu cerebro! Hive tiene varias funciones que pueden ayudarte a concentrarte, desde listas de tareas hasta niveles de prioridad para tus tareas e incluso ajustes de tus preferencias de notificaciones. Prueba lo que mejor te funcione y recuerda: “un viaje de mil millas comienza con un solo paso”.

18. Bebe agua

“Empieza y termina el día con un vaso grande de agua (yo también bebo mucha agua durante el día). Una buena hidratación es clave para la productividad, la energía y la claridad mental. También ayuda a controlar los antojos de comida chatarra innecesaria. Muchas veces, cuando te sientes sin energía, en realidad estás deshidratado. Tomar un café o una bebida energética no ayudará, pero el agua sí. ¡Y es gratis!” – Rachna Govani, fundadora de Foodstand.

¡El agua es vida! Todos lo sabemos, pero quizá te sorprenda saber que incluso un 2 % de deshidratación en el cuerpo puede provocar un deterioro importante de las funciones mentales. Un estudio reveló que la deshidratación puede causar variaciones en el rendimiento cognitivo y afectar la memoria a corto plazo y la capacidad aritmética de las personas. Así que la próxima vez que sientas sed, asegúrate de darle a tu cuerpo todo el combustible que necesita para ser productivo. 

19. Practica la atención plena

“La mente de principiante es la práctica de mirar el mundo con ojos frescos y sin prejuicios, evitando el pensamiento de adentro hacia afuera u homogéneo que puede generar puntos ciegos y oportunidades perdidas.” — Marc Benioff, Co-CEO de Salesforce, empresario y filántropo.

Como firme defensor de la atención plena, Marc Benioff anima a sus empleados a practicar la meditación durante la jornada laboral. Incluso llegó a crear “zonas de atención plena” en el lugar de trabajo, espacios dedicados para que el personal encuentre su zen interior. 

A veces, lo único que necesitas es separarte de tu teléfono, y te sorprenderá cómo mejoran tus capacidades cognitivas.

Seguramente todos hemos llegado alguna vez al punto del agotamiento. Por eso necesitamos presionar el botón de reinicio con regularidad. El objetivo de la atención plena es permitirte permanecer presente, entendiendo lo que de verdad es el momento: apenas una pequeña fracción de tiempo.

20. Practica la compasión

“Practicar la autocompasión puede llevar a una mayor resiliencia, motivación y bienestar general. Trátate con la misma amabilidad y comprensión que ofrecerías a un amigo, y recuerda que estás haciendo lo mejor que puedes.” – Emily Barret, gerente de proyectos en AssignmentBro.

Aunque es importante exigirnos para alcanzar nuestras metas, también debemos ser amables y comprensivos con nosotros mismos cuando las cosas no salen según lo planeado. La autocompasión consiste en tratarnos con la misma empatía y amabilidad que ofreceríamos a un amigo que lo necesita. Esto significa tener paciencia con nosotros mismos cuando cometemos errores, reconocer nuestras fortalezas y limitaciones, y aceptarnos como seres humanos imperfectos.

La investigación ha demostrado que practicar la autocompasión puede llevar a una mayor resiliencia, motivación y bienestar general. Cuando somos amables con nosotros mismos, es más probable que nos recuperemos de los contratiempos y sigamos persiguiendo nuestras metas con energía y entusiasmo renovados.

Esperamos que estos consejos de productividad te hayan resultado valiosos ⁠— ¡a nosotros sin duda nos parecen útiles! Con estos consejos de productividad, sabemos que podrás lograr mucho más en el mismo tiempo, para sentirte menos estresado y conseguir más que nunca.