Cómo tener una reunión skip-level eficaz

Ya sea que solo hayas visto a los ejecutivos de tu empresa en un comercial o que te los cruces en el pasillo cada mañana, igual tienes que prepararte para tu próxima reunión skip-level. Karin Hurt, CEO de Let's Grow Leaders y autora de Courageous Cultures, y Todd Dewett, conferencista de TEDx, coach y autor de Live Hard, tienen algunos consejos y trucos para convertir tu próxima reunión skip-level de una necesidad temida en una oportunidad emocionante.

¿Qué es una reunión skip-level?

"Una reunión skip-level es cuando un líder o ejecutivo se reúne con las personas que reportan a sus reportes directos", dice Hurt. "Por ejemplo, si eres el vicepresidente y tienes directores a tu cargo, una reunión skip-level podría ser con los gerentes que reportan a tu director, o incluso con los empleados de primera línea de tu organización".

"Por lo general, se trata de que una persona de alto nivel quiere recabar datos sobre un tema, la cultura, opiniones sobre una decisión reciente o pendiente, aportes sobre un proyecto en curso, mentoría o algún tipo de intercambio de comentarios", añade Dewett. "La idea es que, al no estar presente la persona que queda en medio, puede darse un tipo de conversación distinto".

Las reuniones skip-level no ocurren con mucha frecuencia, pero deben ser constantes.

"Lo más común es que las programe la persona de mayor nivel", dice Dewett. "Varía, pero en general una persona más sénior tendrá varias por trimestre, y una más junior podría participar en algunas al año". Como ejecutiva en Verizon, Hurt descubrió que el punto ideal para las reuniones skip-level era dos veces al año por ubicación, a menos que los equipos necesitaran más apoyo.

¿Cuáles son los beneficios de una reunión skip-level?

Aunque tu empresa sea pequeña y las relaciones sean más abiertas, una reunión skip-level puede ser muy beneficiosa para todas las partes. A la mayoría de los equipos les encantan las reuniones skip-level, dice Hurt, porque les dan la oportunidad de lucir todo su esfuerzo y ganar algo de reconocimiento por sus habilidades.

"Bien hechas, las reuniones skip-level ayudan a impulsar la productividad", dice Hurt. "Garantizan que todos tengan claridad real sobre lo que más importa y sobre cómo su trabajo encaja con la visión general".

La investigación de Hurt sobre la seguridad psicológica en las oficinas encontró que el 67 % de los encuestados dijo que no le pedían ideas ni aportes con regularidad. Otro 50 % señaló que, cuando ofrecían ideas, nunca se usaban. Según ella, las reuniones skip-level son una oportunidad para cambiar eso.

"Las reuniones skip-level son una gran manera de llegar con curiosidad, invitar a las personas a compartir sus ideas y responder, para que sepan cómo se está usando su aporte".

"En teoría, las reuniones skip-level deberían impulsar la productividad de forma indirecta, porque informan mejor a los líderes sénior sobre la realidad de la cultura o sobre cómo se ven ciertas decisiones o proyectos", añade Dewett. "Para los empleados más junior, se cree que este tipo de reuniones contribuye a que se sientan incluidos y escuchados".

Consejos de expertos para las reuniones skip-level

Ya sea que dirijas reuniones skip-level o participes en ellas, estos son algunos consejos para aprovechar esta oportunidad.

1. Empieza con un logro

Marcar el tono de la reunión es especialmente importante cuando ves a alguien con quien no hablas muy seguido. Por eso, en palabras de Dewett, tienes que empezar con un logro.

"Primero, empieza con algo que marque un tono positivo", dice. "Podría ser un comentario de felicitación, una historia que tú u otra persona compartan, como un video, o un anuncio divertido".

"Luego, haz que la primera pregunta sea una de las más fáciles de responder entre las que planeas hacer. Lo clave es lograr que hablen, así que no empieces con la pregunta más difícil o delicada".

"Tu gente quiere saber que sabes en qué anda", añade Hurt. "Asegúrate de saberlo y díselo".

2. Llega preparado

El siguiente consejo aplica a todas las reuniones: asegúrate de llegar preparado. En una reunión skip-level en particular, tienes que saber quiénes participan y qué papel tiene cada uno en la reunión.

"Todos saben que la persona de mayor nivel hará preguntas a los asistentes más junior", dice Dewett. "Pero siempre resulta incómodo cuando hace una pregunta, no oye nada y espera a que alguien por fin hable. En su lugar, distribuye las preguntas clave entre los miembros que asistirán".

"Pídeles que lean la pregunta y empiecen con su respuesta. Tácticas sencillas como esta generan compromiso e interés, en comparación con solo escuchar a una persona de alto nivel, que es lo habitual".

"Entérate de qué pasa con las personas que están en la sala", añade Hurt, ya que tener esa conexión personal es una gran forma de transmitir ideas de manera que la otra parte las acepte con gusto. "Aprende sus nombres. Sabe qué es lo que más los saca de quicio. Sé capaz de hablar con soltura de algunos de sus mayores logros. Resiste la tentación [de hablar demasiado]. Aprenderás mucho más escuchando".

3. Recuerda tu posición

Por desgracia, si quienes dirigen una reunión skip-level no tienen cuidado, pueden hacer que los demás asistentes se sientan incómodos. Cuando eres el jefe de tu jefe, como supervisor, debes ser consciente de cómo te percibe alguien cuyo empleo puede estar en tus manos.

"Las reuniones skip-level pueden salir mal si se convierten en ocasiones de miedo e intimidación", dice Hurt. "Yo las llamo OCHTC, o 'ay no, ya vienen'". Reuniones como estas generan tensión y hacen que los empleados duden en ser sinceros con sus empleadores sobre los problemas de la empresa.

"En general, diría que los subordinados sienten una leve aprensión por la distancia social que hay entre ellos y la persona de alto nivel", añade Dewett. "Según su personalidad y su comportamiento, la persona de mayor rango en la reunión puede hacer que los demás se sientan muy cómodos o muy intimidados. Realmente depende".

4. Ten un plan

Por último, en toda reunión skip-level es vital saber para qué temas estás ahí y cómo abordarlos.

"Envía una invitación con un propósito y unos objetivos claros", dice Dewett. "Comparte con antelación la información que se necesita leer antes de la reunión y pide que se complete cualquier trabajo que se vaya a tratar en ella. A la persona de mayor nivel le conviene buscar formas de crear interacción, como hacer que otro asistente dirija partes de la reunión, o proponer actividades".

Una vez que hayas definido adónde vas, Hurt dice que lo mejor no es el destino sino el camino.

"La verdadera magia de las reuniones skip-level nunca se planea", dice. "Aunque tu equipo te haya dado una lista bien pensada de temas para iniciar la conversación, mantente auténtico y abierto a adónde pueda llevar la charla".

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