¿Qué es la gestión de tareas?

Encabezar un proyecto y llevar a un equipo hasta la meta puede ser un verdadero reto, pero desde hace tiempo se sabe que  dividir un objetivo en partes pequeñas y manejables es una de las mejores formas de lograr que las cosas se hagan.

Todo dueño de negocio, jefe de oficina, gerente de proyectos o persona proactiva en casa se ha encontrado armando una lista de pendientes llena de tareas. Lo sepan o no, quienes prosperan con listas de quehaceres usan estrategias de gestión de tareas todo el tiempo. Y si todos ya lo hacen de forma intuitiva, ¿por qué no hacer pequeños ajustes para aprovechar mejor la gestión de tareas y lograr más responsabilidad, organización y productividad?

Qué es la gestión de tareas

La gestión de tareas es el proceso fundamental de dividir el trabajo de un día en tareas por completar. El proceso incluye crear esas tareas, asignar cada una a una persona para que la complete, dar seguimiento a su progreso y tomar decisiones informadas según el estado de esas tareas.

Gestión de tareas frente a gestión de proyectos

Aunque la gestión de tareas y la gestión de proyectos pueden tener algunas similitudes generales (y sí, incluso cierto traslape), ¡no son lo mismo! Distinguir un proyecto de una tarea es tan simple como preguntarse: “¿Es algo que debe hacerse junto con otras cosas para alcanzar una meta?”. Si la respuesta es sí, tienes una tarea. Por ejemplo, “Limpiar la cocina” y “Hacer galletas de azúcar” son tareas que forman parte de un proyecto más grande: “Decorar para las fiestas”.

En resumen, se podría decir que la gestión de tareas suele ser una parte esencial de la gestión de proyectos, pero el alcance de la gestión de proyectos es mucho mayor que el de las tareas individuales de una lista de pendientes. Muchas tareas forman un proyecto, pero un proyecto en sí no debería considerarse una tarea.

Entonces, ¿qué pasa si confundes la gestión de tareas con la gestión de proyectos? Incluir tareas de gestión de proyectos a gran escala entre tareas más pequeñas y específicas puede causar mucha confusión. Quienes gestionan tareas y se enfocan demasiado en los proyectos pueden frenar la productividad general y retrasar la entrega, mientras que los gerentes de proyectos que dedican demasiado tiempo a gestionar tareas corren el riesgo de perder de vista los objetivos generales del proyecto.

Cómo lograrlo...

Cada persona tendrá sus estrategias preferidas para gestionar tareas. Estas son algunas de las que quienes gestionan tareas con éxito suelen usar:

1. Tableros Kanban

Populares entre quienes funcionan mejor con indicaciones visuales, los tableros Kanban permiten dividir las tareas en tres columnas:

• Por hacer

• En curso

• Completadas

Estas columnas ofrecen una señal visual del avance de las tareas y ayudan a reducir o limitar la cantidad de trabajo en curso.

Una de las mejores cosas de los tableros Kanban es que se pueden usar incluso con recursos mínimos: solo hacen falta unas notas adhesivas y una superficie plana (como una pared o un pizarrón) para crear un tablero Kanban que toda la oficina pueda consultar durante el día.

Por supuesto, existen opciones en línea más refinadas, como Hive, pero la facilidad y la accesibilidad de los tableros Kanban son lo que los convierte en uno de los métodos de gestión de tareas más populares.

1. Asignación de tiempo

Algunas personas prefieren organizar sus tareas etiquetándolas con el tiempo que tomará completarlas. Por ejemplo, quienes usan el método de asignación de tiempo pueden separar sus tareas en categorías como “15 minutos”, “30 minutos”, “1 hora”, “1 día”, etcétera. Así es muy fácil avanzar con las tareas sin importar cuánto (o cuán poco) tiempo libre haya entre otros compromisos.

Aunque es una buena forma de visualizar las listas de tareas y evitar sobrecargar la agenda, calcular cuánto tiempo necesita cada tarea puede ser un reto en sí mismo. Si es difícil estimar cuánto tardará una tarea, quizá convenga usar otro método para no sumar más tiempo a tus tareas.

1. Diagramas de Gantt

Al igual que los tableros Kanban, los diagramas de Gantt son otra forma de gestionar tareas para quienes piensan de manera visual. En lugar de las columnas de los tableros Kanban, los diagramas de Gantt aprovechan tanto columnas como filas para enumerar las tareas y asignar a cada una una duración estimada. Visualmente, esto permite mantener manejables los niveles de trabajo al detectar los traslapes y, a la vez, ver el panorama completo de cómo muchas tareas se unen para completar el proyecto.

Se podría decir que los diagramas de Gantt son la unión perfecta entre los tableros Kanban y los métodos de asignación de tiempo, lo que los convierte en una forma muy popular de gestionar tareas, ya que las enumeran y las programan al mismo tiempo.

1. Bullet journals

Aunque el bullet journal se creó para gestionar tareas a nivel más personal, ninguna lista de métodos de gestión de tareas estaría completa sin él. ¿Por qué? Porque los conceptos básicos del bullet journal también se pueden aplicar a proyectos de gran escala, y es una excelente práctica para la gestión de tareas en el trabajo.

En un bullet journal, los elementos se dividen tradicionalmente en tareas, eventos y notas. Una clave con puntos y flechas sencillos permite marcar las tareas como completadas, canceladas o migradas al día o a la semana siguiente.

Los bullet journals se pueden personalizar al máximo, y no pasa nada si quedan un poco desordenados. Quienes gestionan tareas pueden usarlos para organizar sus ideas y tener un punto de partida para una gestión más eficaz y mejorada en el trabajo.

...con un poco de ayuda

Por supuesto, no sería finales de 2019 si no hubiera numerosas herramientas tecnológicas que hacen que la gestión de tareas sea más fácil y eficiente. De hecho, hay tantas herramientas de gestión de tareas que elegir e implementar un programa puede ser una tarea en sí misma.

A continuación verás algunas de las opciones más populares que los gerentes exitosos usan cada día para lograr sus metas.

1. Hive

En apenas unos años, Hive se ha convertido en una de las herramientas de gestión de tareas más eficaces y competitivas. Sus numerosas funciones y su interfaz elegante permiten gestionar tareas (y proyectos) de la manera que mejor se adapte a cada persona y a su equipo. Por ejemplo, Hive permite gestionar tareas con tableros Kanban digitales, diagramas de Gantt y más.

Los resúmenes, las plantillas, los formularios y más de mil integraciones con otras aplicaciones hacen de Hive una excelente opción para quienes gestionan tareas y quieren reforzar la comunicación en su equipo.

1. ClickUp

ClickUp es una aplicación gratuita o de pago que permite enumerar tareas, comunicarse dentro de la aplicación con otros miembros del equipo, crear cronogramas, configurar recordatorios y registrar metas. Además, los documentos y las hojas de cálculo tienen su propio espacio en la aplicación, para una solución verdaderamente todo en uno.

1. Trello

A quienes les gusta el aspecto visual y las columnas propias de los tableros Kanban les encantará Trello, una herramienta ideal cuando basta con un tablero Kanban para gestionar una serie de tareas. Trello quizá no sea tan complejo como otras herramientas de gestión de tareas, ¡pero eso no tiene por qué ser malo! Su sencillez y facilidad de uso lo convierten en una opción popular para quienes gestionan tareas a diario.

Al final, no existe una única forma correcta de gestionar tareas, y cada persona proactiva tendrá sus propias preferencias sobre cómo combinar estos métodos y tecnologías. Lo que importa es la eficiencia, ¡y cualquier combinación de las herramientas anteriores puede lograrla! Cuéntanos en los comentarios qué otros métodos de gestión de tareas usas.