Si no practicas el timeboxing, quizás seas menos productivo

Miras tu lista de pendientes y casi sientes que te devuelve la mirada: ¿por dónde empiezas? ¿Y cuánto tiempo te llevará todo? Por suerte, existe un nuevo método de gestión de tareas que convierte encargos inmanejables en acciones organizadas y rutinarias: el timeboxing.

¿Qué es el timeboxing?

El timeboxing consiste en reservar un bloque de tiempo en tu calendario para dedicarlo a una tarea futura. Por ejemplo, el horario de 9 a. m. a 10 a. m. se bloquearía para una reunión, y el de 10 a. m. a 11 a. m. se reservaría con la etiqueta "redactar y enviar una solicitud de cambio". Cada uno de tus bloques de tiempo tendrá un color, y esos colores corresponderán a los distintos proyectos de tu agenda. Y así como tus compañeros pueden ver tu actividad en tu calendario, también podrán saber en qué estás trabajando y cuándo (o, si no compartes tu actividad, sabrán que estás ocupado).

En lugar de empezar una tarea y seguir hasta terminarla, el timeboxing adopta un enfoque más proactivo y te permite decidir cuánto tiempo dedicas a una actividad. El timeboxing exige elegir una cantidad fija de tiempo para terminar algo en lugar de dejarlo abierto, casi como agendar una reunión contigo mismo. Incluso aparecerá en tu calendario con el nombre de la tarea que estás haciendo, para que tus compañeros y gerentes vean en qué andas.

¿Cómo funciona?

El timeboxing funciona porque te permite ubicar y alinear tu trabajo con metas precisas. En lugar de comparar constantemente tus tableros de Jira con tu lista de pendientes, podrás ver exactamente cuándo vence cada cosa y cuánto tiempo tienes en la semana para terminarla.

Esta técnica hace que tu agenda sea como una fila de dominós. Con cada bloque de tiempo que completas, creas una progresión lineal de tareas a fechas límite que puedes ver cada vez que abres tu calendario. Aclara dónde has estado, cómo llegaste ahí y cuánto te falta, para que te sientas mejor con tu desempeño y sigas el avance de los encargos con una diligencia atenta a los detalles.

La eficacia del timeboxing

El timeboxing no es solo una tendencia divertida: es una forma segura de mejorar tu ritmo de trabajo. Un estudio de Filtered sobre los 100 mejores trucos de productividad clasificó el timeboxing como el mejor por mucho.

En primer lugar, el timeboxing mejora tu colaboración y comunicación porque permite que tus compañeros vean literalmente tus actividades diarias. Este elemento visual elimina muchísimas actualizaciones de estado, ya que pueden ver cuándo estás trabajando en algo que podrían necesitar.

Además, es importante tener en cuenta la ley de Parkinson, que establece que una tarea ocupará el tiempo que le asignes. Eso significa que, si no te das un plazo, hasta el pendiente más corto podría llevarte horas.

Tu guía del timeboxing

Si te interesa probar el timeboxing pero no sabes por dónde empezar, sigue leyendo para conocer algunos consejos útiles.

1. Convierte tu lista de pendientes en un calendario

Pasar a los bloques de tiempo no tiene por qué ser un proceso innecesariamente complicado. En cierto modo, solo estás trasladando tu lista de pendientes a un formato de calendario. Revisa tu lista tal como está y busca un lugar para cada elemento. Si te cuesta priorizar, también puedes usar las 4 D de la gestión del tiempo para decidir qué colocar y dónde.

2. Trata tu tiempo como el de cualquier otra persona

Una vez que crees un bloque de tiempo, actúa como si estuvieras en una reunión contigo mismo. Eso significa no reprogramar, salvo que haya una emergencia; llegar a tiempo y dar lo mejor de ti. Si no sacarías tu teléfono en una reunión con tu gerente, no lo saques en tu bloque de tiempo. Además, si tienes que reprogramar, no lo uses como excusa para postergar. Al fin y al cabo, no dudarías en encontrar un horario si estuvieras siendo considerado con otra persona.

3. No te sobrestimes ni te subestimes

Conoce tus límites. No programes una actividad de quince minutos en un bloque de dos horas, ni te des media hora para una tarea que podría llevarte medio día. Si no terminas tu tarea en el tiempo asignado, crea otro bloque de tiempo inmediatamente después de que termine el primero para asegurarte de que la tarea se complete lo antes posible.

4. Busca mejorar constantemente

Una de las formas más importantes de lograr que el timeboxing funcione es evaluar tus habilidades de gestión del tiempo sobre la marcha. Herramientas como los controles de tiempo pueden mostrarte en qué inviertes demasiado tiempo y cómo agilizar esos procesos. De lo contrario, podrías quedar atrapado en un ciclo de timeboxing que no aprovecha al máximo tu tiempo ni se adapta a tu propio estilo de productividad.

5. Haz un balance de vez en cuando

Mirar con orgullo lo que has hecho da una sensación de triunfo, y el timeboxing lo permite. Al ver tus logros en el calendario, te das más motivos para celebrar tu esfuerzo y lucir tus habilidades de gestión del tiempo. También puedes usarlo para repasar tus errores, sobre todo si hay una tarea que subestimaste o para la que tuviste que crear bloques de tiempo adicionales.

El timeboxing es un proceso con curva de aprendizaje, y no debes esperar dominarlo en las primeras semanas. Tendrás que conocer tu flujo de trabajo de una forma que quizás nunca creíste posible y ser diligente al evaluar tu desempeño. Y si compartes tu calendario con tus compañeros, puede ser una sensación nueva ser tan abierto con los demás sobre tu vida laboral diaria. Sin embargo, el timeboxing es una habilidad valiosa que puede reducir drásticamente las listas de pendientes y hacer que tus días de trabajo se sientan un poco más estructurados.