6 habilidades de organización de alto nivel para impulsar la productividad de tu equipo

Ser productivo como colaborador individual es muy distinto a impulsar la productividad de un equipo. Como líder, hay habilidades de organización fundamentales que necesitas cultivar. Jon Hill, CEO y presidente de The Energists, una firma de búsqueda de ejecutivos y reclutamiento enfocada en la industria de la energía, define esas habilidades como aquellas que “permiten a las personas crear y seguir correctamente las estructuras y los sistemas de una organización”.

“Son las habilidades que ayudan a cada persona a entender las tareas y los proyectos de su trabajo y a ordenarlos en categorías lógicas según su prioridad relativa y las habilidades necesarias para completarlos de la forma más eficaz y eficiente”, afirma.

La importancia de las habilidades de organización

En otras palabras, las habilidades de organización son el pegamento que mantiene unidos el desempeño y la productividad de tu equipo. Según Hill, una mala organización significa más desperdicio e ineficiencia. No quieres que los integrantes de tu equipo gasten su valiosa energía en buscar recursos e información o en aclarar malentendidos.

“Las habilidades de organización son clave para sentar las bases del crecimiento y la repetibilidad. Con una estructura organizativa clara, tu equipo podrá asumir con mayor facilidad la responsabilidad de su parte del negocio e impulsarla con menos supervisión”, según Whitney Hill, cofundadora y CEO de SnapADU, una empresa de construcción de unidades de vivienda accesorias, y excónsultora de gestión especializada en mejora del desempeño.

“Definir con claridad los roles y las responsabilidades también hace que el reclutamiento y el desarrollo sean más fluidos, porque gerentes y empleados trabajan con un mismo conjunto de estándares”.

Habilidades de organización de alto nivel para impulsar la productividad del equipo

Estas son seis habilidades de organización de alto nivel que aumentarán la productividad de tu equipo sin importar tu industria o función.

1. Gestión del tiempo, definición de metas y delegación

“Para mí, las habilidades principales son la gestión del tiempo, la planificación estratégica y la definición de metas, y la gestión y delegación de tareas. Los líderes de una organización que dominan todas ellas están mejor preparados para mantener una organización ordenada y muy productiva”, dice Hill (Jon).

Te conviene repasar tus habilidades para definir metas, porque todas las capacidades anteriores dependen de tener las metas correctas. “El proceso de definir metas inteligentes ayuda a los empleados a ver las habilidades de organización en acción y a desarrollar las habilidades de priorización de tareas y planificación estratégica que dan como resultado una organización sólida. Este proceso también ayuda a los gerentes a definir mejores metas para sí mismos mientras ayudan a sus empleados a hacerlo”.

2. Establecer distinciones entre departamentos y roles

Según Hill (Whitney), poder trazar distinciones claras entre roles y departamentos también es esencial para preparar a un equipo para la productividad. Esto implica además mapear las cosas de forma transversal entre áreas.

El mejor ejemplo de esta habilidad en acción es un buen organigrama de toda la vida. Si puedes crear uno sólido y revisarlo para ajustarlo a medida que tu empresa evoluciona, ya dominas una habilidad de organización importante. “Al principio, puede haber varios recuadros en el organigrama que maneja una sola persona. Con el tiempo, empezarás a llenar los recuadros a medida que formes el equipo. Si tienes un documento de trabajo para la estructura organizativa, permites que directivos y gerentes compartan una misma comprensión de cómo están –o estarán– organizados los departamentos en la empresa”, explica.

Esta habilidad también se traduce en evaluar con regularidad los límites y las cargas de trabajo de cada departamento. Ella recomienda mantener un documento vivo con las responsabilidades de alto nivel, incluidas las áreas donde la claridad de los roles es menos evidente. Úsalo para ajustar roles, expectativas y carga de trabajo según las demandas del momento.

3. Saber elegir las herramientas adecuadas

“Poder respaldar la estructura organizativa con la tecnología adecuada es clave para promover la productividad y la eficiencia”, agrega Hill (Whitney).

Un error común en las habilidades de organización es no entender qué herramientas llevarán al crecimiento que buscas. Por eso, define tus prioridades, habla con tu equipo para conocer los desafíos y las necesidades, y tómate tu tiempo antes de comprometerte con una herramienta. También importa implementar bien las herramientas, y tendrás que revisar con regularidad si tu conjunto de tecnologías sigue siendo útil y relevante para tus procesos.

4. Conectar siempre el trabajo con una visión más amplia

“Veo que la falta de una buena organización suele estar muy ligada a una visión ‘del momento’ entre empleados y gerentes”, dice Hill (Jon). “Solo ven sus tareas inmediatas, sin considerar cómo encajan en las metas y necesidades más amplias de la organización en su conjunto”.

Según él, cuando los integrantes de tu equipo pueden poner su trabajo individual en ese contexto, priorizan mejor las tareas, ven cómo sus esfuerzos se conectan con las tareas de otros e identifican mejoras en el flujo de trabajo al mismo tiempo. Es la receta para una mayor productividad.

5. Tener visión de futuro y anticipar los cambios

Por último, tener visión de futuro y anticipar los cambios es una habilidad que puede marcar la diferencia entre un equipo productivo y uno extraordinario. “Contar con la previsión organizativa para planificar los cambios en departamentos y roles ayudará a que la empresa evolucione sin contratiempos”, dice Hill (Whitney).

Esto puede significar darte cuenta de que tu modelo de trabajo híbrido necesitará un ajuste a medida que amplías tu equipo, o detectar una oportunidad que aprovechar. Se trata de ser proactivo en lugar de reactivo, y esta cualidad ayudará a tu equipo a enfocarse en lo que más importa justo cuando más importa, día a día.

6. Usa el bloqueo de tiempo

La gestión del tiempo es esencial no solo para cumplir los plazos de los proyectos, sino también para cuidar tu salud mental. Crear bloques de tiempo dedicados a tareas específicas te permite concentrarte sin distracciones. Tener metas sólidas para tu día te ayuda a priorizar tus tareas y a prepararte para el éxito en lugar de llegar al agotamiento. Si no estás seguro de cuánto tiempo bloquear para ciertos tipos de tareas, puedes usar el control de tiempo de Hive. Esta función te indica cuánto tarda en completarse esa tarea específica, para que la próxima vez seas todavía más preciso al planificar.