Ce qu'il faut savoir sur les équipes hybrides au travail

Beaucoup de personnes en télétravail se posent la même question : « Allons-nous travailler de la maison pour toujours? » La réponse est à la fois oui et non. Certaines entreprises sont passées entièrement au télétravail, tandis que d'autres prévoient de retourner au bureau. Pour d'autres encore, le choix se porte sur un mélange des deux formules. Gérer une équipe composée de personnes sur place et à distance demande de nouvelles compétences et de nouveaux outils. Ce guide vous aide à comprendre ce qu'est une équipe hybride, à surmonter ses défis particuliers et à en assurer la direction avec efficacité.

Qu'est-ce qu'une équipe hybride?

Une équipe hybride réunit des personnes qui travaillent au bureau et d'autres qui travaillent à distance. Autrement dit, certaines se déplacent jusqu'au bureau, alors que d'autres travaillent de la maison. C'est une formule de travail flexible qui permet à chacun de choisir ce qui lui convient le mieux pour être productif. Autrefois, les équipes hybrides étaient surtout l'apanage des équipes dispersées, mais la pandémie a changé la donne. Si le modèle de travail hybride se répand, c'est notamment parce que les employés ont des sentiments partagés à l'idée de retourner au bureau.  Selon un sondage de Gallup, 59 % des travailleurs américains préféreraient continuer à travailler de la maison. Les 41 % restants voudraient retrouver le bureau comme avant la pandémie. De plus, les entreprises se tournent vers les équipes hybrides en raison des préoccupations de santé et de sécurité que soulève le retour de tout le monde au bureau en même temps.  Bien appliqué, le modèle hybride permet aux entreprises de maximiser la productivité de leurs employés et de recruter des talents au-delà du bassin local. Mais aussi intéressants que ces avantages puissent paraître, ils s'accompagnent de défis.

Les défis de la direction d'une équipe hybride

L'exclusion du personnel à distance

On a tendance à accorder moins d'importance à l'inclusion des personnes en télétravail dans la culture du bureau, puisqu'elles ne sont pas présentes physiquement. Une étude de la Harvard Business Review révèle que « beaucoup (de travailleurs à distance) ont le sentiment que leurs collègues ne les traitent pas de façon égale... Plus précisément, ils craignent que leurs collègues disent du mal d'eux dans leur dos, modifient des projets sans les en informer à l'avance, fassent campagne contre eux et ne défendent pas leurs priorités. » Le rapport 2019 de Buffer sur l'état du télétravail indique que « 75 % des répondants ont dit que leur entreprise ne paie pas leur accès Internet à domicile, et 71 % ont dit que leur entreprise ne rembourse pas l'abonnement à un espace de cotravail ». Laisser les employés à distance assumer les coûts pour aménager un espace de travail et payer leurs services Internet les fait non seulement se sentir exclus, mais les expose aussi à des problèmes qui peuvent réduire leur productivité. 

Des structures rigides

Dans son article sur les équipes hybrides à distance, Sid Sijbrandij, chef de la direction de Gitlab, souligne que s'accrocher aux systèmes et aux processus qui ont fait le succès du modèle axé sur le bureau peut mener à l'échec pour le personnel à distance. Votre nouveau milieu de travail ne ressemblera peut-être en rien à l'ancien, surtout avec une équipe composée de personnes au bureau et à distance. Désapprendre les anciennes pratiques et adopter de nouveaux systèmes sera un défi.

Des lacunes de communication

Les problèmes de communication de votre équipe ne disparaîtront pas avec le retour au bureau. Ils pourraient même se compliquer, puisque l'équipe sera divisée entre le personnel sur place et le personnel à distance.  Il y a un risque que les « conversations près de la machine à café » reprennent et que des décisions importantes soient prises à l'insu des membres à distance. 

Le manque d'adhésion de la direction 

Tout le monde ne croit pas qu'un mélange de formules de travail flexibles soit une décision d'affaires viable. Si les règles ne changent pas pour créer un environnement favorable, il sera presque impossible de fonctionner en équipe hybride. Devant tous ces défis, vous vous demandez peut-être : « Le modèle de travail hybride est-il une bonne idée? » La réponse est oui.  Dan Radu, président de Macro, une agence d'opérations marketing, dirige avec succès une équipe hybride et donne ce conseil aux dirigeants qui se lancent pour la première fois  : « N'ayez pas peur. Je sais qu'il y a beaucoup de scepticisme, mais c'est tout à fait possible. Découvrez ce qui motive votre équipe, n'oubliez pas de créer des liens émotionnels avec le personnel à distance et exploitez pleinement le potentiel des systèmes numériques de gestion du travail. »

Comment gérer une équipe hybride

Maintenant que nous avons passé en revue les défis des équipes hybrides, parlons aussi des bonnes pratiques pour celles et ceux qui choisissent d'aller de l'avant avec cette structure. Il est possible de réussir, et même de s'épanouir, avec une équipe hybride. Mais pour vivre la meilleure expérience possible, vous devrez peut-être repenser certains aspects de votre milieu de travail. Voici des stratégies et des outils pour gérer une équipe hybride au mieux.

Adoptez une culture de travail axée sur le télétravail.

Brian Armstrong, chef de la direction de Coinbase, explique qu'« adopter une approche axée sur le télétravail exige un changement d'état d'esprit et de comportement. Cela signifie que l'expérience des employés doit être la même, qu'ils soient au bureau un jour par semaine, cinq jours par semaine ou jamais. » Vous devez revoir la culture de travail pour y inclure tout le monde. Il est important de rendre les processus plus inclusifs pour le personnel à distance et d'éliminer les pratiques de bureau qui les désavantagent. Leonard Souza, de Webflow, suggère de rendre les réunions générales moins centrées sur le bureau en demandant à tout le monde (même au personnel sur place) d'y participer en ligne. Il propose aussi de reproduire les événements de l'entreprise pour les membres virtuels de l'équipe et de réunir toute l'équipe au moins une fois par année.  

Misez sur la communication asynchrone. 

La tentation sera grande d'envoyer des messages, de planifier des appels vidéo ou d'organiser des présentations à des heures synchronisées, sans délai. Vous pourriez vous attendre à ce que les membres de l'équipe à distance répondent à vos messages aussi vite qu'une personne au bureau. Ce ne sera probablement pas le cas. De leur côté, ils peuvent avoir du mal à accéder à l'information ou à suivre les réunions et les conversations.  Pour éviter cela, respectez les règles de base de la communication asynchrone :

• Surcommuniquez toujours en donnant du contexte 

• Réduisez la durée des réunions et éliminez celles qui sont inutiles

• Établissez des ordres du jour à l'avance et demandez les disponibilités avant de planifier quoi que ce soit 

• Enregistrez les réunions et documentez le travail

• Utilisez des canaux précis pour communiquer (les membres de votre équipe peuvent se servir d'un outil comme Hive pour suivre l'avancement de chaque projet) 

Assurez-vous de l'adhésion de la direction.

Créez un environnement favorable qui soutient autant le personnel au bureau que celui à distance. Bâtir la confiance, encourager la responsabilisation et communiquer ouvertement contribueront grandement à renforcer la culture de travail hybride. 

Investissez dans les meilleurs outils.

Les outils qu'utilise votre équipe influencent sa productivité. Les outils de gestion de projets aident à mettre de l'ordre dans le chaos que peuvent engendrer les équipes hybrides. Hive est un excellent outil de gestion de projets qui favorise la collaboration dans tous les types d'équipes. Dans Hive, les membres de l'équipe peuvent suivre les projets et attribuer des tâches à d'autres, ce qui aide les équipes à collaborer efficacement et à atteindre des objectifs communs, où qu'elles soient. Il est aussi essentiel d'utiliser un outil de visioconférence comme Zoom pour tenir les réunions. Par ailleurs, un endroit central où l'information est stockée et facilement accessible à tous, comme Google Drive , aide chacun à accomplir son travail. Des visages flous et pixélisés et des voix à peine audibles pendant les visioconférences peuvent venir d'un mauvais équipement. Les ordinateurs personnels et les espaces de travail actuels de votre équipe auraient peut-être besoin d'une mise à niveau. Que la personne travaille au bureau ou de la maison, voici quelques produits dans lesquels votre entreprise pourrait envisager d'investir :

• Un ordinateur portable

• Un bureau debout ou un bureau standard 

• Une chaise ergonomique confortable 

• Des écouteurs 

• Des haut-parleurs d'ordinateur 

• Un tapis de souris et un repose-poignet 

• Un microphone et une caméra dédiée pour les appels Zoom  

Incluez toujours le personnel à distance.

Même si ces personnes ne sont pas au bureau, faites-leur sentir qu'elles font partie de l'équipe. 

• Invitez-les aux activités d'équipe, comme les fêtes d'anniversaire, les 5 à 7 et les programmes de formation et de perfectionnement des employés

• Planifiez des réunions hybrides qui incluent à la fois le personnel au bureau et celui à distance

• Créez un salon de clavardage « machine à café » où se tiennent les conversations et où tout le monde peut se mettre au courant des événements drôles ou inattendus au bureau

• Prévoyez des activités virtuelles de cohésion d'équipe 

• Organisez des retraites d'entreprise qui réunissent tout le monde 

Offrez des formules de travail flexibles selon les types d'employés.

N'imposez pas au personnel à distance des attentes qui devraient être réservées au personnel sur place. Ingrid Ødegaard, cofondatrice de Whereby, affirme : « Quand on ne voit pas les gens travailler, il faut leur faire confiance pour qu'ils fassent leur travail. La plupart des gens veulent bien faire, et vous seriez surpris de ce qui peut arriver quand vous leur donnez la liberté de gérer leur journée de travail. Chaque personnalité a besoin d'un environnement différent pour être productive et s'épanouir... » Découvrez les horaires et les modes de travail qui conviennent aux différents membres de votre équipe. Dans cet esprit, fixez des attentes et des échéances qui leur correspondent. Veillez à vous concentrer sur les résultats plutôt que sur les processus. Pour les employés qui viennent au bureau, optimisez leur expérience en concevant votre espace selon l'usage qu'ils en font réellement. Vous pouvez aussi tirer parti de technologies comme Density, qui permet de mesurer de façon anonyme l'occupation des lieux en temps réel, afin de prendre des décisions d'aménagement plus éclairées selon qui travaillera et quand.  

Comment créer un horaire de travail hybride 

Comme le personnel sur place et celui à distance ne travaillent pas de la même façon, il faut planifier à l'avance pour que la collaboration réussisse. Un horaire de travail hybride est un plan clair qui définit comment les deux groupes collaboreront. Sollicitez continuellement les commentaires de votre équipe et ajustez le tout au besoin. 

Favorisez la visibilité et l'ouverture dans la culture de votre équipe.

Soyons honnêtes : il est normal de penser que les gens que l'on voit sont ceux qui accomplissent le travail. C'est pourquoi il est important, dès le départ, de bâtir une culture d'équipe hybride qui encourage le personnel à distance à être visible, ouvert et communicatif.  Quand Erin Rooney Doland, responsable du contenu et du référencement chez Vulcan, était la seule personne en télétravail dans son ancien milieu, elle tenait régulièrement la direction au courant de son travail. « En plus de toutes les réunions habituelles de la semaine (réunions debout, réunions de projet, réunions de planification, etc.), j'ai vite compris que je devais prévoir des rencontres individuelles avec mes supérieurs, les personnes que je supervisais et les personnes clés des autres services. » Un logiciel de gestion des flux de travail facilite encore plus le suivi du personnel à distance. Plus important encore, il faut encourager l'ouverture. Un environnement de travail hybride est sujet aux conflits, et c'est à vous de les gérer. Discutez régulièrement de la façon dont le travail en équipe hybride se déroule. Pour favoriser l'honnêteté et la communication ouverte, vous pouvez utiliser un outil de sondage conçu pour recueillir des commentaires anonymes, comme Polly, afin de connaître les idées, les opinions et les préoccupations de votre équipe au sujet de la formule hybride.

Formez les chefs d'équipe et les gestionnaires.

Dans une étude de la Harvard Business Review, 40 % des 215 gestionnaires sondés doutaient de leur capacité à gérer du personnel à distance. Il est irréaliste de s'attendre à ce que les gestionnaires sachent diriger une équipe hybride sans formation. Même si une bonne partie de leur expertise viendra de l'expérience, il faut qu'ils s'y forment activement. Un bon moyen d'y arriver est d'étudier le fonctionnement d'autres entreprises hybrides et d'adapter les leçons à votre équipe.

Conclusion

En fin de compte, une équipe hybride s'épanouit lorsque la productivité se mesure aux résultats et non aux heures passées derrière un bureau. Concentrez-vous plutôt sur les résultats et moins sur le processus, qui sera différent pour chacun. En tenant compte des besoins du personnel à distance et de celui sur place, vous trouverez un équilibre qui aide chacun à faire son travail de la meilleure façon possible.