7 conseils d’intégration efficaces pour accueillir un nouvel employé dans l’équipe

Embaucher un candidat peut donner l’impression d’avoir franchi la ligne d’arrivée. Après des semaines ou des mois d’efforts de recrutement, vous avez enfin trouvé la bonne personne. Mais ce n’est pas la fin : c’est en fait le début d’une étape cruciale de votre processus d’embauche, l’intégration. « C’est une étape extrêmement importante du processus d’embauche, car c’est pendant l’intégration que les employés s’habituent à leur poste, à la philosophie de l’entreprise et à ce que l’organisation a à offrir, explique Jamie Olson, responsable des personnes et de la culture chez Continu, une plateforme d’amplification de l’apprentissage pour les équipes. Elle augmente aussi la motivation, ce qui donne des employés dévoués à la réussite de l’entreprise, et favorise la rétention des nouvelles recrues en leur donnant le sentiment de faire partie de l’équipe. »

Votre processus d’intégration est la première impression. Il peut faire ou défaire les chances de réussite à long terme de votre nouveau membre d’équipe : c’est à ce moment que les attentes sont établies et que l’information importante est transmise. Mme Olson a décortiqué tout ce que vous devez savoir pour bien accueillir un nouvel employé dans l’équipe. Découvrez-le dans la liste de vérification et les conseils d’intégration ci-dessous.

La liste de vérification d’intégration ultime

D’abord, il est important de ne pas improviser. L’intégration ne consiste pas à accueillir votre nouvelle recrue et à faire quelques présentations avant de la laisser se débrouiller seule. Vous devrez créer un processus simplifié et uniforme chaque fois que vous embauchez un candidat. Voici une liste de vérification.

1. Soumettez une demande de dotation aux chefs de service. À bien des égards, la réussite de l’intégration commence par une description claire du rôle et des responsabilités de la personne dans votre description de poste, afin d’éviter les mauvaises surprises. « Il s’agit d’une demande officielle d’embauche pour un poste précis au sein d’un service, qui détaille les fonctions, la description et le budget », explique Mme Olson. L’utilisation de systèmes de gestion du recrutement peut simplifier ce processus, faciliter la communication entre les gestionnaires qui embauchent et le personnel des RH, et assurer une documentation exacte et la conformité.

2. Ensuite, elle recommande de rassembler les documents de la nouvelle recrue, comme les documents fiscaux, les contrats ou ententes, les documents de traitement de la paie, les talons de paie et les autres formulaires propres à l’entreprise : « Être prêt avec tous les formulaires qu’une nouvelle recrue doit remplir pour se mettre rapidement au travail montre que votre service des RH est organisé, rigoureux et professionnel. »

3. Fournissez à votre nouvelle recrue ses appareils et son équipement. Oui, même si elle travaille à distance. « Assurez-vous qu’elle a les outils nécessaires pour commencer tout de suite. Cela donne non seulement une excellente impression de l’entreprise à l’employé, mais cela montre aussi que votre organisation investit dans sa réussite », ajoute Mme Olson.

4. Dans le même ordre d’idées, créez les comptes et les identifiants pour les courriels de l’entreprise, les outils professionnels, les logiciels de productivité ou les cartes professionnelles numériques créées avec le bon logiciel de cartes numériques pour répondre à vos besoins. « Une nouvelle recrue doit pouvoir accéder à tout ce dont elle aura besoin pour faire son travail et communiquer efficacement avec le reste de l’organisation. »

5. Vous pouvez ensuite envoyer un courriel de bienvenue à la nouvelle recrue pour l’accueillir officiellement dans l’organisation et dans l’équipe. Il est utile d’y mentionner la date d’entrée en fonction, l’horaire, le code vestimentaire et tout autre détail propre à l’entreprise qu’elle devra connaître avant son premier jour.

6. « Prévoyez une séance d’orientation pour le premier jour afin de guider les nouvelles recrues dans la paperasse, de leur faire découvrir la culture de l’entreprise, de passer en revue la structure organisationnelle et de répondre à toutes les questions importantes qu’elles pourraient avoir », recommande Mme Olson. Selon elle, cela est encore plus important dans une équipe hybride, car vous voulez que la personne soit accueillie par les membres de l’équipe et crée des liens avec eux, même s’ils ne travaillent pas physiquement au bureau.

7. Publiez une annonce d’arrivée sur les plateformes de messagerie d’équipe et par courriel. « Ajouter quelques questions brise-glace ou une section « faisons connaissance » avec les réponses de l’employé est une excellente façon de le présenter à l’équipe », dit-elle.

8. Enfin, créez un plan de suivi à 30, 60 et 90 jours pour vous assurer que tout le processus d’intégration s’est bien déroulé. « Faire des suivis fréquents montre aux nouvelles recrues que l’entreprise se soucie d’elles et cherche à améliorer le processus d’intégration. » Cela leur permet aussi de faire part de leurs préoccupations ou de leurs commentaires.

Conseils pour un processus d’intégration réussi

Au-delà des étapes concrètes ci-dessus, voici d’autres conseils pour accueillir un nouvel employé dans l’équipe et lui offrir une expérience positive, ainsi qu’à votre équipe.

1. Faites une préintégration

« Soyez prêt avant l’arrivée de l’employé et n’attendez pas son premier jour pour commencer le processus d’intégration », dit Mme Olson.

2. Prise de contact du gestionnaire

Le gestionnaire de la nouvelle recrue doit aussi la contacter avant son premier jour pour l’accueillir et répondre aux questions directement liées à son rôle et à son service.

3. Désignez un mentor ou un parrain

Un mentor ou un parrain d’intégration aide votre nouvelle recrue à tisser des liens avec ses collègues et favorise le travail d’équipe. Cette personne peut offrir son aide, répondre aux questions et orienter la recrue vers les bonnes ressources.

4. Planifiez une rencontre « faisons connaissance avec l’équipe »

« Qu’elle ait lieu en personne ou par Zoom, une rencontre interactive, amusante et chaleureuse où les membres de l’équipe se présentent à la nouvelle recrue, racontent quelques anecdotes ou répondent à des questions brise-glace virtuelles permet à la nouvelle recrue de se sentir tout de suite plus à l’aise », selon Mme Olson.

5. Fixez des objectifs ou des attentes clairs

« Pour retenir les meilleurs talents et préparer la nouvelle recrue à réussir, il est important d’établir des buts, des attentes et des objectifs clairs », ajoute-t-elle. « Trop souvent, les nouvelles recrues quittent leur emploi dans les six mois parce que les attentes n’étaient pas claires ou qu’elles n’arrivaient pas à atteindre les objectifs proposés. » Cet effort crucial devrait être dirigé par le gestionnaire de la nouvelle recrue. Il devrait prendre la forme d’une conversation où l’on définit les objectifs professionnels de l’employé et qui comprend des suivis et des rencontres de suivi pour offrir de la rétroaction et du soutien.

6. Personnalisez votre processus

« Les entreprises qui utilisent un processus d’intégration standard, qui consiste simplement à signer des documents, à envoyer des identifiants par courriel et à fournir un guide de l’entreprise à lire, ont tendance à avoir un taux de roulement plus élevé », affirme Mme Olson.

Cette approche froide peut isoler votre nouveau coéquipier. Votre processus d’intégration doit comprendre des étapes qui paraissent personnelles. Envisagez d’utiliser un logiciel d’intégration des employés pour personnaliser davantage le processus.

7. Prévoyez du temps pour une formation adéquate

Évitez aussi de jeter votre nouvelle recrue « dans le feu de l’action » dès le départ. « Selon le poste pour lequel elle a été embauchée, une nouvelle recrue peut avoir besoin d’une formation supplémentaire pour bien performer, ajoute Mme Olson. Si vous ne lui laissez pas assez de temps pour monter en puissance et développer ses compétences (surtout dans un rôle qui comporte une terminologie et des processus propres à l’entreprise), vous pouvez vous attendre à ce qu’elle échoue. Cela démotivera l’employé et le rapprochera du départ. »

Assurez-vous que votre processus d’intégration prévoit une montée en charge progressive et une formation adéquate pour préparer votre nouvel employé à réussir.