代理店のためのプロジェクト管理 完全ガイド

広告は、メディア業界と商取引の業界を支える柱のひとつです。Amazonの広告収益を見れば、広告業界が当面減速しないことがわかります（Amazonは2018年に100億ドルの広告収益を上げました）。業界の広告支出は、2015年の1,830億ドルから、2021年には約2,600億ドルに達する見込みです。この仕組みの頭脳となっているのが広告代理店です。代理店にとって最大の強みのひとつは、代理店のプロジェクト管理を成功させる適切なツールを使えることです。

代理店のプロジェクト管理が重要な理由

Dentsu、Ogilvy、Omnicom Groupのような大手代理店には、BudweiserからMicrosoft、Chevroletまで、各分野で最大級の企業がクライアントとして名を連ねています。広告代理店は製品のマーケティングを専門としています。デジタルバナーや広告から、テレビCM、イベントまで、その範囲は多岐にわたります。

代理店の中には、通常、これらの分野ごとに専門のグループがあります。担当者は、特定のクライアントに専任で付くことも、複数のアカウントを掛け持ちすることもあります。

こうしたグループは国際的で、厳しい納期で動いていることがよくあります。そこで頼りになるのがプロジェクト管理です。Tom Bradyにとってのグロンコウスキーのような存在です。何十もの広告について、クリエイティブ素材を何度も確認する作業を、すべてを追跡するツールやプラットフォームなしでこなせるでしょうか。代理店の仕事は本質的にプロジェクト単位で進むため、プロジェクト管理システムと手法の活用が欠かせません。つまり、代理店の効果的なプロジェクト管理が重要です。

代理店向けのプロジェクト管理手法

代理店の仕事とクライアントの管理を整えるプロジェクト管理の手法は、数多くあります。ここでは、代理店のプロジェクトに取り入れやすい方法をいくつか紹介します。

タイムブロッキング

私たちのお気に入りのひとつがタイムブロッキングです。これは、カレンダーの一定の時間を、特定の作業やタスクだけのために確保するスケジュール管理の方法です。たとえば、メールの対応用に時間枠を確保し、受信トレイに使うのは1日2時間だけにして、残りの時間はやることリストの他の項目に充てる人もいます。 

この手法は、代理店のプロジェクト管理に適しています。特に、クライアントの承認が集中する時期でない人に向いています。承認の時期には、15分から30分ごとに受信トレイを確認する必要があるためです。ただし、代理店で分析や実行が中心の役割を担っているなら、試してみる価値のある戦略です。

戦略的なロードマップ

代理店に向いているもうひとつのプロジェクト管理手法は、プロジェクトの指針となる、詳細な戦略計画のプロセス、タイムライン、ロードマップを設計して実行することです。プロジェクトの4〜5つの主要な段階を整理して定義すると、代理店のメンバーは、段階ごとの所要時間、クライアントの承認が必要なチェックポイント、具体的な目標、責任、期待を明確にできます。

代理店のプロジェクトマネージャーの仕事

代理店ではプロジェクト管理が欠かせません。そこで、代理店のプロジェクトマネージャーが具体的に何をするのかを見てみましょう。代理店のプロジェクトマネージャーは、開始から完了まで、プロジェクトのあらゆる面の監督を支援します。長くなりがちなプロジェクトのスケジュールを通じて、チームが期限と作業を守れるようにする責任があります。PMは、特定のプロジェクトに関わるすべての社内チームの間をつなぐ役割も担います。

代理店のプロジェクトマネージャーの仕事で特に重要なものには、次のようなものがあります。

• 期限とフェーズを入れたプロジェクトカレンダーを作成する

• プロジェクトの予算とスコープを管理する

• 社外の関係者とクライアントに、プロジェクトの最新情報をすべて送る

• プロジェクトの成果物を最終化し、クライアントのフィードバックを精査する

• プロジェクトのレビューを行い、クライアントの期待に応えていることを確認する

代理店向けプロジェクト管理ソフト&ツール おすすめ11選

代理店のプロジェクトマネージャーの仕事は多岐にわたり、チームを成功させるには適切なツールやソフトウェアが必要なことも多くあります。一般的な戦略よりも、ツールや製品を探している方のために、おすすめを紹介します。ここで役立つのが、代理店のプロジェクト管理を支えるツールです。私たちのお気に入りの代理店向けプロジェクト管理ツールは次のとおりです。

1. Hive 

Hiveは、キャンペーンの進捗を、ライフサイクル全体を通じてリアルタイムに透明な形で確認できます。古くなったり不正確になったりしがちな、週次のステータス報告とは違います。市場でトップクラスの代理店向けプロジェクト管理ツールであるHiveでは、個人、チーム、代理店が社内外で一緒に働けます。Hiveの外部ユーザー機能を使えば、代理店のクライアントがHiveのダッシュボードとプロジェクトの特定の部分にアクセスし、キャンペーンの進捗をリアルタイムで確認できます。

世界有数の大手で影響力のあるブランドが、代理店内でHiveを活用し、完璧なグローバルキャンペーンを運営して実行しています。 Hiveには、強力な校正機能もあります。PDFやJPGなど、さまざまなファイルを添付して、アプリ内で校正できます。

クリエイティブの複数の案を扱い、バージョンごとに管理する必要がある方に最適な、代理店向けプロジェクト管理ツールです。Hiveが代理店の日々のワークフローと生産性をどう改善できるか知りたい方は、今すぐ14日間の無料トライアルを始めましょう。

2. Teamwork

Teamworkは、あらゆる規模のチームで、代理店のプロジェクト管理に使えます。Webデザイン代理店を営んでいた2人が、代理店向けのプロジェクト管理の選択肢の少なさに不満を募らせ、自分たちでプラットフォームを作りました。Teamworkでは、あらゆる規模のプロジェクトを管理できます。クライアントユーザーを無制限に追加できるオプションもあります。クライアントにプロジェクトの全体像を見せても追加費用がかからないので、代理店にとって大きな利点です。

3. Slack 

職場向けチャットアプリのSlackは、職場でのコミュニケーションを変えました。アクティブユーザーは1,000万人に上り、Web上の1,500以上の他のツールと連携します。代理店では、プロジェクトやチームごとにSlackのグループを分けて使えます。SlackはHiveとも連携するため、プロジェクト管理の力がさらに高まります。Slackで今後のプロジェクトや期限について連絡し、Hiveで書類やメモを共有できます。両方の良いところを活かせて、代理店のプロジェクト管理に欠かせないツールになります。

4. Trello 

シンプルなかんばん形式の生産性ツールをお探しなら、代理店のプロジェクト管理にはTrelloが答えになるかもしれません。余計な機能のないボードで、クライアントごとのタスクを見やすく整理できます。各ボードはカードで構成され、カードにはやることリスト、チェックリスト、画像、ハイパーリンク、ファイルを入れられます。 Trelloのカードにチームメンバーを追加でき、カードをセクション間でドラッグアンドドロップして完了を示せます。

他の同様のかんばんツールについては、市場にあるTrelloの代替ツールの人気ランキングをご覧ください。

5. Rescue Time 

Rescue Timeは、アプリやWebサイトで費やした時間を追跡するため、誰がどのタスクにどれだけ時間をかけたかを正確に把握できます。代理店のプロジェクト管理に最適です。YouTubeで猫の動画を見て、つい数分余計に過ごしてしまう場合は、特定のWebサイトをブロックすることもできます。

6. SEMRush

SEMRushは、SEOやコンテンツのプロジェクトを管理できるため、代理店のプロジェクト管理に役立つツールです。SEMRushでは、特定のキーワードについてSEOとGoogleでの進捗を追跡し、競合の包括的な調査を行い、オーガニック、有料、検索のトラフィックの詳細を掘り下げられます。

キーワード調査を行い、プロジェクトを作成し、自動レポートを設定して、関心のある特定のキーワードやキャンペーンを把握しておくこともできます。たとえば、弁護士向けやSaaS企業向けのSEOなど、競争の激しいニッチ分野で特に役立ちます。

7. Asana

Asanaは、代理店がプロジェクトを管理し、タスクの優先順位をつけ、リアルタイムで共同作業できるオールインワンのプラットフォームです。進捗の追跡、リソースの管理、全員の責任の明確化と認識の統一にも役立ちます。より高度なリソース管理やタイムトラッキングが必要なら、Hiveのようなツールをおすすめします。ただし、軽めのPMなら、代理店のプロジェクト管理にAsanaは良い選択肢です。

8. Sprout Social

代理店が成長段階にあるなら、リードを増やすには、既存の顧客を理解し、似たターゲット層を見つけるのが効果的です。Sprout Socialは、強力なビジネスインテリジェンス機能を備えたソーシャルメディア管理ツールで、それを支援できるかもしれません。このプラットフォームは、コンテンツの公開、ソーシャルリスニング、エンゲージメント、分析、カスタマーケアに役立ちます。Sprout Social は、一般的なほとんどのCRMシステムと連携します。Sprout Socialには30日間のトライアルがあり、有料プランは月額$249からです。ただし機能は限られます。

9. Mailchimp

顧客が製品やサービスとどう関わるかは、事業の拡張性を測るうえで重要です。ブランドと継続的に関わっているクライアントは、より多くの製品やサービスを購入するかもしれません。Mailchimpのようなマーケティング自動化ツールに投資する代理店は、事業全体の健全性を高めようとしています。

Mailchimpは、代理店がメールキャンペーンを作成、送信、追跡するのに役立ちます。さらに、ランディングページの作成、ソーシャルメディアマーケティング、eコマースの機能もあります。代理店は、カスタマイズできるダッシュボードで、すべてのクライアントを一か所で管理できます。

Mailchimpを使えば、代理店は週次のニュースレターを送り、セグメントごとにターゲットを絞ったメールキャンペーンを作成し、オンボーディングのメールキャンペーンを自動化できます。Mailchimpのeコマースプラットフォームで、製品やサービスを販売することもできます。Mailchimpには機能が限られた無料プランがあります。有料プランは月額$13からです。

10. Canva

マーケティング代理店のダイナミックな環境では、ひとりが何役もこなすことがあります。Canva は、マーケターがさまざまな素材を一緒に作るのに最適なツールです。使いやすく、コピーライター、プロデューサー、デザイナーが、メールキャンペーン、ソーシャルメディア、社内コミュニケーション用のコンテンツを、ブランドらしさを保ったまま作れます。

ブランドコンテンツの豊富なライブラリと、ストック写真付きのプレミアムテンプレートを使えば、マーケティング代理店は、ソーシャルメディア用の画像、動画、プレゼンテーションを数クリックで作成できます。Canvaでは、コンテンツのカスタマイズ、サイズ変更、共有も簡単で、代理店はキャンペーンをより早く展開できます。Canvaには機能が限られた無料プランがあります。Canva for Teamsは、5人までのチーム向けに月額定額$29.99からで、代理店のプロジェクト管理にも使えます。

11. Wave

代理店の規模にかかわらず、請求書の発行は業務で常に重要な要素です。提供したサービスの対価を正確に受け取りたいからです。Waveは、まさにそれを実現する請求書作成ソフトです。カスタマイズした請求書を作成し、オンライン決済を受け付けられます。

Waveでは、リピート顧客向けに定期請求書とクレジットカードの自動決済を設定できるため、支払いを催促する手間がかかりません。外部の業務委託先、フリーランス、スタッフへの支払い、税務シーズン向けのW2と1099フォームの作成もできます。給与、口座への直接振込、仕訳の管理もすべて行えます。

Waveには、税務書類用のセルフサービスの給与明細もあります。プロのヒント：プロジェクト管理ソフトとしてHiveを使っているなら、HiveをWaveに簡単に接続し、経理のプロセスをスムーズにできます。Waveの無料プランなら、プロフェッショナルな請求書をいつでも無料で送れ、経理も整理できます。ただし、支払いの回収、モバイルでの領収書、給与サービスを利用するには、有料プランが必要です。

もちろん、代理店の仕事をシンプルにするのは簡単ではありません。それでも、ここで紹介した代理店向けのプロジェクト管理手法のいくつかと、ツールのいくつかを取り入れれば、代理店のチームを軌道に乗せられます。私たちが見落としている、代理店に使いやすい主要なツールをご存じですか？ コメントでぜひ教えてください。