非同期コミュニケーションはリモート会議の未来になる？

パンデミックで多くの人が在宅勤務をするようになり、オンライン会議が増えました。ZoomからSlackまで、通知が絶えず注意を求めます。しかし、リモートワーカーを対象としたこの調査によると、 42%の人が、中断されずに長時間働けると生産性が高まると感じています。不要な会議に参加させられるほど生産性は下がるといえます。  Zoomによると、同プラットフォームのオンライン会議には毎日300 millionを超える参加者がいます。これは、多くの人がオフィスにいるときと同じ感覚で働いているためと考えられます。相手の席まで質問しに行く代わりに会議を設定したり、管理職が少し通話しようと声をかけて状況を確認したりします。では、リモートチームにリアルタイムの会話以外の選択肢はあるのでしょうか。もちろんあります。非同期コミュニケーションは、よりよい共同作業を可能にし、本当に重要な「仕事を進めること」に集中できる方法です。この記事では、非同期会議とは何か、リモートチームにどのような利点があるか、始めるためにどんなツールが必要かを紹介します。

非同期コミュニケーションとは？ 

非同期コミュニケーション（略してasync）とは、簡単にいうと、情報やデータを伝える際に、2人以上が同時にその場にいる必要のない仕組みです。一方、同期コミュニケーションはリアルタイムで行われ、すぐに返答する必要があります。例えばオフィスでは、同僚の肩をたたいて声をかければ、必要な答えをすぐ得られました。これは従来の9時から5時までの働き方には適していますが、リモートチームにはあまり実用的ではありません。非同期のやり取りはリアルタイムではないため、時差や勤務時間の違いがあるリモートチームに最適です。

同期会議と非同期会議のバランスを取る

チームでKPIについて話し合うなど、通常ならZoom会議を設定する場面を考えてみましょう。一般的にはZoom会議の招待を送り、全員の指標を同時に話し合います。これが同期会議の例です。非同期会議では大きく異なります。各メンバーの実績を説明する動画を作成するか、説明を録音して送り、見てもらいます。その際、すぐの返答は求めません。2つの会議は異なりますが、オンラインの職場ではそれぞれ役割があります。次のような場面では、リアルタイムのやり取りが適しています。

• 緊急事態への対応

• 交流や近況の共有

• 新しいプロジェクトの開始

• チーム内の対立への対処

一方、次のような場面では非同期コミュニケーションに切り替えられます。

• プロジェクトへのフィードバック

• 新しいツールの説明

• アイデアの交換

リモートチームでは、同期と非同期コミュニケーションの適切なバランスを見つける必要があります。両方を組み合わせれば、オンラインの共同作業が円滑になり、チームの生産性も高まります。

非同期会議の利点

時差や予定を合わせる必要がなくなる時間をそろえずに働くことで、時差や異なる予定の制約に効果的に対応できます。分散型チームのメンバーは、共同作業のために都合の合う時間を探したり、予定を調整したりする必要がなくなります。仕事と生活のバランスを取れる調査では、リモートワーカーは勤務時間後も仕事から離れにくいことが示されています。不要な会議や問い合わせが減れば、仕事と私生活の時間を区別する難しさも減ります。中断を最小限に抑えて集中できる非同期で働けば、邪魔されずに目の前のタスクへ集中できます。生産性が高まるだけでなく、優れた仕事にもつながります。十分な情報と検討に基づいて意見や判断を示せる自分のペースで働くことで、情報を集めて検討し、比較したうえで、よく考えた判断を下せます。全員が意見やアイデアを共有できる外向的な人は会議で発言する傾向が強く、内向的な人は意見を言えずに控えがちです。非同期会議では、誰かが独占したり話を遮ったりすることなく、全員が意見やアイデアを出せます。会議が記録される非同期コミュニケーションは記録されるため、必要なときに会話や決定事項へ簡単にアクセスし、参照できます。

非同期会議の進め方

準備なしに非同期会議へ飛び込むのはおすすめできません。まず、リアルタイムの会議から移行する方法をチームで学ぶ必要があります。 管理職のよりよい1対1の会議を支えるアプリ、HypercontextのマーケティングマネージャーHiba Aminは、自分のチームで効果があった方法を紹介しています。「非同期会議を成功させるには、全員の納得と協力が必要です。チーム全体に合うプロセスを作り、協力を得るために、次のことができます。

非同期会議の内容と導入する理由を説明する

会議を減らせることや、次の会議まで待たずに、その週のうちに問題をより早く解決できることなど、利点を説明します。

何をどこで伝えるかを決める

例えば、非同期でのプロジェクトの進捗報告は、Hiveのようなプロジェクト管理ツールにまとめます。一方、スプリント計画会議などで扱う内容は、共同作業用の会議ツールにまとめます。

期限を設定する

更新の期限など、期待することを決める必要があります。例えば、デイリースクラムなら毎朝です。プロセスを頻繁に見直すことも重要です。

うまく機能しているか、何を改善できるかをチームに聞く

高い成果を上げるチームには、効果的なコミュニケーションが非常に重要です。伝え方を常に試し、改善してください。特に、机越しに気軽に話しかけられないリモート環境では大切です！」

議題を決める

議題があれば、全員が取り上げる問題について質問やコメントを送れます。会議中は話し合いの筋道を示し、脱線しにくくなります。会議後も、何を話したかを手早く確認できます。 Superpathの創業者Jim Dalyによる、議題設定に役立つ助言を紹介します。「議題と話す要点を用意して会議に臨みましょう。実行すべき項目を書き留め、実行します。メールで済むなら会議を取りやめ、全員の時間を節約しましょう」

コミュニケーション手段を選ぶ

非同期会議では、文章、音声、動画を使えます。 文章中心の会議では、明確さを重視し、背景情報を添えて議論を追いやすくしましょう。画像を使うのも、理解を助けるよい方法です。人は入力するより速く話せるので、音声メッセージは情報をすばやく伝えられます。口頭で伝える利点は速さだけではありません。こちらの音声アプリに関するWall Street Journalの記事 では、次のように説明しています。「音声プラットフォームでは……気軽に会話へ参加したり退出したりできます。また、予定された通話のためにすべてを中断する代わりに、ほかのことをしながら会話を続けられます。決まった時間に始まる会話に参加したり、音声メッセージを交換したりできるサービスもあります」。動画メッセージの録画は音声と文章の利点を組み合わせ、明確さと速さを両立します。Help Scoutは全社会議に動画での近況報告を活用し、成功しています。毎週月曜日に社内ニュース、機能公開、誕生日まで含む更新情報が届き、従業員は都合のよい時間に視聴できます。 

記録を残す

始める前に、あらゆる非同期コミュニケーションについて、記録を残す標準的な手順を決めましょう。Gitlabは自社サイトの記事で、記録が一元化されていないと何が起こるかを明確に描いています。「……メンバーは非同期で伝える方法を各自で決めることになり、整理が不十分で検索しにくい文章が乱立します」。情報を保存し、必要なときに簡単にアクセスできるツールを選ぶ必要があります。これにより、情報が部門や個人に閉じ込められる状況も解消できます。

会議の進行役を置く

責任者がいないと、会話は脱線しがちです。議題に集中するため、進行役を決めましょう。通常は会議を招集した人が担当しますが、複数の段階があるプロジェクトでは、チームの誰が進行しても構いません。

最初に背景も含めて十分に伝える

BufferのHailey Griffisは、次のように助言しています。「メンバーが別の時間に返信するかもしれないことを前提に、最初からすべての情報をまとめて伝えましょう」。文章は明確でわかりやすくします。取り組んでいるプロジェクトに必要な情報は、求められる前に提供してください。そうすれば問い合わせを最小限に抑えられます。次に、必要なツールを見ていきましょう。

非同期会議におすすめのツール

適切なツールがあれば、力を存分に発揮できます。円滑な非同期会議におすすめのツールをご紹介します。

Hive：共同作業とコミュニケーションに最適

Hiveで定期的に近況と情報を共有すれば、全員が共同作業の進捗を追跡、確認できます。Hive Chatでは、チームと話し合い、フィードバックを受け、決定事項を明示できます。Hive Notesでは非同期会議のメモを取り、追加対応が必要な項目をメンバーに割り当てられます。 Yac：動画・音声の記録に最適長いメールの代わりに、伝えたい内容を音声メッセージに録音しましょう。 Yacでは、音声の文字起こしから必要な情報を検索することもできます。Google Drive：文書化とファイル共有に最適非同期の音声会議や動画会議をアップロードして、簡単にアクセスできるようにします。進行中のプロジェクトに必要なファイルも保存、共有できます。最初は完璧でなくても、非同期の働き方は、生産性と幸福度の高いチームを築く機会になります。一歩ずつ失敗から学び、最適なバランスが見つかるまで、チームに合わせてプロセスを調整しましょう。