チームに欠かせない16のコラボレーションスキル

リモートワークでは、テクノロジーの流れの中で情報が埋もれてしまうことがあるため、コラボレーションスキルが欠かせません。Hiveのようなリモートワークツールを活用すれば、コラボレーションの力を平均的なレベルから一段上へ引き上げられます。オンラインでもオフラインでも役立つスキルも身につきます。

ここでは、今日の職場でチームが力を発揮するために役立つ、特に重要な15のコラボレーションスキルを紹介します。

1. 責任をなすりつけない

チームに欠かせないコラボレーションスキルの1つは、犯人探しをしないことです。チームメイトが締め切りやプロジェクトでミスをすると、すぐに目につくものです。そうした行き違いに、いら立ちや怒り、あきれた気持ちを覚えることもあるでしょう。それでも犯人探しは避けてください。今後の協力がいっそう難しくなります。

誰がどのタスクを担当するのかを明確にしておけば、期限や責任の所在、責めるべき相手をめぐる曖昧さをなくせます。Hiveのタスク優先順位ツールを使えば、急いで終えるべき重要なタスクがひと目でわかります。そのため、チームメイトの間にマイナスの空気が広がるのを防げます。

2. 自己分析を習慣にする

次は、自分自身をじっくり見つめ直すことで、チームでの協力を次の段階へ進めましょう。自分のコラボレーションスキルについて、より深い気づきが得られます。自分をよく知るほど、何が自分のやる気を引き出すのか、どのように伝えているのか、他の人とどう働くのが最適なのかがわかってきます。

すべてを整理しておくために、Hiveで自分専用の個人のToDoリストを作成できます。これを使えば、自分が重視する項目と後回しにしがちな項目を把握できます。その結果、コラボレーションにおける自分ならではの課題と成果を、よりよく理解できるようになります。

3. 責任を引き受ける

スムーズに協力したいなら、責任を引き受けることも大切です。これは、責任をなすりつけないことと同じではありません。他の人を指ささなくても、自分から指先をそらしているだけの場合があるからです。ミスや力不足を自分の責任として受け止めると、頼れるパートナーだという印象が自然とチームに伝わります。

Hiveなら、ワークフローを把握できるので、自分の担当をしっかり管理できているという感覚を持ち続けられます。タイムトラッカーで各アクションにかけた時間を確認すれば、時間をかけすぎた作業、別のやり方でできたこと、チームメイトを支えるために改善できる点を、落ち着いて見直せます。

4. 積極的に耳を傾ける

すでに聞き上手な方でも、積極的な傾聴によってチームのコラボレーションスキルはさらに高まります。熱心に耳を傾けるほど、同僚の強みと弱みがよくわかります。研究によると、積極的な傾聴と自己認識はどちらも共感力と大きく関わっており、一人ひとりに寄り添った協力につながります。積極的に聞くには、相手の話を聞きながらメモを取るのが一番です。HiveのZoom向けメモを使えば、よいアイデアも逃さず書き留められます。特にHive Notesなら、複数のチームメイトが同時にメモを取れます。同僚も、しっかり聞いてもらえていると感じられます。

5. 心理的安全性をつくる

よい協力のためには、少し大胆と思われるアイデアも気軽に出し合える場が必要です。だからこそ、職場の心理的安全性が重要です。この概念はハーバード・ビジネス・スクールの教授エイミー・エドモンドソン博士が提唱したものです。心理的安全性とは、燃え尽きを認めても不利益を恐れない、会議で不評なアイデアを口にできるなど、「対人関係のリスクを取る」力をチームが後押しすることを指します。協力がもっともうまくいくのは、自分が正直で透明であり、同僚も同じだと信じられるときです。Hiveなら、同僚の作業量が見えます。気まずい会話をしなくても、負荷が大きくなっている人に気づけます。必要なときに手を差し伸べれば、声が届き、見てもらえていると感じられる環境をつくれます。

6. 期待値を伝える

デジタル時代には、すぐ返信するのが当たり前という空気が生まれました。在宅勤務で、その即時の反応を求める気持ちがさらに強まったかもしれません。だからこそ、チームの協力には、いつ、どのように返信するかという期待値を共有することが欠かせません。

ステータスを設定すれば、ワークスペースの全員に自分の居場所や作業内容を知らせられます。コーヒーを入れに少し席を外すとき、会議中、ちょっとしたPelotonのライドに出かけるときでも、無視しているのではなく短い休憩中だと同僚に伝えられます。もちろん常識の範囲で、休憩を取るのは当然の権利です。

7. 歩み寄ることを学ぶ

チームに欠かせないコラボレーションスキルの1つは、歩み寄る力です。どうしても譲れない点と、手放してよい点を見きわめることが大切です。チームで働くときは、柔軟であることが何より重要です。そうすれば、成果物は自分だけの意見ではなく、プロジェクトの一人ひとりの意見を映したものになります。

校正と承認のようなツールを使えば、チームメイトから明確で簡潔な意見を集めるのは難しくありません。変更をすばやく承認でき、同僚にも意見を述べる機会を残せます。細かな点で言い争う時間もかかりません。

8. 成功を一緒に祝う

最後に、チームメイトをたたえ、仕事ぶりを称賛することも必要です。ギャラップの調査によると、過去1週間に自分の努力を認められたと答えた従業員は、わずか3分の1でした。認められていないと感じる人は、退職を考える可能性が2倍になります。成功を祝えば、前向きな雰囲気が生まれ、健全な協力が強まる好循環ができます。Hiveでマイルストーンを管理すれば、誰の成果も見逃さずに済みます。ちょっとしたリマインダーがあるだけで、ふだんの日も特別に感じられます。その気持ちをチームで分かち合うと、絆が深まり、協力に対する前向きな気持ちも高まります。

9. フィードバックを歓迎する

ほとんどのプロジェクトは複数のチームにまたがり、多くの人に影響します。優れたプロジェクトマネージャーは、社内外のステークホルダーを早い段階から巻き込みます。この方法なら、機会とリスクを最初から評価でき、時間とコストの節約になります。さらに、イノベーションも高まります。 ハーバード・ビジネス・レビューで紹介された研究では、多様性がイノベーションを促すことが示されています。異なる背景を持つ人たちが集まることで、新しい視点や解決策が生まれるかもしれません。  Hiveのカスタムフォームは、コラボレーションをより簡単にします。社内外を問わず誰でもブラウザから入力できるカスタムフォームを作成できます。フォームの内容をもとに、アクションカードを自動作成することもできます。アクションカードには情報が1か所にまとまるため、Hive内での追跡とレポート作成がしやすくなります。

10. 柔軟に対応する

プロジェクト管理では、適応力が強く求められます。締め切りの変更、技術的なトラブルによる遅れ、メンバーの病欠などが起きたとき、柔軟さと創造力で代替案を見つけることが重要です。問題を別の角度から、あるいは別のレイアウト表示で見るだけで、解決することもあります。適応力は、練習と経験で身につきます。課題が起きたときは慌てずに、チームでアイデアを出し合い、さまざまな視点を探りましょう。ヒント： Hiveには、プロジェクトを見る方法が6種類あります。たとえば、チームのスケジュールを管理するときは、チーム表示やカレンダー表示が役立つでしょう。特定のプロジェクトのタスクの進捗を見るなら、 ガントチャート やステータス表示のほうが、よりよい洞察を得られるかもしれません。

11. メンターを見つける、またはメンターになる

チームがともに成長すれば、全員が得をします。自分の経験や専門知識、ユニークなスキルを同僚と共有し、自分も身につけたい力を持つ人を探しましょう。知識を交換する相手は、同じ人でなくてもかまいません。メンタリングは、チームや組織内の別々の人とも、社外の人とも行えます。メンターになっても、メンティーになっても、伝える力、目標を立てる力、フィードバックを贈り受け取る力が高まります。自分に直接の利益がなさそうなときでも、ノウハウを生かして他の人を助ければ、きっとキャリアをさらに前へ進めることになり、コラボレーションスキルも向上します。 ヒント：Hive Formsを使って、組織内で共有してもよいスキルや専門知識、学びたい知識をアンケートで集めましょう。

12. 整理整頓を心がける 

プロジェクトにはさまざまなフェーズと階層があるため、資料やドキュメントを整理しておくことが欠かせません。優れたリーダーは、整理整頓をコラボレーションの習慣にするために、メンタリングや研修に投資できます。未来の働き方の著者であり研究者でもあるジェイコブ・モーガンも、コラボレーションは追加のステップではなく、ワークフローの一部として捉えるべきだと述べています。  Forbesに掲載された記事で、彼はこう提案しています。「たとえば、従業員が複数のユーザー名やパスワード、ログインサイトを使い分ける代わりに、コラボレーションプラットフォームからアクセスできる、企業への『玄関口』をつくりましょう」。それでも従業員が複数のユーザー名とパスワードを管理する必要がある場合は、パスワード管理ツールの利用を検討してください。手間が減り、セキュリティも高まります。ヒント：プロジェクト管理ソフトとしてHiveを使うときは、 ラベルでプロジェクトを整理 し、アクションを分類して、 見やすくしましょう。 

13. チームビルディングの活動に参加する

コラボレーションは、あらゆるビジネスの中心にあります。リモートワークやハイブリッドワークは、チームビルディングに新しい課題をもたらしました。休憩室のウォータークーラーの周りに集まったり、通りのデリにグループでランチに出かけたりする、仕事以外のひとときに、私たちは関係を築いています。Zoom会議では同じようにはいきません。特に、同僚の画面が静止画や黒い四角のままだとなおさらです。仕事の外で、全員が集まれる場を設けてみてはどうでしょうか。全員が同じ都市に住んでいて、健康上の制限がない場合に限ります。一緒に働く相手をよく知る絶好の機会になり、チームの士気と仲間意識を大きく高められます。Hive Formsを使えば、食事の制限を確認するアンケートや、ベストな日程と場所を決める調査を作成できます。その後、集まりの詳細をチームのHiveのカレンダーに追加しましょう。最後のステップは、楽しむことです。

14. 時間を上手に管理する 

リモートで働く人には、時間を上手に管理する力が必要です。作業量のバランスを取り、タスクの優先順位をつけ、締め切りを守ります。しかも、ウェブカメラに映らない場所でスウェットパンツ姿のまま洗濯物をたたんでいることもあるでしょう。冗談ではなく、時間管理はチームの生産性を保つために欠かせないスキルです。スケジュールを常に最新にしておけば、自分の空き状況をチームメイトに効果的に伝えられます。対応不可に設定して、集中して作業する時間を確保することもできます。そうすれば、会議やプロジェクト、タスクの調整がずっとスムーズになります。さらに、透明性があれば誰が何に取り組んでいるかが全員にわかるため、信頼と良好な関係の維持にもつながります。Hiveのカレンダーは表示をカスタマイズでき、要素の表示と非表示や、期間の指定もできます。画面がごちゃごちゃしないので、見やすい状態を保てます。

15. 職場で共感を示す

相手の立場に立って、その感情や考え、意見を理解できれば、思いやりのある人だと伝わります。こうしたスキルは、チームの燃え尽きを防ぐことにも役立ちます。1,000人の社会人を対象にしたデロイトの調査では、燃え尽きの最大の原因は、リーダーからのサポートや評価の不足であることが示されました。マネージャーの方は、他の人の燃え尽きのサインに気を配り、作業量を減らす手助けができます。週1回の簡単な面談でも、大きな違いを生みます。他の人のタスクやプロジェクトに関心を示すのもよい方法です。各部署で何が起きているかを全体的に把握できるだけでなく、チームとの絆も深まります。職場での共感を強く支持する著者のエイドリアン・ボワシーとクリスティーン・ポラスは、職場で思いやりを示すための、毎週と毎日の一連のエクササイズを提案しています。私たちのお気に入りの1つは、同僚に感謝を伝えたり、努力を認めたりする個人的なメモを書くことです。

16. 言葉づかいや例えに多様性への配慮を持つ

パンデミック以降、企業はリモートワークに前向きになりました。人材の幅が広がり、その結果、異なる文化に触れる機会も増えています。そのため、多様なバックグラウンド、国籍、言語、信条、キャリアを認め、尊重する、敬意のあるインクルーシブな言葉づかいは、コラボレーションの重要な目標になりました。

疎外感や排除感を与えかねない言及は避けましょう。さまざまな視点を積極的に理解し、学ぶ姿勢も大切です。そうすれば、誰もが大切にされ、貢献が認められる、温かく敬意のある環境が育ちます。