カメラはオンかオフか？ 会議マナーを解説

パンデミックは、政治、経済、社会に前例のない影響を与えました。それと並んで、数年前ならごく限られた関心事だった問題にも、私たちは頭を悩ませるようになりました。その一つが「Zoomマナー」です。ビデオ通話でのやり取りに生まれた、新しい社会的ルールや規範のことです。パンデミック前は、このテーマをあまり気にするマネージャーはいませんでした。リモートチームのコミュニケーションを改善する方法に目が向いていた頃は、ビデオ通話での振る舞いを社員に伝えることよりも、適切なリモートワークツールをそろえることのほうが気がかりでした。しかし今は、ビデオ会議の重要性と、メンバーの会議での振る舞いの重要性を、リーダーが見過ごすことはできません。Zoomマナーの中でも特に重要で、意見が分かれやすく、繊細な問題が、カメラをいつ使うかです。ビデオ通話では常にカメラをオンにするよう求めるマネージャーもいれば、ゆるやかに考え、ビデオ機能をいつどこで使うかをメンバーに任せるマネージャーもいます。 どちらの方法も間違いではありません。ただし、組織はいつ、どこでビデオのオンを求めるのかを慎重に考える必要があります。この記事では、その判断をお手伝いします。

つながりをつくる

リモートチームがビデオ機能をどう使うかについて、効果的な方針を立てるには、「完璧な」コミュニケーションの仕組みを思い描いてみると役立ちます。 多くのチームにとって、それは緊密に連携して働き、理想的には同じ建物にいて、対面のコミュニケーションをすぐ手軽に取れる環境でしょう。多くの人にとって、これはなじみのある姿のはずです。COVID以前、100年も前のような感覚ですが、それが私たちの働き方でした。残念ながら、私たちは新しい環境に慣れなければなりません。それでも、昔ながらのやり方には大きな利点があることを認識しておくことが大切です。Zoom会議は、そもそもビジネスの土台である対面のやり取りを再現するための手段です。実際、多くのリモートワーク用ソフトウェアは、従来のオフィス環境をお手本にしています。リモートチーム向けのコラボレーションツール の多くが、交流のための「部屋」や画面共有など、現代のオフィスに欠かせない機能を再現しています。つまり、理想を言えば、Zoom通話では全員がいつもビデオをオンにしているのが望ましいということです。職場の心理学者であるLou Banks氏によると、それによってチームは強くなります。「人間は、つながるようにできています。つながりが途切れると、社会的な痛みを感じます」と同氏は述べています。「カメラをオフにするのは、つながりが途切れていることを示すはっきりした合図です。見聞きしている内容に相手が関心を持ち、集中しているかどうかを確かめられない不安が、しばしば伴います」

ビデオ疲れ

とはいえ、リモートのマネージャー は、社員がウェブカメラをオンにすることをためらう理由がいくつもあると理解しておく必要があります。最もわかりやすい理由は、単純な恥ずかしさです。対面の会議全般に居心地の悪さを感じる人は多く、自分の映像が同僚全員に向けて世界中に配信されているという感覚が、それを強めることがあります。ただ、これ以外にも、使えるビデオ機能の利用をためらわせる要因はいくつもあります。その一つが、恥ずかしい場面を見られることへの不安です。 特に若手社員は、上級管理職に自宅の様子を見せることに抵抗があるかもしれません。ルームシェアをしている場合はなおさらです。家族のいる人も、会議中に子どもが画面に入ってきたり、子どもの急なトラブルに対応しなければならなかったりすると、同じように恥ずかしく感じるでしょう。問題は、チームメンバーの不安や懸念を尊重しながら、どうやってビデオを使ってもらうかです。

信頼を築く

マネージャーであるあなたは、上記の事情から、リモートの社員にビデオカメラをオンにするよう促そうとすることになるでしょう。ここでは社名を挙げませんが、規則を盾に取り、社員にカメラのオンを義務づけている企業があると聞いています。言うまでもなく、これは大きな問題のあるやり方です。メンバーに意思に反することを強いても、敬意あるコミュニケーションは育たず、反発を招くだけでしょう。代わりに、マネージャーはチームを支えるリモートワークツールの価値に目を向けてください。ビデオ会議の価値を社員に伝え、恥ずかしさへの不安を和らげるよう努めることが大切です。そのための方法はいくつかあります。1. 期待をはっきり伝える。最初の、最もわかりやすい方法は、期待を明確に伝えることです。可能な限りビデオを使ってほしいと伝えつつ、それが居心地の悪いものになりうることも理解していると示します。たとえば、無理のない範囲でビデオをオンにしてほしいとお願いし、積極的なメンバーから、控えめな同僚にもビデオを共有するよう声をかけてもらうのもよいでしょう。2. 恥ずかしい場面に正しく対応する。 子どもが映像に入ってくるなど、恥ずかしい出来事が起きたときは、対応が大切です。犬や子どもが映り込んだ人が謝ろうとしたら、それを止めることで信頼を築けます。3. ビデオを使う理由を説明する。 なぜビデオの利用が大切だと考えているのか、時間をかけて社員に説明しましょう。社員を「監視する」ためにビデオを使わせたいのだと感じる人もいるかもしれませんが、まず当てはまりません。リモート環境でマネージャーがビデオ通話を重んじるのは、コミュニケーションがしやすくなり、メンバー同士のより本物のつながりが生まれるからです。これを説明するだけで、社員の誤解を解くうえで大きな効果があります。同様に、ビデオをオンにすることで起こりうる、より深刻な結果を心配しているメンバーも多いでしょう。この1年、ビデオ映像から多くの個人情報を集められるという話が数多く報じられました。オンラインのプライバシーを守ろうとするのはもっともなことで、そうした社員はできるだけビデオ通話を避けようとするかもしれません。これらの不安や懸念は、もちろんもっともです。ただし、それを組織で優先しすぎ、オンライン会議の進め方を左右させるのは、行き過ぎかもしれません。ビデオをオフにしたZoom通話では、対面の会議なら到底許されない行動、たとえば携帯電話を見たり、こっそり席を外してトイレに行ったりすることができてしまいます。そのため、可能な限り避けるべきです。

電話をかけるべきとき

最後に、ビデオ会議そのものの使い方も見直しましょう。メンバーが時々顔を合わせて話す（またはそれに近い形で話す）ことは大切ですが、チームの日常的なやり取りの大半にZoomは必要ありません。実のところ、ビデオ ソフトウェアが当たり前になったことで、ビジネスコミュニケーションに奇妙な影響が出ています。かつて最も便利だった道具、つまりシンプルな携帯電話の役割が見えにくくなっているのです。 複数のトップビジネスリーダーが最近私たちに指摘してくれたとおり、今では多くの組織が、ふつうの電話の価値を見落としています。従来の電話システムには、ビデオ会議と比べていくつか重要な利点があります。準備が早く、形式ばらず、庭にいるときや電車の中でも使えます。そして、会話に合った適切なコミュニケーション手段を選べば、今多くのメンバーを悩ませている「Zoom疲れ」にも対処できます。

では、カメラはオンかオフか？

結局のところ、ビデオ会議を効果的に使えるチームは強いチームです。ビデオチャットはメンバー同士の関係づくりに役立つだけでなく、コミュニケーションそのものも効果的にします。だからこそ、私たちの2020年リモートワーク調査では、多くのマネージャーが、ビジネスの未来にとってビデオ通話が重要だと答えました。また、ここぞという大切な会議で、メンバーにビデオをオフにさせておくわけにはいかない理由でもあります。この記事は、Nahla Davies氏が執筆しました。Nahla氏はニューヨーク州ブルックリン在住のライターで、2015年から世界各地の大手企業と共に、RegTechのプロトコルやベストプラクティスの開発に取り組んできました。見解はこちらで発信しています：nahlawrites.com。Nahla氏は LinkedInでもフォローできます。