作業の切り替えは悪く言われすぎでしょうか？

作業の切り替えは生産性の大敵だと思うかもしれませんが、見かけほど悪くない可能性もあります。やめられない習慣だと感じている方に、JFlinchの創業者で、People Solve Problemsの著者、Jamie Flinchbaughが、うまく活用するヒントを紹介します。

コンテキストスイッチとは

「主に、脳の注意が1つの対象から別の対象へ移ることです」とFlinchbaughは言います。「タスクの切り替えとして説明されがちですが、すべてのタスクに意識的な集中が必要なわけではありません。だから歩きながら呼吸し、話しながらガムをかめるのです」。

つまり、同時に複数のことを行うマルチタスクとは異なります。コンテキストスイッチでは、2つのことを行き来します。車のギア変更に似ています。2つのギアで同時に走ることはできず、急速に切り替え続ければエンジンを傷める可能性があります。

「メールを書くことも会話も、脳の集中を必要とします」とFlinchbaughは言います。「これをマルチタスクと呼ぶ人もいますが、実際にはほぼ不可能です。そう見えるものの多くは、非常に速い注意の切り替えを繰り返しているだけです」。

なぜ作業の切り替えは良くないのでしょうか

多くの記事は、作業の切り替えを生産性を最も大きく損なうものの1つとしています。それには理由がある場合もあります。Flinchbaughによると、速度が上がる前に車のギアを変えるように、タスクの勢いを失わせることがあります。

「創造的な仕事でも定型的な仕事でも、多くの職場では、目の前の作業に注意、創造性、洞察、あるいは単なる状況把握が必要です。脳はしばしば一歩先を考え、それが勢いを保つ助けになります。中断、開始と停止、切り替えのたびに、その勢いが失われます」と話します。

勢いがなくなると、作業記憶は、目の前のタスクの完了に役立つ重要な情報を保持する機会を失います。

「長いメールを書き始めてから、電話に出てみてください」とFlinchbaughは言います。「戻ったら、書いたものを読み返し、何を書くつもりだったか思い出し、勢いを取り戻さなければなりません。これを3回中断されたらどうでしょう。たちまち非常に難しくなります」。

適切に作業を切り替える方法

素早すぎる切り替えはプロジェクトの完了を妨げますが、実際には生産性を奪うのではなく、支える形で取り入れる方法もあります。

1. 自分の仕事環境を整える

最後に、自分の限界を知り、自分に最も合う形でワークフローを管理する必要があります。切り替えがギア変更なら、脳はエンジンで、自分は運転手です。

「自分の小さな仕組みと、その結果に責任を持ちましょう」とFlinchbaughは言います。「成果を出すために報酬を受けています。切り替えが効果と効率を損なうなら、改善のために行動しなければなりません」。

時間管理がうまくいかないと感じ、切り替えを減らしたいなら、小さく始めるよう勧めています。

「中断をすべてなくそうとせず、まず1種類から始めましょう。両面から問題に取り組みます。自分で制御できない切り替えに耐えられる仕事の進め方にしつつ、制御や影響を及ぼせる原因を減らすか、なくします」。

2. タスクを小さく分ける

まず、切り替えをうまく活用するには、大きなタスクを分解し、小さな部分に1つずつ取り組みます。負担が大きすぎると、途中で気を散らしたくなります。管理しやすい大きさにすれば、楽に完了できます。

「私は本を書きましたが、それは1つのタスクではありません。1章を書くことも違います。章の中の1節を書くことがタスクです。届いたメッセージを見るほど小さな中断でも、その前にタスクを終えることが、効果と効率に重要です」とFlinchbaughは言います。

同氏はタスクの完了を、感謝祭の食卓の準備に例えます。準備中に何度も会話で中断されると、何かを忘れがちです。しかし、フォークを並べる、ナプキンを折るなど、妥当な小単位に分ければ、合間に話しても重要なものを忘れずに準備できます。

「作業単位を細かくすると、中断を少しでも先に延ばしやすくなり、新しいタスクに応じる前に、区切りまで終えやすくなります」。

3. チームで取り組む

同僚も中断を控え、仕事を進めやすくするよう協力してくれなければ、生産的な切り替えはできません。自分やメンバーが困っているなら、中断の原因を話し合いましょう。

「予定変更、電話、開いたままで動いているメールなど、原因を見て確認できます。受信通知が出て開くなら、切り替えが起きています」とFlinchbaughは言います。

別の方法は、チームでマイルストーンを作り、タスクの終点や休憩の区切りを明らかにすることです。

「決めた終点まで、中断せずに進められるか確認してください。『この作業を始めてから、完了前に止めましたか？』。答えがいいえなら、切り替えを避けられています」と続けます。

作業の切り替えも、悪いことばかりではないかもしれません

Flinshbaughによると、切り替えそのものに直接の利点はありませんが、過程を意識すれば、効果的に行う方法は見つけられます。話題を変える行為には、時間と精神的なエネルギーがかかります。適切なタイミングで切り替える練習を重ねるほど、多くの対応事項を同時に扱えるようになります。

「効果的に切り替えられる利点は、元のタスクの効果や効率を損なわずに、新しく緊急で優先度の高い仕事を差し込めることです」とFlinchbaughは締めくくります。