次の会議で試したい、バーチャルコーヒーブレイクのアイデア6選

バーチャルコーヒーブレイクと聞くと、Zoomの画面の前で飲み物を飲むだけだと思うかもしれません。しかし、実際にはそれ以上の価値があります。短い休憩は、会議や個人作業が続く一日にメリハリをつけ、創造性を刺激し、仕事への関与を高めてくれます。

2020年の小規模な調査によると、Zoom会議に対する気持ちが人によって違っても、他の人とつながる前向きな手段であることに変わりはありません。同僚と気軽に交流した日は、より幸せで誇らしい気持ちになったという声が寄せられました。

1. 初めての人を選ぶ

Mystery Coffeeの共同創業者であるChristoph Drebesは、社内のコミュニケーション不足が生産性を下げ、仕事の流れを遅くしていることに気づきました。チームメイトと話し合った結果、部署の異なる人同士が1対1でランチやコーヒーを楽しむ、というアイデアが生まれました。

「今ではバーチャルのMystery Coffeeが会社の文化に大きな役割を果たしており、その重要性はかつてないほど高まっています」とDrebesは話します。「多くの社員は、自分の会社に帰属意識を持てる物理的な場所がありません。偶然顔を合わせることも、給湯室やエレベーターでの何気ない会話もなくなりました。」

このアイデアは成功し、部署をまたいだコミュニケーションが増えたことで、仕事の流れも良くなりました。Mystery Coffeeを使う場合でも、職場の紹介制度を使う場合でも、これまで話したことのない社内の人と話せば、一日が明るくなります。バーチャルコーヒーブレイクに新鮮さが加わり、会社についての理解も深まります。

2. 目的を決める

コーヒーブレイクを単なる息抜きで終わらせないもう一つの方法は、知的な刺激のある時間にすることです。

Mystery Coffeeのマッチングについて、Drebesはこう話します。「会話のきっかけをよくするために、心に響くアイスブレイクの質問を加えました。質問はマッチングごとに変わり、クライアントが自由にカスタマイズできます。参加者に、会社の戦略についてアイデアを出してもらったり、企業文化の変革に関する質問に答えてもらったりする企業もあります。」

心理的安全性のある会社なら、他の会社では難しいと思われる会話も、コーヒーブレイクの相手と楽しむ興味深い思考の練習になります。

「『イノベーションコーヒー』や『リーダーシップ交流』のように、テーマと目的を決めた形式もあります」とDrebesは説明します。

3. 歩きながら話す

バーチャルコーヒーブレイクに変化をつけるもう一つの方法は、屋外に出ることです。同僚とビデオ通話や電話をつないで休憩を共有しつつ、お気に入りのカフェや屋外のビアガーデン、気持ちのよい散歩道で過ごすこともできます。

「バーチャルコーヒーブレイクを、歩きながらのミーティングにしたり、夕方に集まってビールを飲んだりする参加者もいます」とDrebesは言います。場所を変えることで、同僚がこれまで見たことのない、あなたの身近な一面を見せられます。自分の世界を見せたり、相手の世界を見せてもらったりすれば、Zoomの画面越しでも共感が深まり、絆が強まります。

4. バーチャルならではの良さを活かす

Zoom疲れを感じているかもしれませんが、バーチャルコーヒーブレイクは人とつながる素晴らしい機会になります。画面越しであることを隠して素敵な時間にしようとするより、この形式を受け入れて強みとして活かしましょう。

「私の考えでは、バーチャルの場は大きなチャンスであり、出会える人の幅も広がります。特に世界規模ではそうです。パンデミックを経て、TeamsやZoomで初対面の人と会うことが当たり前になりました。現実では決して出会えなかった人とも、今ならすぐに会えます。」

マッチングサービスでも身近なつながりでも構いません。バーチャルコーヒーブレイクの時間に、海外拠点の人とつながったり、国の反対側にいるチームメイトと話したりして、自宅の仕事部屋の外の世界を広げてみましょう。

バーチャルコーヒーブレイクについて、Drebesは「準備が手軽で簡単なのも利点です。会議からそのままバーチャルコーヒーブレイクに移れます」と話します。会議でストレスや負担を感じたときは、終了直後にバーチャルコーヒーブレイクを取りましょう。アイデアを出し合える相手がいれば、先入観のない相手に不満を話して気持ちを整理できます。

5. 階層をまたぐコーヒーブレイク

部署をまたいだコーヒーブレイクも魅力的ですが、さらに一歩進めてみませんか。スキップレベルミーティングの代わりに、スキップレベルのコーヒーブレイクを開くのです。

「最初の仕組みは、各部署内の縦割り意識を減らすために、部署の異なる社員をマッチングするだけのものでした」とDrebesは話します。「今ではあらゆるマッチング条件を用意し、クライアントの要望に合わせてシステムを設定しています。異なる拠点や国の同僚をマッチングすることに特化した例や、参加者の言語まで条件にする例もあります。」

「階層をまたいだマッチングを行う企業や、入社して間もない人を経験豊富な同僚と組み合わせる企業もあります。特定のスキルを持つ人や、学びたい人を集めるのも効果的です。最終的には、アルゴリズムをそれぞれの企業に合わせて調整するので、どんなマッチングも可能です。」

6. みんなで行うガイド付き瞑想

同僚とのバーチャルコーヒーブレイクが、いつの間にか別の仕事の会議になってしまうことがあります。本当に必要なのは休憩を取ることなのに、です。同僚を静かなひとときに誘って、負担の大きい段取りを避けてみませんか。ずっと無言である必要はありません。たとえば、チームでガイド付き瞑想を行うのもおすすめです。自分で瞑想を進行してもよいですし、YouTubeのガイド付き瞑想の動画を使っても構いません。（こちらは私たちのお気に入りのガイド付き瞑想の一つです！）瞑想にはさまざまなメリットがありますが、一人で始めるのは簡単ではありません。他の人を巻き込めば、続ける責任感が生まれます。習慣にしやすくなり、チームの生産性全体にも良い影響が期待できます。  ヒント： チームのガイド付き瞑想の予定は、Hiveの繰り返しタスク（アクション）で設定できます。休憩の過ごし方を工夫して、バーチャル会議を成功させ、アイスブレイクにも独自のアイデアを取り入れましょう！

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