Inbox Zeroの達成方法と、生産性への効果

誰にでも経験があるはずです。金曜の午後、頭は疲れ切っていて、仕事から少しだけ解放されたい。一日中メールを処理してきました。受信トレイには常に数百件のメールが出入りし、目はかすんで疲れています。そのとき、まるで魔法のように、メールアカウントの「受信トレイ」の横にある数字がゼロになります。見事なゼロです。ついさっきまで疲れ果ててどこもかしこも痛かったのに、今は世界チャンピオンの気分です。

受信トレイの赤い通知は、ほとんどの人にとって悩みの種です。数字が増えるほど不安も大きくなり、仕事そのものを避けたくなります。一度開いたら、受信トレイから抜け出せるのでしょうか。終わりは見えるのでしょうか。Inbox Zeroは夢のような状態です。そこで味わえる高揚感は、たとえ作業中がどれだけつらくても、大量のメッセージをさばく価値があります。

Inbox Zeroメソッドとは

Inbox Zeroは、この現象に基づく手法です。メールの受信トレイを管理するために身につける習慣で、届いたメッセージの数を常に少なく、できればゼロに保ちます。（毎日あの高揚感を味わいたくない人はいませんよね。）生産性の専門家であるMerlin Mannが2004年に考案した考え方で、インターネットが一般に普及した頃からほぼ同じ年月だけ存在しています。その後、状況に合わせて広がってきました。個人のメールで使う人と仕事の受信トレイで使う人では、やり方が少し異なることもありますが、達成するための骨組みはよく似ています。自分なりのInbox Zeroメソッドを取り入れるのは、少しストレスに感じるかもしれません。慣れが必要な習慣ですが、不可能ではありません。

Mannが考案したInbox Zeroメソッドは、4つのシンプルなステップで構成されます。削除（Delete）、委任（Delegate）、先送り（Defer）、実行（Do）です。

削除（Delete）

仕事や目の前のタスクに欠かせないメールでなければ、そのまま削除します。自分の役に立たないものを手放すのは、まったく問題ありません。完璧主義の人や、すべてのメールにきちんと返信したい人には、少しつらいかもしれません。メールの重要度に優先順位をつけ、その優先順位に合わないメールは削除することになります。送信者が改めて連絡してきたら、そのときに対応するかどうかを判断すれば大丈夫です。

委任（Delegate）

ほとんどの人には当てはまらないかもしれませんが、チームの誰かのほうがうまく対応できるメールや問い合わせであれば、遠慮なく転送してください。委任しても構いません。チームを管理する立場にない場合は、同僚や上司に回すことに違和感があるかもしれません。それでも、職場では何も問題のない習慣です。

先送り（Defer）

今すぐ対応できないメールや、今後のプロジェクト向けのメールは、メールクライアントにフォルダを作って保管します。人目に触れないまま放置したくはありませんが、そのフォルダやタブには後でいつでも戻れます。「受信トレイ」「送信済み」「ゴミ箱」といった標準のフォルダ以外で整理していない人は、これらのメッセージにフラグやスターを付けるのもおすすめです。

実行（Do）

タイムリーで話題性のあるメールには、すぐに返信します。できるだけ早く答えをまとめて、メールを書きましょう。要点を押さえて短くまとめ、メールがすべて片づいたときの爽快感を味わってください。

Inbox Zeroを達成するメリット

Inbox Zeroを達成すると、たくさんのうれしい効果があります。職場でメンタルヘルスが重視される今、仕事でも家でも落ち着いて安定した気持ちでいられるよう、小さなことを大切にするのは重要です。このメソッドに取り組む理由には、次のようなものがあります。

• Inbox Zeroを保っていると、仕事ぶりを周囲から称賛されます。間違いなく、最高の気分になれます。

• Inbox Zeroを達成すると、毎日届くメッセージの流れがぐっと扱いやすく感じられます。（時間はいつも足りないように思えますよね。）

• あなたの判断や作業の前進を待っている人全員に、返信できたと確信できます。頼れる同僚、頼れる友人でいましょう。誰だって、連絡を無視されるのは嫌なものです。受信トレイのメールが、ひどく急ぎの内容であることもあります。

• メールを放置していると、貴重な経験やプロジェクト、大きなチャンスを逃すことにもなりかねません。

• パソコンやスマートフォンに表示される赤い丸や、2桁、3桁、時には4桁の数字による不安を減らせます。受信トレイの数字が増え続けるのを避けたい人にとって、メールアプリの入ったスマートフォンを持ち歩くのは、ほとんど不可能に近いこともあります。

ここでは、時間がないときでもInbox Zeroを達成し、その状態を保ち続けるための主な方法を紹介します。

検索機能を使う

特定のトピックに関するメールは開きたくないと分かっているなら、そのトピックや関連するキーワードを検索機能に入力してください。そのキーワードを含む未開封のメッセージがすべて表示されるので、まとめて削除できます。メディアや企業から定期的に売り込みが届く受信トレイには、特に効果的です。

配信を停止する

役に立たなくなったニュースレターや、自分には何のメリットもない一斉配信リストに追加されている場合は、配信を停止しましょう。メール下部の小さな文字を探して、1ステップから15ステップもの手順でリストから外れるのは面倒かもしれません。それでも、その価値は十分にあります。

似たようなアカウントからのニュースレターや定期メール（カタログ、広告、マーケティングメール、企業からの売り込みなど）の配信を停止するもう一つの方法が、Unroll.meです。ほとんどのメールサービスで無料アカウントを登録でき、一覧から不要な配信をまとめてすばやく停止できます。

テンプレートを作成する

一日の中で、同じ文章を何度も入力したり、コピーして貼り付けたりしている人もいます。そうした人は、メールホスティングのサービス内にテンプレートを作ることを検討してください。売り込み、その返信、チームへの週次報告などは、一週間の仕事の中で何度も使う場面があります。テンプレートがあれば、外部のドキュメントやパソコン内のメモから探し出す手間をかけずにメールを追加でき、必要な箇所だけ調整してすぐに送信できます。時間を節約してコミュニケーションを効率化するもう一つの方法は、チームのメンバーに週次報告を一斉メールとして送ることです。テンプレートを使っていても、同じメールを社内の複数の人に一通ずつ手作業で送るのは非効率です。

時間を確保する

毎営業日にメールを確認する時間をあらかじめ確保して、成功しやすい環境を整えましょう。人によっては、一日15分で済むかもしれません。一日中ひっきりなしに売り込みが届く人にとっては、もう少し大変かもしれません。

最初は、特に受信トレイにメールが大量にたまっている場合、1時間ほど確保してください。おすすめは、優先度の高い日々のタスクが終わった後の、昼ごろです。そうすれば、相手も一日の中で必要な返信をする余裕が持てます。これは負担が大きすぎると感じる人には、ほかの方法もあります。どの方法を選ぶにしても、この時間がプライベートの時間に食い込んだり、勤務時間外にずれ込んだりしないようにしましょう。あくまで仕事の一部なので、通常の勤務時間内に収められるはずです。