ワークフロー管理とは？

従業員の採用と、新しいコーヒーマシンの購入予算の確保。この2つには共通点があります。ワークフロー管理です。

ワークフローとは、2人以上が関わり、組織の活動に価値を生み出す、または価値を加える業務プロセスを構成する一連のステップのことです。とはいえ、少し堅い言い方ですね。

簡単に言うと、ワークフローとは、物事の進め方を導くプロセスです。新しいメンバーの採用には、決まった順序の明確なステップがあり、誰かを迎えるたびに同じ手順をたどります。事業を回し続けるために日々行っている、ほかの多くの活動も同じです。

ビジネスのワークフローは毎日あらゆる場面で動いていますが、タスクが終わっていく中で気づかれないこともあります。

しかし、物事をこなすだけでは十分ではありません。生産性を高め、成長を最適化したいならなおさらです。ワークフローは常に予測できるわけではなく、安定した結果が出るとも限りません。完璧なプロセスを目指すなら、タスクと関わる人を注意深く見守る必要があります。そこで役立つのがワークフロー管理です。

ワークフロー管理が大切な理由

ワークフロー管理とは、タスクの進み具合を見守り、関わる人とプロセスが効率的かつ効果的に動いているかを確認することです。プロセスを最適化し、貴重な時間とリソースのむだを抑え、メンバーの責任を明確にします。

Ben Horowitz氏はこう述べています。「…組織が何かを成し遂げようとするとき、プロジェクト全体を遅らせられるのは、結局たった一人です。エンジニアが決定を待って立ち往生することもあれば、マネージャーが重要な購入を決める権限が自分にはないと考えることもあります。こうした小さく、取るに足らないように見えるためらいが、致命的な遅れを招くことがあります」小さなミス一つでプロジェクトが止まってしまう恐ろしさを想像してみてください。これを防ぐ最善の方法は、ワークフローの手配、調整、実行を自動化することです。ただ、タスクごとに異なるアプリを使っているため、これ自体が複雑になることもあります。会議にはZoom。コミュニケーションにはSlackとメール。ソフトウェアのバージョン管理にはGitHub。ファイル共有にはDropbox。まだ焦る必要はありません。これらはすべて、Hiveのような一つのプラットフォームにまとめられます。

新しい従業員を採用する場合を例に、どのように進むか見てみましょう。

ITチームのリーダーであるSamは、ジュニア開発者の採用について人事に連絡します。彼の部署はしばらく人手不足が続いており、新しい戦力を迎える時期になっていました。Katyが率いる人事は、Hive Mailで届いたSamのメールにあるポジションの要件をもとに、応募フォームを作ります。次に、SamがHiveのDropbox連携で作成したスキルテストを確認します。Katyは、SlackとHiveの連携でブランド・広報担当のEugeneにメッセージを送り、求人サイトとLinkedInでの募集告知を依頼します。チームはHiveにジュニア開発者採用のプロジェクトを立ち上げ、応募者や戦略について話し合います。Hive Formsとテンプレートを使って、応募者の登録を自動化することもできます。翌週、Katyのチームは印象的な応募者を数名選んで面接に進めます。面接官全員に、Hiveのプロジェクトから通知が届きます。HiveとZoomの連携で会議を開いて最初の候補者について話し合い、続いてZoomで各候補者と面談します。面接後、KatyとSamは決め手がはっきりしたと考えますが、ほかのメンバーは納得していないため、SlackのHive連携で最適な人材について議論します。議論しながら、Hive Notesで共有されたテストの点数や面接メモを確認し、判断を固めます。決定したら、Katyが選ばれた開発者にオファーを送ります。これらすべてが2週間足らずで完了しました。

魔法ではありません。

ワークフロー管理ツールを使ってチームが連携できたからこそ、採用プロセスが速く、簡単で、効果的になったのです。オンボーディングをさらに改善したいなら、ワークフローツールをオンボーディングソフトウェアと組み合わせて、チームの効率を高めることもできます。 これらは、こうしたツールがビジネスを向上させる方法のほんの一例です。ほかにもいくつか見てみましょう。

業務プロセスを自動化するメリット

時間の節約

ドキュメントが整い、コミュニケーションが明確になれば、従業員の動きは速くなります。重要な情報が入ったフォルダへのアクセスを何時間も待つ代わりに、一つのプラットフォームにアップロードされていれば、数分でアクセスできます。

責任の明確化

一人ひとりの役割と成果物が定まっていて、ワークフロー管理ツールで記録・追跡できれば、問題を見つけやすく、担当者に責任を持ってもらいやすくなります。「私たち」という言葉の陰に隠れる代わりに、全員が自分の役割を果たし、しっかりやり遂げる必要があります。

コミュニケーションの向上

全員が同じプラットフォームで連携すれば、サイロ化が解消されます。Hiveのようなツールなら、Slack、Gmail、Zoomなどのコミュニケーションアプリを連携できるため、メンバー全員がメッセージを送り、タイムリーに返信できます。

生産性の向上

従業員の1日の80%は、生産的でないタスクに使われています。つまり、実際の仕事に使えるのはわずか20%です。ワークフロー管理は、非効率な作業（データ入力やメールのやり取りの追跡など）を見つけ、なくしたり最適化したりするのに役立ちます。

ミスや混乱の解消

人はミスをします。多くの人が一緒に働き、同時にいくつもの作業を進めれば、ミスも増えがちです。しかし、プロセスを整理し、追跡し、調整することで、必要なときに情報にアクセスでき、考えを明確にし、より良い判断ができるようになります。

ビジネスにワークフロー管理を導入する方法

ワークフロー管理でビジネスの生産性が上がる仕組みはおわかりいただけたと思います。では、どこから始めればよいのでしょうか。ここでは、簡単な5つのステップを紹介します。

繰り返し発生するプロセスを洗い出す

最初のステップは、「何度も繰り返されている業務プロセスは何か」と問いかけることです。

重要なプロセスに絞りましょう。たまにしか発生しないプロセスの追跡よりも、優先して取り組みます。

繰り返しのプロセスをもれなく把握するには、チームリーダーや従業員に聞くのが効果的です。プロセスに関わる全員と話し、どのように進められているのか、何を改善すべきだと考えているのかを理解しましょう。推測では道を誤ります。さらに、Hiveで毎日、毎週、毎月の繰り返しアクションを作成して、繰り返しのプロセスを自動化するのもおすすめです。

目標を定める

ワークフローを管理して、何を達成したいのでしょうか。

SMART（具体的、測定可能、達成可能、現実的、期限付き）の目標を使えば、取り組みを一つの方向に絞り込めます。誰もが、なぜそれをやっているのか、そもそも何をやっているのかを知らない状態よりも、はるかに良い方法です。従業員は、自分の取り組みがより大きなタスクにどうつながるかを理解すると、意欲が高まります。

明確なコミュニケーション手段をつくる

必要な情報を得るには、軍で使われる手法が役立つかもしれません。Bottom Line Up Front（BLUF、結論を先に書く）でメッセージを送ると、コミュニケーションが速くなり、ワークフロー管理も効率的になります。

SlackやHiveで「お疲れさまです」とだけ送って何時間も返信を待つ代わりに、まず用件を書きましょう。背景と達成したい目標も添えます。たとえば次のようになります。「Samさん、お疲れさまです。チームで募集するジュニア開発者のポジションの要件を、本日中に送っていただけますか。ブランド・広報チームに渡して、求人広告を作ってもらう必要があります」

誰が、何を、なぜ、いつを明確にすれば、メッセージはすぐに返ってきます。急ぎの連絡はSlackかHiveで、急ぎでないものはHive Mailで送るのがおすすめです。こうすれば、すぐに対応が必要なメッセージと後回しにできるメッセージが全員にわかります。

情報のデータベースをつくる

ある調査によると、企業は年に16日を紙の書類を探すことに費やしています。特にリモートチームにとって、オンラインデータベースへの移行は避けられません。ただし、もっと大切なのはアクセスのしやすさです。オンラインの中央データベースに保存したファイルも、アクセスできない人には役に立ちません。誰かが別の人に情報を届けるのを何時間も待つ時間は、生産的なタスクに使えるはずです。チームが情報を簡単に共有、アクセスできるクラウド型のファイル共有アプリを選びましょう。

役割と成果物を定める

タスクが次々と進んでいくには、活動を役割ごとに定義する必要があります。誰が何をするのか、仕事の期限はいつなのかを、全員が知っておく必要があります。役割があれば、成果物の割り当てと追跡がしやすくなり、責任が明確になって成功の可能性も高まります。

メンバーに、自分の担当部分が全体のプロセスにとってどれほど重要かを理解してもらうことも欠かせません。それが、最高の力を発揮する意欲につながります。

ワークフロー管理ツールの選び方

ワークフロー管理ツールを選ぶ前に、ビジネスに必要なものを考えましょう。最良のツールは、直感的に使え、柔軟で、ほかのアプリとうまく連携し、予算に合っています。ビジネスに合わないツールに飛びつくより、まず無料トライアルで使い方を確かめるほうが賢明です。Hiveのようなツールを使えば、チームが効果的に連携でき、サイロをなくし、遅れを一掃できます。とはいえ、私たちの言葉をうのみにする必要はありません。Plan Dayのプロダクトマネージャー、Julian Judge氏のHiveに関する声をご覧ください。

「Hiveは使いやすくシンプルなので、組織の全員がすぐに使い始めて、本格的な仕事に取りかかれました」

ワークフローの改善に役立つHiveの機能を、いくつかご紹介します。

• Zoom、Slack、Jira、Salesforceとの連携

• 自動化

• Hive Mail、Hive内に組み込まれたメールの受信トレイ

• 依存関係

• プロジェクトテンプレート

• Hive Forms

• 柔軟なプロジェクトビュー（ガント、かんばん、カレンダー、ポートフォリオ）

まとめ

結局のところ、ワークフロー管理は一人でできる仕事ではありません。最大の財産は、チームの支えと意欲です。それが、遅くて生産性の低い業務プロセスを、効率的で収益性の高いものへと変えてくれます。

このことを忘れないでください。生産性の最適化は、何よりも大切です。

Hiveの2週間無料トライアルをお試しになるには、こちらをクリックしてください。営業チームにご相談いただく場合は、こちらをクリックしてください。