近況共有ミーティングは必要？効果を高めるコツ

長年、人々が会議に疲れ果て、圧倒されてきたことは周知の事実です。理由はいくつもあります。多くの会議が、働く人の時間をあまりに多く奪っています。会社やチームの管理方法によっては、何度も日程が変更されます。そのたびに予定を組み直さなければならず、社員は不満を募らせます。同じ議題で繰り返し集められることも忘れてはいけません。プロセスの停滞によって、以前決めた次の手順を何度も確認する場合があります。

近況共有ミーティングの増加

会議はずっと前から敬遠されていました。最近の研究によると、パンデミック以前の50年間、会議の頻度と長さは増え続けていました。同じ研究では、経営幹部が勤務時間の半分以上、週平均23時間を会議に費やしていたとされています。在宅勤務が広まると、多くのリーダーがさらに会議を増やそうとしました。状況確認が増えた理由は、社会心理学者Douglas McGregorが1960年代に提唱した2つの管理理論から読み解けます。「X理論」の管理者は、人は基本的に仕事が好きではなく、可能なら努力を最小限にとどめ、給料のためだけにやり過ごすと強く信じています。「Y理論」の管理者は、より前向きに捉え、従業員は仕事に満足していると考えます。金銭よりも仕事自体に価値を感じて取り組むという見方です。McGregorがこの考えを示した1960年代には、会議は週10時間未満でした。パンデミックによってX理論の管理者の姿勢が鮮明になりました。在宅勤務が当たり前になると、メンバー全員が1日のすべての瞬間を仕事に使っているか確認したがりました。CEOたちは、姿が見えなければ、従業員が生産的に過ごしているかわからないと感じました。技術の進歩によって、CRMや各種ビデオ通話プラットフォームで通話を設定できるようになりました。その結果、会話の頻度はさらに増えました。ビデオ通話の気軽な雰囲気を協働的だと感じる人もいますが、そうでない人もいます。Jeremy Bailenson教授は、Stanford Virtual Human Interaction Labの創設ディレクターとして、的確に表現しています。「ビデオ会議は遠隔のコミュニケーションに役立ちます。ただ、その媒体について考えてみてください。映像を使えるからといって、使わなければならないわけではありません」。ビデオ通話は、さらに細かな監視にもつながっています。場合によっては、息苦しいほどです。

近況共有ミーティングの利点

かつてのオフィス会議は、もうそのままでは通用しません。少なくとも、会議への意欲は低下しています。それでも、近況共有ミーティングには一定の価値があります。具体的にどのような利点があるのでしょうか？

チームが取り組むべきことを確認できる

日々の煩雑な仕事は、単調に感じられることがあります。特にリモートやハイブリッド勤務では、自分のタスクが完了していると示すことは重要です。ただし、ワークフローや日程どおりに進んでいるかは、デジタルツールでも確認できます。近況共有ミーティングは、全体に関わる事項の責任を確認し、プロジェクトについての課題や考えをチームが伝える場にするべきです。

管理職が状況を把握できる

上級管理職や経営幹部は、プロジェクトマネージャー、マーケティング担当者、事務担当者などの重要なメンバーほど、日々の実務に関わっていない場合が多くあります。従来、近況共有ミーティングは、経営幹部が現場の状況を把握する機会でした。

近況共有ミーティングを改善する方法

職場で会議が不可欠なら、より良いやり方があるはずです。全員の時間を有効に使い、効率的で価値ある会議にするには、どうすればよいでしょうか？

1. 近況共有の頻度を減らす

Amanda Bedellによると、BCC Business Consultingの最高事業成長戦略責任者として、従業員が管理職に求めるのは、尊重と成長の余地だといいます。「もっと多くのリーダーに知ってほしい重要な力は、採用した人を信頼し、新しい挑戦や『早い段階での失敗』を歓迎する環境を作ることです」。会議の頻度を減らすことも、その助けになります。「信頼がなければ、会議、細かな管理、やり直し、タスク確認などに多くの時間とリソースが浪費されます」。つまり、急なビデオ通話をすぐに設定する癖は避けるべきです。追加の説明や視覚的な支援が必要なプロジェクトについて助けを求められた場合を除き、単純な作業で通話や会議を最初の選択肢にするべきではありません。多くの人が1日中通話に座り、細かく管理され、評価されることで、生産性と仕事で発揮できる力が低下しています。

全員の時間と忍耐に配慮するなら、四半期ごと、あるいは月1回の開催も良い方法です。こうした会議は、多くの価値をもたらせます。

2. 明確な議題に沿って進める

職場の会議は話が脱線しがちです。特に議題が決まっていない場合は、その傾向が強まります。主催するなら、参加者全員に簡潔な概要を用意しましょう。会議時間を短縮し、タスク完了、社内資料の作成、顧客とのやり取りに使える時間を増やせます。可能なら事前に議題を送ってください。参加者は会議で何を求められるか理解でき、全員に役立つ報告やアイデアを準備して、時間内に伝えられます。終了前には、メンバーが実行する次の手順を明確にし、各自の仕事に戻ったときにも意識できるようにしましょう。

3. 会議に仕事の振り返りを組み込む

個別の近況共有も大切です。経営幹部が不在がちだったり、出張が多かったり、別拠点にいたりすると、特に頻繁に行われるようです。喫茶店、2人での昼食、会議室での長い議題など、1対1の対話にはさまざまな形がありました。

個別の近況共有を予定しているなら、仕事の評価や振り返りを組み込む良い機会です。プロジェクトや施策についての考えや懸念を伝えるだけでなく、社内での自分の仕事へのフィードバックを受ける準備もできます。こうした機会を受け入れることは、前向きな企業文化を育て、率直な対話につながります。互いに評価を伝え合えば、双方が意見を受け入れる姿勢を持ち、自分の声が届き、大切にされていると感じられます。また、全員が職場での成果向上に向かう助けにもなります。コミュニケーションの効率化は、出社、リモート、ハイブリッドを問わず、現代の職場に不可欠です。主な連絡手段を慎重に選び、仕事の話はできるだけそこにまとめましょう。会議時間を減らせるだけでなく、会話の記録も残ります。疑問や考えが浮かんだ際に読み返せるので、以前なら追加の会議が必要だったことも確認できます。