生産性を最大化する1週間の計画のヒント6選

生産的な会議や1日を計画する方法は知っていても、1週間全体の生産性を計画する方法はわからないかもしれません。Gerald J. Leonardは、Principles of ExecutionのCEOで、Workplace Jazz: How to Improviseの著者です。生産性を最大限に高める週の計画と、仕事の1日を有効に使うためのヒントを紹介してくれました。

1. 大きな仕事を先にする

週のやることリストには、気が重い項目もあるでしょう。Leonardは、生産性を最大化するには、それらをできるだけ早く片付けることを勧めています。

「好きではない仕事や得意ではないと感じる仕事があると、無意識に別のことを見つけて時間をつぶし、実際に取り組まなくて済むようにすることがあります」とLeonardは話します。

最も難しいことを先に行えば、週の終わりを楽に迎えられます。先延ばしを不安に感じる代わりに、成果を誇らしく思えます。

「先にすべき大きなことに集中すれば、残りのタスクはそれほど難しくなく、終えられます」

2. 働く場所に仕事を合わせる

Leonardは、仕事の内容を場所に合わせることも勧めています。完全な集中が必要な難しいプロジェクトには、在宅勤務が最適な環境かもしれません。一方、自然な発想や相互の刺激にはオフィスが向いています。ただし、集中が必要な日に出社を予定すると、ほとんど進まないこともあります。

「オフィス勤務は在宅勤務より時間を無駄にしやすいと、本当に思います」とLeonardは話します。「規律や集中力のある人なら、在宅では自分の仕事を計画できます」

通勤時間やオフィスで気が散ることが、急ぎのタスクの完了を妨げる場合があるといいます。家なら仕事部屋のドアを閉めて何時間も静かに働けても、オフィスでは境界が曖昧です。雑談、会議への同席、コーヒーを買いに行くことなどで、同僚が意図せず時間を使ってしまいます。納期の短いプロジェクトでは、生産性を大きく下げかねません。

「リモートワーカーは朝の習慣を済ませ、ほかの人よりずっと早く机とパソコンに向かえます」とLeonardは話します。「必要な時間を確保し、計画を立てることで、しっかり集中できます」

3. 準備の時間を予定に入れる

特定の仕事の準備時間を予定に入れても、いつの間にか意図しない休憩になることがあります。ぼんやりしたり、携帯を見たり、宙を見つめたりするかもしれません。しかし、生産性を最大化する週の計画には、先を考えるふりだけでなく、実際に予定へ組み込むことが必要です。

作業の合間にぼんやりしていると気付いたら、明日の顧客との通話や来週のプロジェクトなど、今後の準備時間を意識して予定に入れることをLeonardは勧めています。

「仕事の目的に集中してください」とLeonardは話します。「前夜や始業直後に考えず、先延ばししていたために、事前のやることリストもないまま、プロジェクトや電話の準備を始めるのはよくありません」

4. 毎晩やることリストを見直す

週の予定がある程度決まっていても、毎晩やることリストを見直す時間を取ることをLeonardは勧めています。生産性の高い1週間を計画する最良の方法の1つだからです。

「日ごとのやることリストを持つことが大切だと、本当に思います」と話します。日曜の夜や月曜の朝に週全体を固定せず、毎日状況を確認し、変わり続けるアクション項目を把握しましょう。

「何に取り組むかが正確にわかり、時間の優先順位を簡単に決められます」

前夜にリストを確認すると、今後の予定に関する情報を、脳が無意識に処理する時間を持てるともいいます。

「1日の終わりに、翌日や週の後半に取り組むことのリストを作ると、潜在意識がそれを処理します」とLeonardは話します。「朝起きて、予定と一緒にリストを見れば、その日に何をすべきか、どの会議に参加するかが正確にわかります」

5. ポモドーロ・テクニック

次の助言は、作業時間を確保する際に、ポモドーロ・テクニックを活用することです。

「25分の時間枠を設定し、時間を記録してタスクの進み具合を確認する方法です」とLeonardは話します。「時計やストップウォッチで、25分、または90分の作業時間を測ります」

作業後には、通常5分の休憩を取ります。これを2時間で4回繰り返し、最後に15分から30分の長めの休憩を取ります。

この方法に取り組みながら、自分なりの集中方法も探すよう勧めています。ネットで読む方法とは違うかもしれないからです。

6. 脳の声を聴く

1日や1週間の途中で勢いがなくなったと感じたら、本格的に燃え尽きる前に対処しましょう。予定には人間らしい変動を織り込み、疲れたときは自分に余裕を与えます。

「私は『エナジャイザー』や『ブレインジム』と呼ぶことをしています。元気を取り戻し、必要な仕事に戻るためです」とLeonardは話します。

ソーシャルメディアを何となく眺める代わりに、さまざまな集中力の練習を利用できます。認知機能を高める体を動かす活動も試せます。

ただし、少しの運動では足りず、きちんと予定を立てても、だるさや怠けたい気持ちが続くこともあります。そのときは体と脳の声を聴き、有給休暇を1日取ることも考えましょう。回復し、刺激を得て、生産性の高い週を計画する準備が整って戻れます。

「こうした方法を試しても、居眠りしそうになったり集中できなかったりするなら、1日か2日休み、楽しいことをして気分を変える必要があるかもしれません」とLeonardは話します。「そうすれば、翌日は仕事に取り組む準備ができて戻れます」

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