境界線を守る：職場で上手に断る方法

境界線という考え方は、多くの人にとって難しいものです。経済は積極的に成果を追う姿勢を重視し、雇用主は思いついた案に何でも応じる人を求めます。目の前の仕事を優先して個人の境界線が置き去りにされがちな社会では、自分の領域や期待に関するルールを見直すのは、ほぼ不可能に感じられるかもしれません。

しかし、キャリアのどこかで必ず「いいえ」と言う必要が生じます。アイデア、経験、追加タスク、キャリアやチームの生産性に役立たない状況を断る場面です。優先順位が明確になると、断るべきことがさらに増えるかもしれません。断ることでチームとの意思疎通や協力が効果的になれば、生産性は向上する可能性があります。その幅は20～25%にもなります。

今後の仕事を見て、境界線を設ける時期だと気づいたなら、断ることに罪悪感を持つ必要はありません。ただし、仕事にふさわしい伝え方があります。礼儀正しく生産的に境界線を示すヒントを紹介します。

自分の境界線を知る

まず、自分の境界線を知りましょう。今の仕事だけでフルタイム、または希望する勤務時間が埋まるなら、限界を認識してください。キャリアの段階や私生活の予定によって変わることもあります。予定表に10～20分を確保して、今後の仕事と、力を最も有効に使える場所を考える価値があります。反対されたとき、上司に背景を説明できます。追加の機会を引き受ける余力がないと認めても構いません。むしろ、約束しすぎて成果が足りなくならないよう、能力を把握するほうが望ましいのです。境界線は生産性に大きく役立ちます。自分と雇用主に対して正直であることが、今後の仕事での信頼につながります。

具体的な対応を計画する

研究によると、返答の具体的な方法を用意すると、本来の考えや意図に沿って行動しやすくなります。短い定番の言葉を考えたり、近く起きそうな出来事や質問への返答を練ったりしましょう。簡単に伝える、詳しく説明する、助けを申し出るなど、自分が望む範囲で正直に話せます。境界線に説明が不要なら、それでも構いません。The Greater Good Science Center at the University of California, BerkeleyのChristine Carterは、次の表現を挙げています。「お声がけありがとうございます。ただ、私には難しいです」「ぜひやりたいのですが、4月まで空きません。その頃にもう一度お願いできますか？」「私はできませんが、Shellyならできそうです。聞いてみます」「ありがとうございます。今回は見送ります」「声をかけてくださり感謝しますが、その日は予定があります」。

練習で上達する

少し気恥ずかしくても、特に断る場面では練習が役立ちます。職場で意見を返すことに慣れていなければ、鏡の前や友人に向かって理由を話してみましょう。同僚の依頼に答える際、うろたえにくくなります。

案件や顧客を断るメッセージやメールなら、友人、信頼できる同僚、家族に文面を相談してもよいでしょう。余裕がないときや苛立っているときは、表現がとげとげしく聞こえることに気づかない場合があります。相手を尊重しているか確認しましょう。できるだけ簡潔にし、仕事に使えるはずの自分と相手の時間を浪費しないようにします。

すぐに「はい」と言わない

新しい仕事の余裕があるかを見極める別の方法は、なぜ引き受けたいのか考えることです。少なくとも、判断を考える時間ができます。考える時間が必要だと会社に伝える前でも後でも構いません。ためらってもよいのです。正式な提案でも非公式な話でも、何でも自動的に引き受ける必要はありません。

数分以上の時間や考える余裕が必要なら、「予定を確認する必要があります。確認でき次第、お返事します！」と伝えるとよいでしょう。熱意の程度は変わっても、意図は同じです。空き時間とエネルギーに基づいて判断し、相手の時間や、その時点で果たすべき仕事や約束も尊重しています。

会社やチームの優先順位を尋ねる

フルタイムで働き、明確な境界線を設けながら雇用主との良い関係を保ちたいなら、今の優先事項を聞いてみましょう。短期間で終えてほしいタスクがあるなら、対応する能力と意思はあると伝えます。そのうえでメールやチャットで、新しい仕事のために、現在のどの案件を後ろにずらせるか尋ねましょう。判断を相手に返し、優先順位を検討してもらえます。

自信を持って進む

予定表で境界線を示す

先回りして境界線を明らかにしましょう。予定が埋まっているなら、チームのシステムでできる限り予定表を公開します。すべての会議やタスクを開示できず、業務ツールからも見えない場合は、対応できない時間を確保し、どの顧客や業務に取り組むかを予定に書きましょう。

同僚が予定を把握できれば、今後の空き時間を判断しやすくなります。新しい案件を、より早い段階で相談してもらえるでしょう。そうなれば、全員に利点があります。