職場でチームの協働を改善する6つの方法

良い協働は、あらゆる事業の成功を支える原動力です。同じオフィスでもリモート勤務でも、強い関係を築き、円滑に意思疎通できるチームは、より多くを成し遂げられます。職場でのチームワークと協働の重要性について、雇用主の4人に3人が、どちらも非常に重要と答えています。また、その不足は成果の低下や期限の遅延などにつながるとしています。協働不足から生じるその他の課題には、次のものがあります。 

• 従業員の参加意欲の低下

• 対人関係での信頼の低下

• 知識共有の偏り

• 役割と責任の不明確さ

協働不足は以前から職場の課題でしたが、在宅勤務が広がる今、リモートでの対話と関係づくりの促進はさらに重要になります。メンバーが最高の力を発揮するには、まず互いを知る必要があります。自分を超えた大きな存在、つまりチームの一員だと感じるとき、最良の成果が生まれます。より良い関係を築き、協働を改善する方法を見ていきましょう。

チームで協働するメリット

職場での協働は、一般に、社内外の人々が共通の目標に向かって働くことを指します。営利・非営利、多国籍企業・スタートアップにかかわらず、その考え方も重要性も変わりません。成果も同じです。主なメリットを紹介します。

• 継続的な革新：今この瞬間も、各メンバーの頭には何百もの良いアイデアが浮かんでいます。それを話し合う場と機会があれば、一緒に達成できることに限界はありません。

• 主体的な参加の促進：チームには、さまざまなスキルと知識を持つメンバーがいます。適切な協働の文化があれば、知識を介して交流し、職務を超えた絆を築けます。意欲的なメンバーでは、欠勤が41%、離職が59%減少します。 

• 生産性の向上：革新、主体的な参加、対立の減少、当事者意識により、日々の生産性が高まります。 広い視点では、企業の収益向上と従業員満足度の改善につながります。職場での協働がうまくいくと、収益性と生産性が21%向上することがよくあります。

• 当事者意識：協働しやすい職場は当事者意識を育てます。自分の存在や意見が認められ、安心して考えを共有できると感じれば、従業員は進んで責任を担います。 

• 対立の迅速な解消 ：非常に社交的な人も含め、職場の対立は誰にでも起こります。ただし、健全な環境では、柔軟な姿勢で相手の話に耳を傾け、自分たちで解決しやすくなります。

チームの協働を改善する方法

企業や独立したチームが、職場で協働と関係づくりを進める簡単な方法を紹介します。 

1. 評価する：これまでの問題を見つける

関係づくりや協働改善の戦略を探す前に、現行のプロセスを評価する必要があります。何がうまくいっているでしょうか。何がうまくいっていないでしょうか。詳しく分析し、メンバーに聞き取りをして、気に入っている点と改善が必要だと感じる点を把握しましょう。現在の協働文化について全員の意見を集めたら、改善方法を検討できます。次の質問が役立ちます。 

• 情報を探すのに困ることは、どのくらいありますか？  

• 社内外で協働するために、もっと良いリソースが必要だと感じますか？

• 仕事に主体的に関わり、励まされていると感じますか？ 

• 他のメンバーと対立することは、どのくらいありますか？ 

• チーム内に信頼が足りないと感じますか？

2. 定める： 協働の基本ルールをつくる

協働は多くの企業で行われていますが、戦略は会社ごとに異なります。 そのため、仕事上のやり取りに対する期待と範囲を定める必要があります。例えば、チームのコミュニケーション計画があれば、期待を設定し、管理しやすくなります。 毎月・毎週の状況確認の日程や、日々使う共同作業ツールを決めましょう。 実践のコツ： 受信トレイの雑音を減らしましょう。 メールは便利ですが、日常業務の対話には効果的とはいえません。リアルタイムの会話に使うと、大量のメールへの対応が負担となり、往復の返信に使う時間も非生産的になりがちです。代わりに、丁寧に制作した動画など、魅力的な媒体で創造的に伝える方法を探しましょう。

3. 試す： 協働と生産性向上のツールを使う

優れたオンラインの協働・生産性ツールを活用することは、今や以前にも増して重要です。チームの認識を常にそろえられる顧客との共同作業ポータルやタスク管理ソフトウェアは、何百種類もあります。解説動画の制作でも、次のインフォグラフィック施策でも、特にプレッシャーがかかるときに、プロジェクトを順調に進める助けになります。 Hiveは代表的な協働・生産性向上ツールの1つで、現在、何千ものチームの日々の仕事を速めています。充実したプロジェクト管理ソフトウェアの機能に加え、便利な協働機能も備えています。例えば、Zoom連携でプラットフォーム内から会議を開始でき、チャットで終日つながれます。優れたチームの協働に必要なものが、1つのツールにそろいます。実践のコツ：評判だけで決めてはいけません。ツールを選ぶ前に、事業のニーズを評価しましょう。機能と料金を評価して上位5つに絞り、デモや無料トライアルを利用して最適なものを選ぶ方法がおすすめです。探し始めるなら、こちらでHiveを14日間無料で試せます。

4. 自動化する： 複数アプリに費やす時間を減らす

業務ツールが多すぎると、ワークフローが複雑になり、時間を浪費しがちです。クラウドアプリを連携し、できれば1つのプラットフォームに集約すると防げます。Hiveは、一般的な業務ツール1,000種類以上と連携する、包括的な業務ソフトウェアの好例です。仕事が多くのアプリに散らばり、どこから始めればよいか分からない場合は、ワークフロー自動化ツールを検討しましょう。コーディングやソフトウェアの技術面を学ばずに、異なるシステムをつなげられます。 実践のコツ：自動化ツールの使い方を、例で見てみましょう。顧客サポートにIntercomを使い、問い合わせをHiveで管理したいとします。ZapierでHiveとIntercomを連携すれば、Intercomで会話が始まるたびにHiveでアクションを作成できます。コードを1行も書かずに、この自動化で1日中Hiveだけで仕事ができます。Zapierの代替ツールも確認し、追加機能や料金を比較できます。

5. 育てる： 率直なフィードバックを促す

閉じた場だけで意見を伝えるのではなく、開かれた継続的なフィードバックの文化を育てましょう。メンバーが率直に意見を伝え、受け取ることを促すと、個人とチームの成長を助け、協働の機会も生まれます。 実践のコツ：定期的に毎月または毎週の1対1やチームのフィードバックの時間を設けて、建設的な意見を共有する習慣を促しましょう。

6. 活用する： 仕事以外でもつながる

職場で関係を築きたいなら、「元気ですか？」「仕事はどうですか？」を超えた会話が必要です。より個人的な話ができるよう、関心事、趣味、少し変わった話も安心して共有できる環境をつくりましょう。続けるうちに、チームの関係性に改善が見られます。連携が強まり、参加意欲と主体性が高まります。全員の貢献を正当に認めることも大切です。チームと個人の小さな成功を祝いましょう。全員がリモート勤務をしているような時期には、職場の全員が集まれる小規模なオンライン会議やイベントを企画できます。オンラインのチームづくり活動は、日常の業務のやり取りを超えた関係を築く優れた方法です。懇親会のクイズで、同僚の意外な一面を知るかもしれません。実践のコツ：仕事以外で互いを知る機会を全員に提供しましょう。チームランチ、屋外活動、外出を計画します。 リモート勤務なら、Zoomなどで独創的な活動を企画し、チームワークを促しましょう。 

協働を優先する準備はできていますか？ 

コミュニケーションには常に難しさがあります。無作為に集めた人々を同じ部屋に入れても、すぐに打ち解けて対話できるわけではありません。組織内でも同様です。それでも、適切な絆を深める活動や職場の戦略があれば、協働を改善し、チームとして成功できます。 さっそく試してみましょう。リモート、ハイブリッド、オフィス勤務のどれでも、これらのコツを実践し、優れた協働を会社の中心に据えてください。 本記事は、ライター兼プロダクトマーケターのShalini Singhによる寄稿です。明確で論理的に考えを伝えることを好み、主に現代の企業文化と技術が交わる分野について執筆しています。執筆していないときは、新しい料理を探したり、ソファでInstagramのさまざまな投稿を眺めたりしています。現在は、Automate.ioでコンテンツマーケターを務めています。