理想のリーンチームをつくるためのガイド

最近、部署の業務プロセスに時間がかかるようになり、自分の仕事の進め方も重く感じていませんか。しかし、外部の専門家に調査を頼まなくても、社内にはリーンチームを結成するという選択肢があります。ここでは、リーンチームとは何か、そして何ができるのかを紹介します。

リーンチームとは

リーンマネジメントの考え方を生み出したのは、工場の管理を研究したエンジニア、新郷重夫博士（Dr. Shigeo Shingō）です。博士はトヨタのリーン生産方式、いわゆるトヨタ生産方式（TPS）の研究で知られています。

トヨタはリーン生産で、最適化した資源によって顧客に最大の価値を届け、あらゆるムダを省くことを目指しました。ワークフローの各ステップを分析し、資源のムダ、ばらつき、システムへの過負荷につながるものを取り除いたのです。製造を必要最小限まで絞り込んだ結果、トヨタは大きな利益を上げ、この新しい方式によってゼネラル・モーターズを抜き、世界最大の自動車メーカーになりました。リーン生産の次に生まれたのが、リーンマネジメントやリーンの原則、リーンチームを含むリーン文化です。いずれも、煩雑なプロセスを整理し、ビジネスをより効率的にするために作られました。これがリーンチームの役割です。ビジネスのワークフローを見直し、改善します。

新郷のなぜなぜ5回

「『なぜ』を絶え間なく浴びせることが、現状維持という曇ったベールを突き破る思考を養う最良の方法です。何度でも使ってください。」－ 新郷重夫（Shigeo Shingō）

新郷博士はトヨタの方式を研究し、リーン生産が成功する主な理由は、問題が起きるたびに、答えにつながる5つの問いがあることだと考えました。これが5W、つまり「なぜを5回」です。問題が起きたら、原因が分かるまで続けて5回「なぜ」と問います。5Wモデルでよく使われる問いは次のとおりです。

• なぜこの対象が必要なのか

• なぜこの担い手が必要なのか

• なぜこの方法を使うのか

• なぜこのようにスペースを使っているのか

• なぜこれほど時間がかかっているのか

興味深いことに、リーンチームが投げかけるこれらの問いは、整ったリーンチームの土台となる要素そのものでもあります。5Wは、いつ・どこで・誰が・何を・なぜという問いの一種だと言えます。

リーンチームのつくり方

新郷博士の問いのモデルに沿うと、成功するリーンチームには5つの要素があります。対象、担い手、方法、スペースの使い方、そして時間です。この5つの「なぜ」を根本から問い直さなければ、チームの編成やワークフローづくりで、自社の文化が繰り返してきた失敗を、リーンチームも繰り返しかねません。リーンチームが正そうとしているのは、まさにその失敗です。

1. 対象

まず、リーンチームが目指すものが必要です。それが決まって初めて、他のことが形になります。リーンチームは何を分析し、改善したいのでしょうか。もっと「リーン」に、つまりもっとシンプルにできそうなプロセスはありませんか。リーンチームが得意とするのは、効率化や集約が必要なプロジェクトです。会社やコミュニケーション、ワークフローのうち、改善が必要なものはすべて対象になります。

2. 担い手

使命がなければ、その目標に合うメンバーは選べません。リーンチームに何を達成してほしいかが見えてきたら、適任者を選ぶ準備は整っています。Planviewのリーンビジネス調査によると、自らを「初心者」と考えるリーンチームでも88%がプロジェクトの成功を報告しています。慎重にメンバーを選べば、成果は期待できます。『オーシャンズ11』のチームのように、リーンチームを成功させるには、各分野に一人ずつ専門家が必要です。それ以上に大切なのは、メンバーをまとめ、リーダーシップと誠実さ、機敏さのある環境をつくる特性です。全員が同じ方向を向き、責任感と成果志向と同じくらいオープンである必要があります。調査によると、社員同士のつながりが強いほど、生産性は高まります。

3. 方法

対象と担い手が決まったら、次は進め方です。リーンチームは通常、価値を定義または再定義し、ムダを省いて、長期的な改善を支える仕組みをつくります。

リーンマネジメントの文化には役立つ資料が豊富にあるので、結成したばかりのリーンチームでも、目標に向かうための道具は十分に手に入ります。リーンビジネス調査によると、成功したリーンチームのほぼ70%が、経営層の支援を最大の資源に挙げています。さらに、リーン指標があり、もちろん時間管理や生産性などを追跡するテクノロジーもあります。

4. スペース

リーン生産でのスペースの使い方は、通常はもっと具体的で、工場という実際の空間が中心です。一方、リーンチームでは、頭の中のスペース、特に自分の余力を最大限に生かすことが求められます。リーンチームに入るなら、ワークフローを綿密に計画し、意欲と丁寧さをもって仕事に臨まなければなりません。リーンチームは、燃え尽きた人には向きません。がむしゃらな働き方をやめて、のんびり過ごしたい人にも合いません。

リーンチームを成功させる秘訣は、スキルアップです。常に向上し続けなければ、業界の最新動向に精通し続けることはできません。スキルアップを仕事に欠かせないものとして大切にする人材は、リーンチームに合う性格の持ち主でもあります。会社とともに、自分自身も成長し続ける人です。

5. 時間

最後に、プロジェクトにかかる時間も心に留めておく必要があります。リーンチームは必ずしも急ぐわけではありませんが、最適化のために作られたチームです。そのため、プロジェクトが長引いたり止まったりすることは、まずありません。リーンチームの責任は重いものです。プロジェクトに時間がかかるほど、対象は非効率な状態に長くとどまるからです。

責任とリーダーシップは、リーンチームの大きな要素です。強い責任感と、仕事をやり遂げる姿勢を買われてメンバーに選ばれることもよくあります。そのため、リーンチームではプロジェクトにかける時間が重要で、綿密に計算したタイムラインを作ることが欠かせません。

リーンチームのまとめ

リーンチームは、もちろん誰にでも向くわけではありません。それでも、どんなビジネスにも役立つ存在です。最適化の方法を教えてくれる社内コンサルタントがいるようなものです。適切な人材と適切な支援があれば、こうしたチームは組織のぜい肉をそぎ落とし、すっきりとした、まさに引き締まった組織をつくれます。