メールで済んだはずの会議でできること

SurveyMonkeyの調査では、従業員の42%がときどき「この会議はメールで済んだはず」と感じ、32%はほとんど、またはいつもそう感じています。そんな会議から抜け出せないとき、どうすればよいのでしょうか。生産的な場に変えられるのか、それとも手の施しようがないのでしょうか。

会議とメール

すべての会議をメールにできるわけではありません。しかし、もっと気軽な方法で伝えられる簡単な依頼や報告だけの会議もあります。不要な会議や時間を取られる会議かを判断する目安を紹介します。

会議に向く内容

• アイデアを出し合う機会

• 議論が必要な話題

• 調整すべき要素が多い計画

• 交流と関係づくり

メールに向く内容

• 簡単な段取り

• 状況確認

• 大人数への情報共有

• 意思決定が不要な内容

残念ながら、リーダー、管理者、同僚が簡単な話題で会議を設けることはあります。ただし、いつも考えの浅さが理由とは限りません。

不要な会議が生まれる理由

メールで済むことを会議にする理由はいくつかあります。連絡が円滑でも、主催者は全員の認識をそろえるため、タスクの次の手順を明確にしたいのかもしれません。細かすぎると感じる人もいれば、勤勉さの表れと見る人もいます。SurveyMonkeyによると、参加者の44%は、実行すべきことが明確になった状態で会議を終えます。簡単な話題でも、思うほど時間の無駄ではない可能性があります。

もう一つの理由は、1人で働く1日の中で、少し人と交流して息をつきたいことです。リモート勤務では、会議が仕事中の唯一の交流になることもあります。社会的な側面は、世間で描かれるほど悪いものではありません。日々の会議を「憂鬱」とする回答者は17%だけです。さらに55%は、特に良くも悪くも感じないと答えています。人間関係の雰囲気次第で、会議の印象は変わるということです。

メールで済んだと感じたときの対応

メールで済む会議ほどつらいものはありません。しかし、注意をそらしたり、心を閉ざしたりする必要はありません。生産的な体験へ変える手順を紹介します。

1. その場で意見を伝える

まず、リアルタイムで意見を交わせる土台を作ります。参加者に合わせて会議を調整するため、その場で意見を集めることは、調査で人気の提案でした。次の会議でも歓迎されるかもしれません。主催者なら、進行中に意見や状況確認を取り入れられます。参加者なら、話題を保つことや短く終えることについて、丁寧で配慮ある形で提案できます。

反発が心配なら、多くの参加者が集中と簡潔さを重視していると覚えておきましょう。調査では54%が、議題を用意するのは簡単な改善方法だと答え、53%が15分未満に短く保つと生産性が上がるとしています。理性的に懸念を伝えれば、理性的に受け止めてもらえるでしょう。

2. 声を上げる

意見を伝える土台ができたら、困っていることを話しましょう。「メールで済んだはず」と言うのは強すぎるように感じるかもしれません。しかし、特にチームがだるそうで、関心や意欲を失っているなら、他の人も同じ気持ちである可能性が高いでしょう。そう感じたら、自分だけでなく、皆のためにも伝えてください。

自分だけがそう思っていても、共感と理解を持ち、必要なことを反映した形で意見を伝えることが大切です。非同期で働くほうが、この目標に大きく貢献できると感じることを話してもよいでしょう。呼ばれた理由が分からないなら、会議での役割を明確にしてもらえないか尋ねられます。いら立ちや攻撃性を出さず、共感を持って対応すれば、相手も共感して受け止めてくれるでしょう。

3. アイデアを出し合う

最後に、会議を好転させる最善の方法の一つは、アイデアを出す機会として使うことです。会議についての考えや感情を共有したら、話題の新しい捉え方や、会議自体の新しい進め方を考えます。話題が特に面白くなくても、細部を探り、広げる方法はあります。少し頭を使い、新たな問題や障害を考えれば、どんな内容も面白くできます。ブレインストーミングは負担が小さく、テンポがよく、停滞した場に活気を生みます。今後、もっと効果的に会議を進める方法を考えてもよいでしょう。何を会議にし、何をメールにするか、チームの行動指針に入れる案を出し、全員が意見を聞いてもらえたと感じるよう、今後のルールをまとめます。

大切なポイント

メールで済む会議で、心だけ退出するのは簡単です。しかし、自分とチームのために状況を変えようとすれば、リーダーシップ、工夫、職場への熱意を示せます。話し合い、共感し、考える機会を作れば、全員が会議文化の改善に貢献できたと感じて終えられるでしょう。