仕事の生産性を最大限に高める10の時間管理術

時間管理の方法が、かえって時間の無駄になることがあるのは皮肉です。「人はそれぞれ違います。脳、性格、特性、傾向、状況が異なります。生産性の助言には、間違いというより、自分に合わないものがたくさんあります」と、Alexis Haselbergerは話します。生産性と時間管理のコーチ兼コンサルタントです。

「何が自分に合うかは、試してみるまでわからないことが多いのです。たとえば、早起きして1日を先取りするという助言はたくさんあります。でも、私や、私の知る夜型の人には合いません。だからといって、生産性が低いわけではありません。」

時間管理の方法を検討する際は、2つの重要な生産性の原則を常に覚えておくべきだと、Haselbergerは述べています。

1. 大切なのはツールよりも継続です。ツールは便利ですが、実践が一貫しなければ救いにはなりません。

2. 中断と気を散らすものが、生産性の最大の敵です。すべての連絡手段で通知をオフにし、即座に返信するという期待を、実際のものも思い込みも手放すと、生産性は大きく上がります。

さまざまな方法を活用するための考え方と姿勢が整ったところで、チームとともに試す価値のある時間管理術を紹介します。

1. 書き出す

まず、時間管理を記憶に頼らないよう勧めています。「うまくいかず、ストレスになります。」タスク管理アプリ、スプレッドシート、バレットジャーナルなどを使い、優先事項を頭の中から紙やツールに移しましょう。

2. TickTick

TickTickは、彼女が最も気に入り、顧客にも勧めているタスク管理アプリです。「週に5〜10時間は節約できていると思います。使いやすく、必要な機能がすべてあり、不要なものはありません。繰り返し日程の設定が充実し、モバイルとウェブの同期も円滑です。」

3. 小さく分ける

タスク管理では、支援ツールを持つことに加え、仕事を小さく分けることが最良の方法です。「タスクやプロジェクトを進めるための、最小の次の一歩を決めて実行します。すると、その次の一歩が明確になります。先延ばしをその場で止めるのに役立ちます」とHaselbergerは話します。

4. ポモドーロ・テクニック

1990年代にFrancesco Cirilloが考案したポモドーロ・テクニックは、タスクを25〜30分の短い作業時間に分けます。その間に2〜3分の休憩を取り、頭をすっきりさせます。これにより、短時間に集中力を高く保ちやすくなり、休憩という報酬も得られます。ポモドーロ・テクニックの手順：

1. その日のタスクを決めます。 

2. タイマーを25分に設定します。

3. タイマーが鳴るまで作業を続けます。

4. 5分の休憩を楽しみます。水を飲む、居間を歩く、ペットと遊ぶなどです。ただし、ソーシャルメディアの閲覧のように気を散らすものは避けましょう。それは休憩にはなりません。

5. 4回の作業時間を終えたら、15〜20分休みます。

5. 断る力

集中すべきことと適切なツールが明確になったら、次に大切なのは、断り方を学ぶことです。時間管理術だと思わないかもしれませんが、おそらく最良の方法の1つです。

「すでに引き受けたことでも、リストを見直し、削除したり、人に任せたり、外注したりする必要がある場合があります。生産的であるとは、すべてをこなすことではなく、正しいことを行うことです」とHaselbergerは付け加えます。

6. Calendly

忙しい週からさらに時間を節約したいなら、適切な日程調整アプリが欠かせません。Calendlyは優れた選択肢の1つです。事前に設定したカレンダーを相手に公開し、空き時間のやり取りをせずに予約してもらえます。さらに、チーム会議や初回の商談などの予定の種類を作り、会議1回の上限時間、1日の会議数、会議間の余裕時間まで設定すれば、より活用できます。

「自分の日程を最大限に管理しつつ、相手も都合のよい時間を、何度も連絡せずに予約できます。Calendlyで週に少なくとも5時間は節約できていると思います」とHaselbergerは話します。

7. 前もって計画する

「1日の最後の10分を使い、翌日の現実的な計画を立てれば、夜や週末に気持ちを仕事から離せます。朝に始めるためだけに、大きなエネルギーを振り絞る必要もなくなります」と付け加えます。

「リストに取りかかるときには、その日に達成したいことが優先順に並んでいます。最初や次に何をすべきか考え込まず、そのまま実行できます。」

8. 意識して休憩する

仕事以外の時間にきちんと切り替えることに関連して、より多くをこなすための充電の重要性は強調してもしすぎることはありません。成果物に取り組むのと同じくらい意識的かつ確実に、日中の休憩を取ることが鍵です。

「そわそわし始めたり、集中できず、もう続けられないと感じたりしたら、休みましょう」とHaselbergerは勧めます。「無理に集中を強めようとせず、心身の声を聞いてください。近所を歩く、台所で水を飲む、数ページ読む、短いポッドキャストを聴く、あるいは10分ソーシャルメディアを見るのでもかまいません。休憩は生産性、集中力、創造性を高めると研究で示されています。」

9. TextExpander

文書やメールを書くのに、多くの時間を使っているでしょう。その時間を有効に使う優れた方法が、TextExpanderというアプリです。

「メール、文書、ウェブフォームなど、パソコン上のあらゆるアプリで、用意した文章を展開できます。同じような回答を書き直したり、メールや文書からテンプレートを探したりする代わりに、数回のキー操作で、リンクや書式を含むテンプレートや段落を丸ごと入力できます。本当にすばらしいです」とHaselbergerは述べています。

10. Hiveのマイアクション

最後に、必要な作業をすべて確認し、優先順位を付ける場所があると便利です。そこで役立つのがHiveの「マイアクション」です。リストを視覚的に確認し、終えたものをチェックできる場所です。Hiveはプロジェクトとタスクの管理ツールで、充実したタイムトラッキング機能と、時間を節約する外部アプリ・ソフトウェア連携を備えています。Hiveの連携の選択肢は、多くの時間記録ツールより豊富です。1,000以上の連携により、チームがすでに使っているツールに自然に合うよう調整できます。デスクトップとモバイルのアプリを同期でき、外出先でも手軽に仕事ができます。すっきりした画面で、ワークフローを簡単かつ直感的に整理できます。1日を始めるために、複数のタブ、カレンダー、ソフトウェアを開く必要はありません。日程調整、計画、チームとの連絡、タイムトラッキング、時間の見積もり、やることリストの管理、フォームでの情報や意見の収集、プロジェクト更新の承認、メールなどに最適です。Hiveは、チームとともに、より速く進むことを支えます。