生産性に「会議なしの日」が欠かせない理由

会議のない1日を過ごせたらどうなるだろう、と思ったことはありませんか。そんな願いを叶えてくれるのが「会議なしの日」という考え方です。ただし、会議なしの日は、会議をなくすことだけが目的ではありません。会議に対する考え方そのものを変えることが目的です。専門家のPeter Docker（パイロット、コンサルタント。著書『Leading from the Jumpseat』）と、Tanvir Bhangoo（ビジネスストラテジスト、CEO。著書『The P.R.O. Business Mindset』）が、この流れをうまく活かす方法と、会議を見直すことがなぜ大切なのかを語ります。

会議なしの日とは

会議なしの日は、その名のとおりです。毎週1日、カレンダーに予定を入れない日をつくり、会議に邪魔されず自分の仕事だけに集中します。ただし、会議なしの日は、単に自由な時間を確保するためのものではありません。会社の文化や、組織が会議をどう捉えているかを知るための、貴重な手段でもあります。

「全体の生産性を高めたいと考えていました。会議が多すぎて、誰もが疲れ切っているという問題にも取り組みたかったのです」と話します。「最初は、会議なしの日を導入しただけでは、みんなが会議を残りの週に詰め込むだけで、かえって生産性が下がることが分かりました。そこで、まず根本的な原因に取り組むことにしました。会議のための会議をやめて、成果を出すことに行動を切り替えるのです」

この行動の切り替えには、チャットツールの活用、会議の予約と議題づくりのルール、チームが情報を共有するためのより良い仕組みづくりが含まれました。すべては会議なしの日がきっかけでした。

なぜ必要なのか

いくつかの会議に出ていても、1日の仕事は十分に進んでいると感じるかもしれません。しかし、これからの働き方において、会議は悩ましいテーマです。会議が生産性にどう影響しているかについて、気づかないうちに難しい関係になっている可能性があります。

1. 会議が多すぎる

会議なしの日が必要になる理由の1つは、パンデミックの今、会議がカレンダーを占領していることです。Dockerによると、リモートワークの時代になって会議はこれまでになく増えました。世界16都市の310万人を対象にした2020年の調査では、会議への参加が13%増え、1回あたりの会議は平均で12分短くなっていました。

その理由について、Bhangooはこう補足します。最近は、同僚のデスクに立ち寄って手短に話したり、状況を確認したりすることができません。そのため、以前は自然に生まれていた会話が、カレンダーに予定を入れる会議になっているのです。

会議が多すぎると、単調で消耗するものに感じられます。意味のない会議と大切な会議の区別がつかなくなると、重要な情報のやり取りが失われることもあります。

2. 集中の流れが途切れる

会議が生産性を妨げるもう1つの理由は、集中の流れを断ち、仕事の進め方を中断させることです。

「この傾向の大きな要因は、バーチャルな環境では情報が流れにくいことです」とBhangooは話します。「オフィスでは、情報が自然にもっと自由に流れます。たとえば、アイデアを出し合う、上司に相談する、手短に状況を伝える、といったことのために、正式な会議を設定する必要はありません。しかし全員がリモートだと、たいていはカレンダーに通話の予定が入ることになります」

「残念ながら、会議は、開く側以外にとっては仕事の中断と見なされることが多いのです」とDockerは話します。

退屈な会議の後にリズムを取り戻そうとする感覚を、「会議回復症候群」と呼ぶ研究者もいます。会議が続けば続くほど、回復に時間がかかります。「集中力を高めるには、努力とエネルギーが必要です。周りにあふれる気を散らすものを考えれば、なおさらです」とBhangooは付け加えます。「さらに、意思決定は意志力を消耗させるという研究もあります。会議が増えれば、多くの場合、決めることも増えます。そのため、いざ仕事に集中しようとするころには疲れ果ててしまうのです」

3. 考え方を変える必要がある

会議なしの日は、会議に対する後ろ向きな気持ちを捉え直すきっかけにもなります。会議を、煩わしい必要悪から、意味のある前向きな経験へと変えられます。

「時間は限りある資源です」とDockerは続けます。「会議に『はい』と答えるということは、メンバーができるはずの多くのほかのことに『いいえ』と言うことです。状況はそれぞれ違います。問題は会議そのものではありません。人の時間を大切にしていないという認識が問題なのです」

Dockerによると、取り残されるのが怖いだけで会議に出ても、効果は上がりません。学校の出席に対する子どもたちのような気持ちで会議に臨むなら、会議に出る理由が正しくありません。その結果、会議への考え方がゆがんでしまいます。

「必要なのは、会議との関係を変えて、定義し直すことです。会議を、私たちの足を引っ張るものではなく、前へ進める力として捉えるのです」

理想的な会議なしの日のつくり方

「大切なのは、会議なしの日を導入する前に、解決したい根本的な問題を見極めることです。そして、まずチームと一緒に、生産性全般に関する正しい行動を根づかせてください」

そのためには、会社のワークフローに最も合うルールをつくる必要があるとBhangooは話します。たとえば、クライアントや顧客、経営陣が会えるのがその日だけの場合や、製品のリリースがある場合に備えて、会議なしの日の適切な例外を定めておきましょう。

「こうしたルールは、経営陣が守り、率先して広める必要があります」とBhangooは話します。「経営陣がルールを守らなければ、ほかのメンバーの賛同を得るのは難しくなります」

Dockerは、別の方法でより生産的に大きな目標に貢献できるなら、社員が会議を抜けてもよいことにすべきだとも指摘しています。

もう1つ覚えておきたいのは、自分自身の生産性をチームメンバーに合わせることです。会議なしの日だけにこだわる必要はありません。最も生産的なのが午前中なら、代わりに週に数回、会議のない午前をつくりましょう。

「人も、チームも、組織も、業界も、それぞれ違います。私がすすめるのは、メンバーの声に耳を傾けることです。フィードバックを求めて、それに基づいて行動してください」

「会議なしの日」がなくても大丈夫

会議なしの日を設定できる立場にない場合でも、不要な会議を減らす方法はほかにもあります。そうすれば、集中が必要な会議のために余力を残せます。

「メールを2通やり取りしても解決しないなら、相手に電話をかけてください」とBhangooはすすめます。「会議として扱われる問題の80%が、この方法で解決するのを見てきました。しかも、メールを書くのも手間がかかるので、全員の時間の節約になります」

会議を主催する場合も、参加するだけの場合も、あらゆる機会を学びに変えるべきだとDockerはアドバイスします。

「会議は、継続的な改善の視点で捉えましょう」と話します。「会議の終わりに、時間の無駄だった部分や関係のなかった部分がなかったか、参加者に聞いてみてください。そして、そのフィードバックに基づいて行動します」

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