チームに最適な会議の頻度を選ぶ方法

デジタルマーケティングのチームが集まって、「もう最適化はやめて大丈夫です。この好調な結果は永遠に続きます」と言うことはありません。四半期目標の達成、優れた顧客対応、社内プロセスの改善は、一度チェックを入れれば永久に終わる実行項目ではないからです。

もしそうなら、ソーシャルメディアやサイト全体の定期的な点検、チャットボットの再学習、新しい顧客アンケートは不要です。5年前のデータと好意的な評価だけで、事業の成長を維持できるはずです。しかし、ご存じのとおり、B2B企業もB2C企業も、現実はそうではありません。

企業が長期的に発展するには、チームが日々、現在のプロセス、製品、サービスを改善する必要があります。新しい目標に向けて常に前進しなければ、成長は停滞し、やがて後退します。競合に対する優位性も、ほどなく失われるでしょう。

成功を継続する道を築くには、何より先に社内の業務運営を改善する必要があります。その出発点が、チームの会議の頻度です。このガイドでは、現在の頻度の効果を判断する方法と、会議から最大限の価値を得るための実践方法を紹介します。

現在の会議の頻度は効果的か

チームに最適な会議の頻度は、今の頻度とは異なるかもしれません。その理由を説明します。

チームと会社が成長するにつれ、優先順位は自然に変わります。3年前には重要で優先度が高かった会議も、今はそうではないかもしれません。チームの規模が3倍になり、全員が進捗を報告する時間が足りなくなった可能性もあります。時間とともに会議の構成や目的が失われ、メンバーの関心が薄れたのかもしれません。

いくつかの要因に注目すれば、当初期待したほど会議が有益で必要かどうかを、定期的に評価できます。

現在の進め方を見直すための判断材料

予定した時間と実際の時間

リーダーは通常、勤務時間の35%-50%を会議に費やし、その半数以上（67%）を非生産的だと考えていることをご存じですか。企業に会議が必要なことは確かですが、すべての会議がチームに必要で有益とは限りません。

特定の会議が予定より長引いたり、早く終わったりすることは、頻度を見直す初期の兆候です。時間超過は、構成の改善、時間枠の延長、開催頻度の増加が必要な可能性を示します。たとえば、毎月から毎週への変更です。

早く終わる場合は、週1回でよいのに毎日開くなど、頻度が高すぎるか、話す内容が足りない可能性があります。後者なら、会議そのものをなくす時期かもしれません。

個人とチームの士気

チームが毎週どれだけ会議に時間を使っているかを調べることは、今の頻度のよい点と問題点を見つける出発点です。ただし、確実に知るには、当事者であるチームに直接聞く必要があります。

直属の部下や同僚に、チームや会社全体とのつながりを感じられない人はいませんか。適切な人が会議に参加していますか。内容は関係があり、十分に網羅されていますか。各メンバーと1対1で話し、その会議をどう感じているかを具体的に知る機会です。

そうすれば、全員が会議に関心を持ち、生産的で有益だと感じられるよう、今後どんな変更をすべきかもわかります。

チームに最適な会議の頻度の選び方

必要な会議に絞る

チームがオンラインで会議を行う場合も、対面の場合も、その両方でも、予定を組む際は少ない会議で価値を高める考え方をおすすめします。具体的に説明しましょう。大多数の従業員は、会議中にぼんやり考え事をしたり（90%）、別の仕事を片付けたりしています（73%）。理由はいろいろありますが、結局は、その会議が必要かどうかという見方に行き着きます。

会議を絞るとは、チームに最も必要な会議の種類と、現実的に必要な開催頻度を見極めることです。たとえば、毎週の1対1の面談、隔週の部門全体会議、四半期ごとの業務レビューの時間を確保します。優先度の高い会議を特定してから、必要に応じて補足の会議の時間を設けます。

最も大切なのは、チームが十分な情報を得て参加でき、会議に圧倒されないことです。特にリモート勤務やハイブリッド勤務の日程では、Zoom疲れが生じ、士気に深刻な影響を与えることがあります。

必要な会議に絞ることで、チームが会議の時間から最大限の価値を得やすくなります。

チームへの期待を明確にする

定期的に開く会議には、すべて明確な目的と議題が必要です。その実現に役立つのが、会議ツールであるHive Notesです。Hive Notesは、議題を作成して参加者と共有し、会議中にリアルタイムで共同編集できるHiveの無料拡張機能です。新しい方法で会議のメモを取り、全員が次に何をするかを明確にして会議を終えられます。

Hive Notesは現在、Zoom Marketplaceのアプリとしても利用できます。つまり、Zoomの画面内でHive Notesのすべての機能を使えます。画面を行き来せずにZoom会議のメモを取る、最も簡単な方法です。

チームは各会議の価値を理解するだけでなく、貢献を求められているか、どのような貢献かも知っているべきです。（直前になって急に発表を用意するのは、誰も望みません。）

特定の会議はZoomだけで行いますか。それとも対面での参加も選べますか。メンバーの所在地や環境に応じて、期待を調整する必要があることを覚えておきましょう。効果的なリモートチームの意思疎通 には、チームが直面する制約や障害を理解し、期待を調整することが含まれます。ハイブリッド会議なら、リモート参加者の発言が遮られたり、会話から取り残されたりしないよう、リーダーはどう進行しますか。

こうした問いには、会議が始まるずっと前に答えられるようにしておく必要があります。期待をメンバーに伝えれば、全員の認識をそろえられます。

意見を求め、耳を傾け、取り入れる

最後に、最適な会議の頻度を見つけるうえで、おそらく最も重要なのは、チームに定期的に状況を確認することです。

話が脱線しすぎていませんか。特定の人が議論を独占していませんか。全員が、自分の貢献は大切にされていると感じていますか。

分単位の明確な議題があり、毎日・毎週・毎月・四半期ごとに必要な情報をすべて扱っていても、改善の余地は常にあります。

会議の運営には、自分自身の偏りや盲点があるはずです。メンバーと1対1で話せば、自分だけの見方から抜け出し、長期的に効果が高く、参加しがいのある会議にするための意見を聞けます。

この記事はMackenzie Scottによる寄稿です。MackenzieはSoundstripeのコピーライターです。Soundstripeは、映画制作者、クリエイター、広告制作者に、カントリーミュージックやサスペンス向け音楽など、動画用のさまざまなジャンルの音楽素材を提供しています。

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