すべてのチームが身につけたいプロセス改善の6つの原則

プロセスを改善する利点を歓迎しない人はいないでしょう。プロセス改善は、時間とコストの節約につながります。取り組みの規模を広げやすくなり、チームワークと連携も強まります。関わるすべての人にとって、仕事がより良く、より楽しくなります。ただし、どのチームもより良いプロセスを望む一方で、そこに至る道のりがどれほど大変かまで分かっているチームは多くありません。「プロセス改善は、聞こえるよりずっと難しいものです。最初にうまく進められなければ、チームの信頼を失い、最終的には協力も得られなくなります」と語るのは、グローバルな業務オペレーションのコンサルティング会社Cornerstone Paradigm Consulting, LLCの創業者兼CEO、Amanda A. Russoです。この課題に挑み、より強いチームになる準備はできましたか。鍵は準備です。Russoによる、すべてのチームが身につけたいプロセス改善の原則を6つ紹介します。

1. 準備に十分な労力をかける

まず、後で成果を得るために、最初にたくさんの作業が必要です。プロセス改善の最初の段階は、現状を評価することです。この手順を飛ばすと、後で遅れが出るだけです。時間をかけて、しっかり調べましょう。

「変革のロードマップを設計する前に、事前の作業をすべて終えなければなりません。データをすべて集め、現状を可視化し、使っている技術を理解し、事業の課題の根本原因まで突き止めます。この作業には長い時間がかかります」とRussoは言います。

2. 何事も決めつけない

これに関連して、プロセスや変えるべき点について持っている先入観は、脇に置くことが大切です。「問題も解決策も、何も分かっていると思い込んではいけません。社内の人間で、日々の業務のすぐそばにいると、これはとても難しいことです」とRussoは付け加えます。自分でプロジェクトを進めるなら、自分の偏見を脇に置く必要があるそうです。

「何が悪いのかを分かったつもりにならない、解決策を先に決めない、技術を早々に選ばない、ギャップや問題の原因を特定の人のせいにしない、ということです」

3. 間違っている可能性を受け入れる

取り組みを率いる立場では、間違いを認めにくいものです。仕事に誇りがあれば、良い仕事をして、自分の意見も正しくありたいと思うでしょう。それでも、プロセスを改善しようとするときは、間違っている可能性を受け入れることが最も大切です。自分には必ず死角があると自覚し、それを見つけようと努めるということです。

「これまでのキャリアで、組織について知るべきことはすべて知っていると本気で信じている経営者が、どれほど多かったことか。実際に中に入って、何が起きているかを明らかにするまでは、そうなのです」とRussoは言います。

4. 変化は難しいと理解する

また、すべてのチームとリーダーは、心から望む変化であっても難しいことを覚えておきましょう。新しいプロセスは、導入できれば素晴らしいものになるはずです。しかし、変化には波乱がつきもので、チェンジマネジメントが必要になります。

「望む未来の状態にたどり着く過程では、調整が必要になります」とRussoは付け加えます。楽観的に見るのではなく、調整が必要になると見込んでおけば、成長の痛みを感じるチームを支えられます。

5. 適切な人を巻き込む

Russoによると、プロセス改善の計画には全員を巻き込むべきです。関係がないと思う人も含めてです。理由は2つあります。新しいプロセスを使ってもらう段階で協力を得ること、そして実際に何が起きているかをより完全に把握するために知見を集めることです。

「そうです、望む結果につながる可能性に納得してもらいたいなら、このプロセスには全員を巻き込む必要があります。全員の意見に耳を傾け、考慮しなければなりません。この件で発言力がほとんどない、と自分が思っている人の意見も同じです」

プロセス改善のプロジェクトを率いる適切な人を任命することも大切です。業務を最適化するにはプロジェクト管理のようなスキルが必要で、誰もが変革を率いるのに向いているわけではありません。

6. まず問題の根本原因を突き止める

最後に、どんなプロセスの改善にも共通する重要な原則があります。解決策、特にテクノロジーによる解決策に飛びつく前に、必ず問題の根本原因を突き止めることです。

「テクノロジーの営業担当者は、解決策、つまり自社の解決策を売るためにそこにいます」とRussoは言います。「意図的に間違った方向へ導こうとしているわけではありませんが、彼らは自社の解決策を売りに来ていることを忘れてはいけません。視野が狭くなってしまうことがあります」

解決しようとしている問題がはっきりしていないと、本当は必要のない解決策に頼り、重要な課題を残したままになります。まず適切なターゲットを定め、根本の問題を見極め、プロセスの課題を先に明らかにしましょう。

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