コミュニケーションでチームワークを高める方法

チームワークを高める方法を知りたいと考えていませんか。職場でのコミュニケーションスキルのメリットは、よく語られています。影響力が増す、リーダーシップが磨かれる、チームの賛同を得やすくなる、などです。しかし、コミュニケーションにはもうひとつ、見過ごされがちなメリットがあります。チームワークにも良い影響を与えられることです。

「コミュニケーションが良くなれば、チームワークが良くなるだけではありません。『良い』とはどういうことかを、改めて定義し直せるようになります」と話すのは、リーダーシップと人・組織文化の専門家で、教育者でありコンサルタントのDaniel Judayさんです。

「その考え方を、チームやプロジェクト、スケジュールをまたいで言葉にし直せるようになります。大変な時期や新しい課題に直面したときも、チームに思い出させ、思い出し続ける助けになります。良いコミュニケーションは、価値を生み出し続けます。最初の効果をはるかに超えて、価値を生み続けるのです。そして、チームが活かせる文化的な勢いを育てます。」

コミュニケーションを良くしてチームを支えるには、特定の役割に就いていなければならないと思うかもしれません。しかし、リモートで働いていても、対話の窓口を開くことで波及効果を生み出せます。Judayさんによると、より良いコミュニケーションは、場所や時間、役割に縛られる必要はありません。

ここからは、より良いコミュニケーションを、よりオープンに、信頼をもって行い、チームワークを高める方法について、Judayさんの考えを紹介します。

コミュニケーション戦略は特効薬ではないと理解する

「効果的なコミュニケーション戦略は、特効薬ではありません。痛みをすぐに消してくれるわけではないのです。ただし、チームが痛みの原因をより正確に診断できるようになります。その結果、解決できる課題として捉えやすくなります」とJudayさんは話します。

Judayさんは、組織によくある悩みの種として、職場での世代間の対立を例に挙げます。「今は、過去に例がないほど多くの世代が一緒に働いています。そして世代ごとに、仕事とは何か、社会での役割は何か、チームの一人ひとりがそれをどう表現すべきか、という期待や考え方が異なります。」

信頼の文化と透明性のあるコミュニケーションがなければ、世代間の対立は有害なものになり、派閥を生むことさえあります。「内輪もめは職場環境を悪化させ、ほぼすべてのイノベーションを停滞させ、最終的には業績にも表れます。期待の違いや人生経験の違いは、ほとんどの場合、このように人をつなぐことも、分断することもあり得ます。」

つまり、コミュニケーションはチームワークを高めます。同僚への理解が深まり、チームの期待を明確にし、分断ではなく共通点を見つけられるようになるからです。

Judayさんはこう付け加えます。「人種、性別、働き方、学歴、居住地、勤続年数など、あらゆる違いが、チームを分断し対立させるきっかけにも、効果的で説得力のあるコミュニケーション計画によって、多様な視点と革新的なアイデアのもとに団結するきっかけにもなります。」

情報を共有し、たくさん質問する

コミュニケーションを通じてチームワークを高めるには、たくさんの情報を共有し、たくさん質問して情報の流れを保つことが大切です。

「コミュニケーションの土台は情報共有です。2人が言葉を交わすとき、そこで起きているのは、お互いに情報を共有することです」とJudayさんは説明します。

Judayさんによると、情報共有の基本的な手段は質問と回答です。質問は会話の口火を切り、参加者を招き入れ、対話の枠組みをつくります。さらに、弱さを見せることにもなり、学ぶ意欲を示します。

ただし、コミュニケーションでチームワークを高めるうえで、質問と回答の重みは同じではありません。回答は大切ですが、コミュニケーションの面では「終わり」を意味します。

「チームがより良い質問をできるようになる手助けをし、それがどのようなものかを一緒に探ることで、チームは、誰もが参加できる協力的な会話を、より効果的に生み出せるようになります。参加者全員が、その道のりを終わらせることではなく、問いを立て、探り、枠組みをつくる過程に集中するからです。」

一方通行のコミュニケーションを避け、安心できる場をつくる

回答を伝えるためだけに話していると、知らないうちに安心できない環境をつくり、協力を妨げてしまうことがあります。

「『答えを出す人』になると、安心して話せない相手だと思われます。自分から質問を始めず、探る過程にも加わらなければ、その途中で生まれる協力やイノベーションから、自分を外してしまうことになります」とJudayさんは言います。

安心できる場をつくることは、効果的なチームワークを育むうえで大切です。より多くの人がより多くの質問をするようになり、そうでなければ扱われなかったはずの核心的な問題に向き合えるようになるからです。

「安心できる環境をつくれなければ、透明性と信頼が出会ったときに起きる魔法を逃してしまいます。質問をするときは、必ず質問者がリスクを引き受けることになるからです。」

質問をすること、そして理解しようとして耳を傾けることは、チームメンバーとのやり取りで安心感を育てる最も大きな方法のひとつです。この指針を心に留めておきましょう。

優れたチームワークスキルの例

1. 責任感

チームメンバー全員が自分のタスクに責任を持てば、どんなプロジェクトでも成功が期待できます。短期と長期のコミットメントやスケジュール、目標を共有するよう促す職場は、パフォーマンスが高く、結果として優秀な人材の定着率も高くなります。Hiveのようなプロジェクト管理ツールは、メンバーとプロジェクトごとに、視覚的でカスタマイズされた行動計画をチームで作成できるため、責任感を育てるのに役立ちます。

2. 信頼関係を築くスキル

人間関係づくりといえば、まず思い浮かぶのはDale Carnegieでしょう。著書『人を動かす』（原題：How to Win Friends and Influence People）は、実践しやすい簡単なコツが支持され、1,500万部以上売れました。笑顔で接する、名前を覚えて正しく呼ぶ、心からの感謝を伝える、といったことから始めれば、良いスタートが切れます。バーチャルな環境では、こうした交流を生むために少し余分な努力が必要かもしれません。たとえば、こちらのバーチャルな交流アクティビティを試してみてください。Hiveをプロジェクト管理ツールとして使っているなら、カスタム絵文字で気持ちをそのまま表現できます。

3. 整理・管理のスキル

チームワークとは、人によって働き方が違うと理解することです。それぞれにペースや方法、性格があります。一緒に作業するときは、時間を記録し、タスクを整理するための一貫した方法を持つことが大切です。Hiveの「マイアクション」は、まさにそのために役立つ機能です。やるべきことをすべて一か所で確認し、タスクの優先順位をつけられます。

4. 時間管理

タスクにどれくらいの時間がかかるかを把握できれば、チームは期限を見積もり、プロジェクトの進捗を把握しやすくなります。Hiveのタイムトラッキングを使えば、タスクの完了にかかった時間を測り、自分のパフォーマンスを評価できます。

5. 多様性を理解する

出身や国籍、言語、信条が異なる人たちがチームで協力すると、特別で革新的なものが生まれることがあります。そうした独自性を引き出すには、一人ひとりを尊重し、理解することが大切です。たとえば、インクルーシブな言葉を使い、異なるキャリアや経験を持つ人が疎外感を抱くような例えは避けましょう。

6. オープンなフィードバックを促す

プロジェクトで社内外のステークホルダーの賛同を得るには、期待値の設定が欠かせません。オープンで継続的なフィードバックは、その助けになります。フィードバックの場を効率よく進めるには、まず、チームがどのような形でより積極的に関わるかを見極めましょう。フォームやアンケートのようなコラボレーションツールのほうが、参加したくなるでしょうか。そうなら、Hiveのカスタムフォームがチームに合うかもしれません。Hiveに標準で備わるこの機能を使うと、社内外を問わず誰でもブラウザから入力できるカスタムフォームを作成できます。一方、チームが1対1の形でこそ力を発揮するなら、月次や週次のミーティングを設定し、建設的なフィードバックを定期的に共有する機会をつくりましょう。全員が自由に来て評価を共有できるオープンな場を好むグループもあります。ヒント：Hive Notesを使うとミーティングのメモを取れるので、フィードバックの場を記録し、改善を測り、進捗を把握して、次のステップをHiveの中で直接決められます。チームに最適な方法を探り、ぜひコメントで教えてください。

7. 建設的に、そして早めに指摘する

人間の素晴らしいところのひとつは、一人ひとりが違うことです。違うということは、やり方もそれぞれで、全員の認識が揃わないときがあるということです。良い関係を保ち、全員が最善を尽くす意欲を持ち続けられるようにするには、批判の伝え方が欠かせません。同僚と見方が合わないのは、そのアイデアにもう少し説明が必要だったり、複雑すぎたりするからかもしれません。そんなときは、音声チャットに誘ってみてはどうでしょうか。焦らず、相手が改善できるような形で自分の考えを伝えましょう。また、問題には早めに対応することも大切です。依頼があいまいだったり、目標が明確に説明されていなかったりすると、誤解がプロジェクトの遅れを招き、チーム全体の関係を損なうおそれがあります。