すべてのチームにプロジェクトコーディネーターが必要な理由

プロジェクトコーディネーターは、いなくても困らない「あれば便利」な役割だと思いますか？考え直してみてください。一度採用したりチームに配置したりすれば、もうその人がいない状態には戻りたくなくなるはずです。プロジェクトコーディネーターは、プロジェクトの細部を熟知しています。担当範囲が限られるメンバーや全体を統括するプロジェクトマネージャーとは異なる形で、プロジェクトを進める日々の細かな業務に関わります。

プロジェクトマネージャーとプロジェクトコーディネーターの違い

プロジェクトマネージャーとプロジェクトコーディネーターの違いは、その業務範囲にあります。

プロジェクトマネージャーは、プロジェクト全体の成功に責任を持ちます。目標を設定し、円滑な実行に向けて全体的な運営プロセスを構築することもあります。

プロジェクトコーディネーターは、事務作業の整理や管理から、さまざまな関係者間の連絡経路の維持まで、プロジェクトマネージャーによる実行を支援します。すべてが順調に進むようにし、問題が発生すれば対処します。プロジェクトマネージャーが上位の関係者や顧客に直接報告する一方、コーディネーターはチームとプロジェクトマネージャーの間で情報を伝達することがあります。

プロジェクトコーディネーターとプロジェクトマネージャーは、互いの役割を補完します。同じ役割ではありません。

プロジェクトコーディネーターを置くメリット

採用とキャリア相談で15年の経験を持ち、IT人材会社Nexus IT Groupのマネージングディレクターを務めるTravis Lindemoenによると、チームにプロジェクトコーディネーターを置く主なメリットは3つあります。ワークフローの改善、予算管理の向上、情報共有の強化です。

1. ワークフローの改善

「通常、ワークフローはプロジェクト開始時にプロジェクトマネージャーが設定し、導入します。使用するツール、完了までの所要時間、ワークフローの各段階の担当者も、マネージャーが決定します」とLindemoenは述べています。

「一方、プロジェクトコーディネーターは、初期作業が終わった後、すべてが計画どおり進むようにする役割を担います。ツールに問題がある場合や、チームが期限を守れていない場合には、プロジェクトマネージャーに報告する前に、解決策を探します」

つまり、プロジェクトコーディネーターは、プロジェクトマネージャーだけでなく、チームメンバーの仕事も楽にします。メンバーはワークフローの問題を自力で解決する必要がなく、コーディネーターに知らせればよいからです。コーディネーターはプロジェクトを実行する現場の日常を理解し、ワークフローの調整や改善をプロジェクトマネージャーに提案することもあります。

2. 予算管理の向上

予算管理の向上も、すべてのチームにプロジェクトコーディネーターが必要な理由です。コーディネーターは予算の監視やリソース管理を任されることがあります。

「支出を確認し、節約できるところを探して費用を抑えます。節約した資金は、ほかの用途に回せます」とLindemoenは述べています。

その結果、プロジェクトマネージャーは細かな支出の内訳に気をもむことなく、予算について全体的な判断を下すことに集中できます。また、コーディネーターが予算を追跡しているとわかれば、チームも予算への責任をより強く感じます。

3. 情報と文書の管理

最後に、プロジェクトコーディネーターと働くことで、チームはコミュニケーションを改善できるだけでなく、適切な文書管理も実現できます。文書管理は、リソース不足で後回しになりがちな作業です。

「各プロジェクトでは、文字どおりにも比喩的にも、膨大な文書が発生します。デザインブリーフ、進捗報告書、実行を支援する文書などです」とLindemoenは述べています。チーム内外でやり取りするすべてのメッセージも考慮する必要があるそうです。何かあれば探し出す必要があるため、整理しておくことが役立ちます。

「プロジェクトマネージャーが特定の文書やメールを探す必要があるとき、それを見つけるのはプロジェクトコーディネーターの役割です。プロジェクトのあらゆる文書や通信を効率よく集め、整理する方法を見つける仕事は、通常コーディネーターが担います」と続けています。

Googleドライブの整理から報告の仕組みづくりまで、プロジェクトコーディネーターは、チームが最新の情報を把握するうえで重要な役割を果たします。同時に、すべての関係者が効率的に働くために必要な重要資料へ、簡単にアクセスできるようにします。

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