プロジェクト管理ツールへの考え方を変える5つの方法

プロジェクト管理の皮肉な点は、時間とお金を節約するためにソフトウェアへ投資したチームが、結局どちらも無駄にしてしまうことです。なぜでしょうか。管理ツールの検討と導入に、適切な考え方で臨んでいないからです。25年以上の経験を持つ、プロジェクト管理、変更管理、戦略計画の専門家Mary Beth Imbarratoは、「ツール、ソフトウェア、その利用について質問する人は、驚くほど少ないのです。残念ながら、それは通常、全員が不満を感じる非常に高額な実験になります。私は何度も直接見てきました」と話します。

想像してください。経営陣の誰かが、プロジェクトを効率化し、作業を整理し、もっと指標を追跡しようと提案します。理論上は良い案です。次に、同じ経営チームの誰かが解決策を調べる役を引き受けます。これも一般的で妥当に聞こえます。しかしImbarratoによると、最も効果が低く、めったに成功しない進め方です。

1. まずチームと話す

なぜでしょうか。まず、組織のさまざまな階層に関わる人と話さなければ、管理ツールは役に立ちません。使う人の意見を聞かないと、適切なものを選べないとImbarratoはいいます。「毎日このシステムを使わなければならないのは、その人たちです。」

2. 適切な質問でニーズを理解

自分にも他者にも、適切な質問をする必要があります。投資を考える前に、次の点を振り返るようImbarratoは勧めます。

• 管理ソリューションに必要なものは何ですか？

• プロジェクトチームに何が役立ちますか？

• システムをどう使いたいですか？

• 生産的で意味があり、価値のある管理ソリューションの要件は何ですか？

• ソフトウェアをどう使いますか？

• 候補のソフトウェアXは、組織のプロジェクトの枠組みに合いますか？

• プロジェクトの文化に合いますか？

• 現在のプロセスを、ソフトウェアXへどう移しますか？

3. 先に確かな枠組みを作る

確かなプロジェクトの枠組みを作る方法も重要です。戦略とワークフローが適切でなければ、Googleの文書でも高機能なアプリでも、違いはありません。望む結果を支えず、関係者やチームの協力の仕方に合っていなければ、意味がないのです。

「ソフトウェアは、成功する管理戦略の1要素にすぎません。戦略は、組織文化に合い、成功する進め方の基盤となる枠組みから始まります」とImbarratoは話します。

「枠組みを確立し、展開し、組織の全部分で試し、必要に応じて修正して、固める必要があります。その後で初めて、指標、リソース管理、依存関係、リスクを追跡し、ポートフォリオ全体の連携を支えるツールを探すべきです。」

面倒なので省きたいと思いますか？考え直しましょう。「確かな承認済みの枠組みなしにソフトウェアを展開すると、混乱が起こります」とImbarratoは付け加えます。

管理ツールは、枠組みというケーキを仕上げる飾りと考えましょう。枠組みそのものを考える作業の代わりではありません。

4. ツール選びを慎重に計画

投資するときは、全員が採用してうまく使うと期待しますが、実際にはまれです。「多くの組織には、複数の管理プロセスがあります。つまり、メンバーが異なる使い方をします。結果は、結論の出ない指標、組織を表さない無価値なデータ、意味のない報告です」とImbarratoは話します。

そのため、ツールの選定自体を1つのプロジェクトとして扱うことが非常に重要です。「メンバー、監督者、管理職などの利用者を、要件収集や計画に参加させましょう。適切なものを選ぶ前に、デモや試用版を用意して評価してください。」

ここに力を注ぐほど、選択の質が高まり、実務で採用・活用されやすくなります。

5. ソフトウェアが問題を解決するわけではないと理解

ソフトウェアが問題を解決すると思っていると、ほぼどのツールも最初から役に立たなくなります。「問題を解決するのはプロジェクトです。組織に適したソフトウェアの選択も、プロジェクトです」とImbarratoはいいます。

技術は、より簡単で円滑に、知見を得ながらプロジェクトを作り進める素晴らしい手段です。しかし、まだ特定も分析もしていない根本問題を解決する魔法の杖ではありません。

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