効果的なスキップレベル面談の進め方

会社の経営幹部を広告でしか見たことがなくても、毎朝廊下ですれ違っていても、次のスキップレベル面談には準備が必要です。Let's Grow LeadersのCEOであるKarin Hurtは、『Courageous Cultures』の著者です。また、Todd DewettはTEDxの講演者、コーチであり、『Live Hard』の著者です。2人が、気の重い義務を楽しみな機会へ変えるヒントを紹介します。

スキップレベル面談とは

Hurtは、「リーダーや経営幹部が、自分の直属の部下の、その部下と会う面談です。例えば、自分が部門長を直属の部下に持つ副社長なら、その部門長の配下のマネージャー、あるいは現場の従業員と面談します」と説明します。

Dewettは、「通常は上位の人が、課題、文化、最近または今後の決定への考え、進行中のプロジェクトへの意見を把握したり、指導や意見交換をしたりするためです。間にいる上司が出席しないことで、違う種類の会話が生まれるという考えです」と付け加えます。

頻度は高くありませんが、継続的に行うべきです。

Dewettは、「通常は上位の人が予定を組みます。場合によりますが、上位の人は四半期に数回、若手は年に数回参加することが多いです」と話します。Verizonの幹部だったHurtは、追加支援が必要な場合を除き、拠点ごとに年2回がちょうどよいと感じていました。

スキップレベル面談の利点

小さく、風通しのよい会社でも、面談は全員にとって非常に有益です。Hurtによると、多くのチームはこの機会を好みます。努力の成果を披露し、能力を認めてもらえるからです。

「うまく行えば、生産性の向上につながります。何が最も大切で、自分の仕事が大きな展望にどう合うのか、全員が本当に理解できます」とHurtは話します。

Hurtの職場の心理的安全性に関する調査では、67%がアイデアや意見を定期的に求められていないと回答しました。また、50%は提案しても使われなかったと答えています。この面談は、それを変える機会だといいます。

「好奇心を持って参加し、アイデアの共有を促し、意見がどう使われているかを返答で伝える、優れた方法です。」

Dewettは、「理論上は、文化の実態や、決定・プロジェクトがどう見られているかを上層部が理解することで、間接的に生産性が高まります。若手には、仲間として受け入れられ、発言権があるという感覚につながると考えられています」と付け加えます。

専門家による面談のヒント

主催する場合も参加する場合も、この機会を生かすためのヒントを紹介します。

1. 良い出来事から始める

普段あまり話さない人と会うときは、会議の雰囲気づくりが特に重要です。だからこそ、Dewettの言葉を借りれば、良い出来事から始める必要があります。

「まず、前向きな雰囲気になることから始めます。祝福の言葉、自分や誰かが共有する話や動画、楽しい知らせなどです。」

「次に、最初は答えやすい質問を選びます。話し始めてもらうことが鍵なので、最も難しい質問や、触れにくい質問から始めないでください。」

Hurtも、「従業員は、自分が何をしているかを理解してほしいのです。きちんと把握し、それを伝えましょう」と加えます。

2. 準備して参加する

次は、どの会議にも当てはまります。必ず準備して参加しましょう。特にこの面談では、誰が参加し、どんな役割を持つかを知る必要があります。

Dewettは、「上位の人が若手に質問することは、誰もが分かっています。しかし、質問の後に沈黙し、誰かが話すのを待つのは気まずいものです。代わりに、主要な質問を参加者に配っておきましょう」と話します。

「本人に質問を読んでもらい、自分の答えから始めてもらいます。こうした簡単な工夫で、通常のように上位の人の話を聞くだけの場合より、当事者意識と関心が生まれます。」

Hurtは、「その場にいる人の状況を知ってください」と付け加えます。個人的なつながりは、相手が受け入れやすい形で考えを伝える助けになります。「名前を覚え、何に困っているかを知り、主な成果をいくつか明確に話せるようにしましょう。話しすぎたい気持ちを抑えてください。聞くことで、はるかに多く学べます。」

3. 自分の立場を忘れない

残念ながら、主催者が注意しないと、参加者を不安にさせることがあります。上司の上司という立場なら、自分が仕事の行方を左右するかもしれない相手に、どう映るかを意識しなければなりません。

Hurtは、「恐怖や威圧の機会になると、逆効果です。私はこうした面談をOCHTC、つまり『ああ、また来ました』と呼んでいます」と話します。この種の会議は緊張を生み、会社の問題を正直に話すことをためらわせます。

Dewettは、「全体として、部下は上位の人との社会的距離から、軽い不安を感じると思います。最上位の人の性格や行動によって、安心できることも、強い威圧感を覚えることもあります。状況次第です」と付け加えます。

4. 計画を立てる

最後に、毎回、何の課題を扱い、どう取り組むかを理解しておくことが不可欠です。

Dewettは、「目的と目標を明確にして招待します。事前に読んでおくべき情報を共有し、話し合う作業は終えておくよう依頼します。会議の一部を別の参加者に進行してもらう、活動を入れるなど、交流を生む方法を考えるとよいでしょう」と話します。

行き先の概要が決まったら、一番良い部分は目的地ではなく、そこへ至る過程だとHurtは言います。

「面談の本当の魅力は、計画していないところにあります。チームが入念に話題の一覧を作ってくれても、自然体で、会話が向かう先に心を開いてください。」

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