チームで効果的にマインドマップを作る方法

考えを説明するとき、ホワイトボードとペンを使いたがる同僚はいませんか。あるいは自分が、ボードをメモや図解でいっぱいにしなければ会議室を出られないタイプかもしれません。

その傾向は、チームで適切にマインドマップを作るよい出発点です。会議中の思いつきの書き込みより構造的ですが、目的は似ています。

マインドマップとは何か、なぜ役立つのか

簡単に言えば、マインドマップは情報を視覚的に整理する方法です。タスクや工程を図やフローチャートで示したり、中心の概念の周りに順不同のアイデアを並べたりします。考えを明確にし、概念を図で表せる道具で、アイデア出しにも最適です。顧客との実践会を開き、独自の支援ツールも開発したマーケティングコンサルタントPaul Hebertによると、目的は問題、状況、課題、目標に対する可能な解決策を探り、記録することです。

重要な原則

チームで始める前に、覚えておきたい原則があります。Hebertは、次の要素が成功の鍵だと話します。

• 正解はありません。正しさを確認するのではなく、発見するための活動です。

• 優れた進行役が不可欠です。進め方を誤ると、声が最も大きい人や、最もよく発言した人の見解を記録するだけになります。

• その後の対応が重要です。マインドマップは大きな工程の1つの段階にすぎず、特定と優先順位付けのために使います。後で実行する予定がなければ、取り組む意味はありません。

チームで成功させるためのヒント

Hebertは、チームで効果的に活用する実践的な助言も共有しました。適切に行えば、この方法を気に入るでしょう。準備なしで進めると、嫌になったり、利点を感じられなかったりするかもしれません。

1. 事前準備をする

まず準備が必要です。Hebertによると、次の手順を含めます。

• 問題の定義

• マップ作成に期待すること

• 期待する成果

• 会議での参加者の役割

• 当日の参加ルール

• 全体会議前の個人でのアイデア出し

「事前準備によって、集団で過ごす時間を効率的に使えます。普段は発言しない人も、アイデアを出す機会を持てます。内向的な人も外向的な人も、どちらの性格も抑え込まずに貢献できます」と付け加えます。

2. 十分な時間を取る

時間をかけることも重要です。通常の60分の会議枠に押し込もうとしないでください。範囲と重要性に応じて最低4時間を確保し、2日に分けることも検討しましょう。たとえば、午後に前半、翌朝に後半を行い、その間にチームで夕食を取る方法があります。

「適切な時間を取ると、新たなアイデアが生まれます。最初の数時間で最良の案が出ることはまれです。探求し、前提を問い直す必要があります。急ぎすぎると、それはできません。発展し、育ち、発見される余地を残しましょう。」

3. 成果を追跡する担当者を決める

Hebertは、「約束したことを追跡する担当者を必ず決めてください。通常は会議の責任者です。さらに、役員の1人をその担当者の支援役にします。経営陣を関与させましょう。当事者意識がないと、大半の取り組みは崩れます」と勧めます。

「賢く創造的であること自体は職務ではありません。物事を実行することが職務です。最初に追跡担当を決めると、重要性が伝わります。役員も配置すれば、実行は設計や創造の過程と同じくらい重要だと、はっきり示せます。」

4. 手順に従い、進行役を置く

同様に、手順に従うことと、進行役を置くことも重要です。

「以前に経験したかもしれませんが、1時間ただアイデアを吐き出すだけにしないでください。よい実践会には始まり、中盤、終わりのある工程があります。全員が意見を出せるよう、それに従いましょう」とHebertは話します。経験のある進行役を選ぶことも勧めています。「暇な人を適当に選ばないでください。経験がなく、よい実践会の補助もしたことがないなら、責任者にはしないでください。」

5. 関連する関係者を参加させる

経営陣の関与と当事者意識は重要ですが、上層部だけに参加を限るべきではありません。影響力や情報を持つ人を含める必要があります。「多くの役員は、日常に何が起きているかを実際にはあまり知りません。仕事は職務の隙間でも進み、役員が実際の仕事を見ることはまれです。」

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