タスク管理とは

プロジェクトを率い、チームをゴールへ導くのは、大変な仕事です。それでも、 目標を管理しやすい小さな単位に分けることが、物事を成し遂げる最善の方法の1つであることは、昔から知られています。

経営者、オフィスの責任者、プロジェクトマネージャー、そして自宅で意欲的に取り組む人。誰もが、タスクがぎっしり並んだToDoリストを作ったことがあるでしょう。意識しているかどうかにかかわらず、やることリストを活用する人は、常にタスク管理の手法を使っています。誰もが頭の中ですでにやっているなら、少し工夫してタスク管理をもっと活用してみませんか。責任の明確化、整理、生産性の向上につながります。

タスク管理の定義

タスク管理とは、1日の仕事を分割して、完了すべきタスクにする基本的なプロセスです。管理のプロセスには、これらのタスクの作成、担当者へのタスクの割り当て、タスクの進捗の追跡、そしてタスクのステータスに基づく判断が含まれます。

タスク管理とプロジェクト管理の違い

タスク管理とプロジェクト管理には、全体的な共通点があり、重なる部分もあります。それでも、この2つは同じではありません。プロジェクトとタスクを区別するのは簡単です。「これは、目標を達成するために、ほかの作業と合わせて行う必要があるものか」と自問してみてください。答えがイエスなら、それはタスクです。たとえば、「キッチンを掃除する」や「シュガークッキーを作る」は、「ホリデーの飾りつけ」という大きなプロジェクトの一部であるタスクです。

まとめると、タスク管理はプロジェクト管理に欠かせない部分であることが多いと言えます。ただし、プロジェクト管理の範囲は、タスク管理で使うToDoリストの個々のタスクよりもはるかに大きなものです。多くのタスクがプロジェクトを構成しますが、プロジェクト自体をタスクと考えるべきではありません。

では、タスク管理とプロジェクト管理を混同すると、どうなるのでしょうか。大規模なプロジェクト管理の作業を、小さく的を絞ったタスクの中に含めると、大きな混乱を招くことがあります。プロジェクトに偏りすぎるタスク管理者は、全体の生産性を妨げ、作業の完了を遅らせるおそれがあります。一方、タスクの管理に時間をかけすぎるプロジェクトマネージャーは、プロジェクト全体の目標を見失う危険があります。

やり遂げるために...

タスクの管理方法は、人それぞれ好みがあります。成功しているタスク管理者が取り入れている手法には、次のようなものがあります。

1. かんばんボード

視覚的な手がかりを好む人に人気のかんばんボードでは、タスクを3つの列に分けて管理します。

• 未着手

• 進行中

• 完了

この列が、タスクの進み具合を示す視覚的な手がかりになります。また、進行中の作業の量を減らしたり、制限したりするのにも役立ちます。

かんばんボードの優れた点の1つは、最小限の道具でも使えることです。付箋と、壁やホワイトボードのような平らな面があれば、オフィス全員が1日中参照できるかんばんボードを作れます。

もちろん、Hiveのように、より洗練されたオンラインの選択肢もあります。それでも、手軽さと使いやすさこそが、かんばんボードを最も人気のあるタスク管理手法の1つにしています。

1. 所要時間による整理

タスクを、完了までにかかる時間でタグ付けして整理する人もいます。たとえば、所要時間による整理を使う人は、タスクを「15分」「30分」「1時間」「1日」といったカテゴリに分けます。こうしておくと、予定の合間にどれだけ（あるいは、どれだけ少なく）空き時間があっても、効率よくタスクに取りかかれます。

この方法は、タスクリストを思い描き、予定を詰め込みすぎないようにするのに適しています。ただし、各タスクにどれだけ時間が必要かを見積もること自体が、難しい場合もあります。タスクにかかる時間を見積もりにくいときは、別の手法を使うほうがよいかもしれません。見積もりのために時間を余計に使わずにすみます。

1. ガントチャート

かんばんボードと同じく、ガントチャートも、視覚的に管理したい人向けのタスク管理の方法です。かんばんボードのように列だけを使うのではなく、ガントチャートでは列と行の両方を使います。まずタスクを一覧にして、それぞれに予想される期間を割り当てます。視覚的に、作業の重なりを追跡して作業量を適切に保てるだけでなく、多くのタスクが集まってプロジェクトの完了に至る全体像も見渡せます。

ガントチャートは、かんばんボードと所要時間による整理の手法を、ちょうどよく組み合わせたものと言えるでしょう。タスクの一覧化とスケジュール管理を同時にできるため、非常に人気のあるタスク管理の方法です。

1. バレットジャーナル

バレットジャーナルは、もっと個人的なレベルでのタスク管理のために考案されました。それでも、タスク管理の手法を挙げるなら、外せません。なぜなら、バレットジャーナルの基本的な考え方は大規模なプロジェクトにも応用でき、職場でのタスク管理の優れた練習にもなるからです。

バレットジャーナルでは、従来、項目をタスク、イベント、メモに分けます。点と矢印だけのシンプルな記号を使い、タスクを完了、キャンセル、翌日や翌週への繰り越しとして記録できます。

バレットジャーナルは自由にカスタマイズでき、少し雑になっても構いません。タスク管理者は、これを使って考えを整理し、職場でより効果的に管理を見直すための出発点にできます。

...ちょっとした助けを借りて

もちろん、2019年も終わりに近づいた今、タスク管理をより簡単で効率的にするテクノロジーのツールが数多くあります。実際、タスク管理ツールはあまりに多いため、プログラムを選んで導入すること自体が、1つのタスクになってしまうほどです。

以下に、成功しているマネージャーが毎日活用している、人気のツールをいくつか紹介します。

1. Hive

Hiveは、わずか数年で、最も効果的で競争力のあるタスク管理ツールの1つになりました。豊富な機能とすっきりした画面により、自分とチームにとって最も使いやすい方法で、タスク（とプロジェクト）を管理できます。たとえば、Hiveではデジタルのかんばんボードやガントチャートなどでタスクを管理できます。

サマリー、テンプレート、フォーム、そして1,000を超える他のアプリケーションとの連携があります。そのため、チーム内のコミュニケーションを重視するタスク管理者にとって、Hiveは優れた選択肢です。

1. ClickUp

ClickUpは、無料または有料で使えるアプリケーションです。タスクの一覧化、アプリ内でのチームメンバーとのコミュニケーション、タイムラインの作成、リマインダーの設定、目標の一覧化ができます。さらに、ドキュメントやスプレッドシートもアプリ内にあるため、まさにオールインワンのソリューションです。

1. Trello

かんばんボードの視覚的な特徴や列が好きな方は、Trelloを気に入るはずです。一連のタスクを管理するのにかんばんボードだけで足りるなら、ぴったりのツールです。Trelloは、ほかのタスク管理ツールほど複雑ではないかもしれません。しかし、それは悪いことではありません。シンプルで使いやすいため、日々のタスク管理者に人気の選択肢です。

結局のところ、タスクを管理する唯一の正しい方法はありません。こうした手法やテクノロジーをどう組み合わせるかは、意欲的な人それぞれの好みで決まります。大切なのは効率です。上で紹介したタスク管理ツールは、どんな組み合わせでも効率を高められます。ほかにも使っているタスク管理の方法があれば、ぜひ下のコメントで教えてください。